El email en el trabajo

La importancia de titular adecuadamente un correo electrónico

2011-02-25T09:10:00.000-04:30

Interesante artículo de Jeroen Sangers, publicado en su Blog El Canasto, el 16 de febrero de 2011.

El e-mail es una de las causas de problemas en la productividad personal.

¿Cuántas veces has recibido un mensaje con un asunto que no dice nada sobre su contenido?

¿No sería mejor si al leer el asunto ya sabes de qué va el mensaje?

Mira por ejemplo estos asuntos:
* Taller
* Acción
* Ayuda
* Hola
* Urgente
* Díptico nuevo producto

Compara estos asuntos con los siguientes:
* Inscripción para taller de productividad personal
* Puntos de acción para la reunión de febrero 18
* Pregunta: ¿sabes cómo puedo contactar con el gerente de la empresa?
* Estoy interesado en los productos de tu empresa
* Urgente: necesito hoy tu texto para la revista
* ¿Puedes verificar el primer borrador del díptico para el nuevo producto?

La información en la primera lista no te sirve mucho. Estos e-mails pueden ser de todo. Además es posible que recibas varios mensajes con el mismo asunto pero que tratan de cosas completamente distintas.

Al abrir un correo con un asunto de la segunda lista sabes de antemano de qué va el mensaje. Estos asuntos también te ayudan a identificar los mensajes más importantes y urgentes si no tienes tiempo para procesar todos los e-mails.

Si todos somos conscientes de la importancia de un buen asunto del mensaje y si tomamos el tiempo para escribir un mejor asunto ganamos todos tiempo.

Un buen asunto es claro y concreto. Un buen asunto comunica qué esperas que haga el destinatario y cuál es el plazo para hacerlo.

Consejo: Si respondes a un mensaje sin asunto claro, puedes cambiar el asunto. Si luego vuelves a recibir una respuesta sabrás de qué va el mensaje.

Visita el Blog El Canasto

No te distraigas: no hagas varias cosas a la vez

2011-02-01T07:20:00.002-04:30

¿Cada vez tienes menos tiempo para pensar?... Es muy probable que tengas un estilo de vida "multitarea".

Es decir, debes ser de las personas que están convencidas de que pueden hacer bien varias cosas a la vez. Pero algunos estudios médicos dicen lo contrario.

El correo electrónico en el trabajo parece que produce apnea. La carrera contrarreloj que se monta en la mente mientras lees tus e-mails parece dejarnos sin aire: "¿a quién responder primero?", "¿quién puede esperar?", "¿a quién debo llamar?", "¿qué debí haber terminado antes?"

La Universidad de Stanford (USA) probó la teoría de que las personas que hacen varias cosas a la vez (los multitarea intensivos), que habitualmente abren el correo, hablan por teléfono y escuchan música, son menos productivos que el resto.

El estudio reconoce que estas personas multitareas están mejor entrenadas para cambiar de foco rápidamente, pero cuando tienen toda la información delante de sus ojos no pueden separar las cosas en su cerebro y se equivocan más.

Los multitarea creen que son buenos haciendo varias cosas al mismo tiempo, pero el estudio los contradice.

La ilusión de eficacia que proporciona estar y parecer muy ocupado nos tranquiliza, e Internet genera recompensas que parecen justificar nuestra nuestra adicción digital. Pero los neurocientíficos insisten en que el cerebro humano no es bueno saltando de una tarea a otra, pues se dispersa con más facilidad de la que aceptamos.

Estas son sólo alguna de las distracciones que nos tientan todo el tiempo mientras trabajamos: Facebook, Twitter, revisar algún periódico o revista, echar un vistazo a un blog, recibir y enviar SMS, contestar al teléfono...

Te invito a que leas más sobre este tema en el reportaje que se publicó ayer en El País (España).

Email sigue siendo el mejor canal de atención al cliente

2011-01-23T07:29:00.002-04:30

(Fragmento de reseña tomada de PuroMarketing.com)

Las nuevas tendencias del marketing, especialmente en el entorno digital, están motivando a las marcas a ser más interactivas y comprometidas con sus clientes. Y para ello, el trato tanto en los procesos estratégicos como en la comunicación requieren de un acercamiento más humano e individual.

Según se desprende de un reciente estudio de Alterian entre profesionales del marketing, casi tres cuartas partes de los encuestados (72%) coincidieron en que el correo electrónico es sin lugar a dudas el canal y la herramienta más importantes para iniciar y crear experiencias personalizadas con los clientes, superando a otros como los propios medios de comunicación o sitios web (56%), los social media (53%) o la publicidad directa (59%).

En este sentido cabe destacar que el 9% de los encuestados afirmo no utilizar ninguno de los canales mencionados para desarrollar una experiencia personalizada con el cliente. Mientras que aquellos que no pueden o disponen de acceso a todos los canales para este objetivo, reconocen de su importancia.

Más información en PuroMarketing.com.

Consejos para escribir mejores e-mails

2010-09-10T09:45:00.002-04:30

Te recomiendo que sigas los 10 consejos de Berto Pena, un escritor español especializado en organización, gestión personal y productividad:

1. Piensa por un momento si es necesario escribir ese e-mail...

2. Tienes que tener muy claro de antemano qué quieres contar y qué mensaje vas a transmitir.

3. Escribe de manera simple y precisa.

4. No inviertas tiempo en excesiva cortesía.

5. Escribe frases cortas y pocas (en mi libro recomiendo que escribas frases que tengan entre 15 y 20 palabras como máximo).

6. Planifica y estructura los e-mails que son largos, para que sean más fáciles de leer.

7. Utiliza respuestas previamente diseñadas (puedes ahorrar mucho tiempo).

8. Realiza una lectura rápida antes de enviarlo ("seguro mató a confia'o").

9. El título del e-mail ("Asunto" o "Subject") debe ser como el titular de una noticia.

10. Deja el nombre del destinatario para el final del proceso, justo antes de enviar el e-mail.

Puedes leer en detalle los consejos de Beto Pena aquí.

El e-mail sigue siendo clave en la decisión de compra

2010-08-20T10:18:00.002-04:30

En algunas economías, como la norteamericana, aún el email sigue teniendo un papel clave en la decisión de compra de los consumidores. Es decir, sigue siendo un canal de mercadeo y publicidad con mucha influencia en sus destinatarios.

Según el estudio Digital Morning, el 93 por cien de los consumidores norteamericanos reciben sus productos a través del email marketing.

Es decir, los consumidores reciben a través de su correo electrónico diferentes campañas personalizadas y promociones, pero cada día emplean más los sitios web de redes sociales para interactuar entre ellos.

En Latinoamérica, la tendencia es a la inversa; las redes sociales (especialmente Facebook), poseen una situación de privilegio y el e-commerce, aún por desarrollar es una de las asignaturas pendientes para empresarios y gerentes en un continente que ya supone el 8 por cien de la población mundial de Internet.

Por supuesto, las campañas de e-mail marketing con más éxito son las que se basan en listas de destinatarios que se han construido con el permiso de los mismos o con su subscripción voluntaria a un boletín u otro servicio.

Las campañas basadas en "spam" siguen generando muy mala reputación a sus remitentes.

Más información en MarketingDirecto.com.

Buscar, detectar, seleccionar, adquirir y consumir información

2010-07-09T13:05:00.004-04:30

En el Centro de Investigaciones de Palo Alto (PARC), se desarrolló en los años 90' un concepto para referirse al patrón de comportamiento humano para buscar, detectar, seleccionar, adquirir y consumir información: Dieta Selectiva.

La Dieta Selectiva puede explicar de manera simple: Aspiramos la máxima ganancia por el esfuerzo dedicado para "cazar" una información que nos interesa, y aspiramos la máxima utilidad o beneficio de esa información por el tiempo invertido para consumirla.

De acuerdo a este concepto, la información es como una "presa", que tiene costos en la mente de quien navega en Internet o de quien es destinatario de correos electrónicos:

• Costos de Búsqueda e Identificación: Se refiere al tiempo utilizado para ubicar el asunto de interés, o para detectar su relevancia.

• Costos de Selección y Adquisición: Es acerca del tiempo invertido en la "persecusión" de la presa (la información que nos interesa).

• Costos de Manejo y Consumo: Tiempo de procesamiento y "digestión" de la información, después de adquirida.

• Y otros costos de oportunidad, en un momento determinado.

Las personas analizamos y procesamos estos costos en cada momento y en fracciones de segundo, según distintos componentes de información que percibimos y que voy a explicar más detalladamente en el siguiente capítulo.

Si tomamos en cuenta el elevado volumen de información que debemos manejar diariamente en el trabajo, más la cantidad creciente de correos electrónicos que recibimos, podemos decir que hacer Dieta Selectiva es un mecanismo indispensable de gerencia para ser más eficientes en el uso de nuestro tiempo y esfuerzo.

Las personas que mejor se comunican a través de mensajes escritos desarrollan la habilidad de transmitir a sus lectores los beneficios de la Dieta Selectiva: Obtener la mayor ganancia con el mínimo esfuerzo.

Por el contrario, cuando no se comprenden los principios de la Dieta Selectiva, el diseño gráfico de los sitios web o los textos en los mismos buscan que el lector se adapte a ellos... Cosa que ocurre nada más de manera excepcional…

Costos de oportunidad para los destinatarios

2010-06-15T08:04:00.000-04:30

El procesamiento de los correos electrónicos también implica costos de oportunidad. Cada e-mail que uno envía compite con otras funciones y responsabilidades que también deben ser atendidas por el destinatario.

La sensación de ineficiencia y desorden que tenemos en el trabajo cuando debemos dejar lo que estamos haciendo (y que es importante), para atender otra necesidad "urgente", implica costos emocionales significativos.

Las decisiones de cambiar lo que se está haciendo, pueden originar estrés y ansiedad por las actividades que posponemos y nos quedan pendientes por hacer.

Por ejemplo, las personas que tienen activada la alarma automática de su buzón de e-mail, que les indica la llegada de cada nuevo mensaje, están muy expuestas a innumerables interrupciones que también producen estrés y afectan negativamente la calidad de su atención y concentración en el trabajo.

Esas interrupciones son parte del precio que paga el destinatario por gerenciar de esa manera la recepción de sus correos electrónicos.

Por otro lado, lo que le hace sentir el mensaje recibido influye de manera determinante en la acción de respuesta del destinatario. Por ejemplo, si se trata de un mensaje de crítica o reclamo, el impacto emocional y el costo del tiempo de atención suele ser muy alto y negativo. Pero los mensajes de agradecimiento o reconocimiento por un trabajo realizado, generan instantáneamente un gran estímulo positivo para ser respondidos.

Algunas consideraciones que deben hacer los destinatarios al atender cada e-mail:

¿Debe responder el mensaje?...

¿Cuánto tiempo tomaría responderlo?...

¿Cuál es la acción que supone el mensaje?... ¿Debe suspender lo que está haciendo?...

¿Qué implicaciones tendría suspender lo que estaba haciendo para responder ese e-mail?...

¿La respuesta implica que debe pararse de su puesto para buscar una información ubicada en otra parte, o debe llamar por teléfono?...

¿Cuáles son los costos y beneficios de responder el mensaje de inmediato?...

¿Ese mensaje puede esperar?... ¿Hasta cuándo podría esperar por respuesta?

Comprender la situación de tus destinatarios te permite gerenciar mejor la decisión de enviar o no ese mensaje, y en caso afirmativo, también te ayuda a visualizar las mejores prácticas en la estructuración y redacción de tus correos electrónicos.

¿Cuánto estrés laboral puede producir el email?

2010-05-12T09:10:00.000-04:30

Importantes consecuencias para la salud y ausentismo laboral están relacionados con el estrés en el trabajo.

Cada día hay más tensión en nuestras jornadas diarias y una de las oportunidades de reducirla tiene que ver con la gerencia del correo electrónico.

Las buenas prácticas en el manejo del email pueden optimizar el uso del tiempo en el trabajo y, como consecuencia, se puede reducir el estrés.

¿Sabía que, en promedio, 30% de los e-mails que recibimos cada día no son pertinentes para el destinatario?

¿Sabía qué 40% no son fáciles de comprender y 50% de las veces habría sido mejor usar la comunicación cara a cara?...

Estos son algunos de los datos revelados en la conferencia que Juan Carlos Jiménez dictó para empleados de diferentes áreas y niveles de Pfizer Venezuela el pasado mes de abril, cuyas láminas de apoyo didáctico puede ver en este link.

Jiménez es autor del libro El email en el trabajo.

Efectos del email en la salud laboral

2010-04-22T07:18:00.002-04:30

Ayer tuve la oportunidad de dar una primera conferencia en Pfizer Venezuela sobre este tema.

Ahí expuse algunos de los orígenes de la sobre carga de correos electrónicos que cada día muchos profesionales deben gerenciar.

Es un círculo vicioso: Mientras más e-mails tengo que atender termino generando aún más e-mails.

Una de las alternativas más efectivas para frenar este ciclo comienza por entender tres aspectos:

1. En qué situaciones el e-mail es un medio pertinente y en cuáles no.

2. Las comunicaciones escritas tienen aspectos no-verbales que debes conocer y dominar.

3. La manera en que las personas consumimos información escrita tiene un peso determinante en cómo los destinatarios leerán tus correos electrónicos.

Estos aspectos los abordo ampliamente en mi libro El e-mail en el trabajo. También puedes consultar el índice del libro.

Y estas son las láminas de apoyo didáctico que utilicé en la conferencia:

El correo electrónico y la salud laboral

View more presentations from Juan Carlos Jiménez.

Cómo consumimos información escrita

2010-03-12T11:32:00.003-04:30

Las personas actuamos frente a la información de una manera similar a como los animales salvajes cazan a sus presas. Así lo plantean los estudios sobre búsqueda de información (information foraging) de Peter Pirolli y Stuard Card, en el Centro de Investigaciones de Palo Alto (PARC).

Pirolli desarrolló un modelo cognitivo que permite analizar cualitativamente los patrones del comportamiento humano cuando interactua con información, bien sea para buscarla, detectarla o consumirla.

Por ejemplo, al hojear un peródico tendemos a ver primero los titulares de las noticias. Su contenido nos ayuda a decidir si vale la pena o no profundizar en esa información.

Sin embargo, hay otros aspectos que igualmente inciden en nuestra percepción sobre la relevancia de la información. Tal es el caso de la cantidad, la cual puede disuadirnos de “consumirla” si “olfateamos” que requiere demasiado esfuerzo, o si percibimos que el beneficio que obtendremos de la lectura no justifica su consumo.

Si aplicamos el modelo al comportamiento de los animales salvajes, podemos entender por qué las fieras igualmente no deciden cazar los animales más grandes, aunque teóricamente representen más "beneficios". Instintivamente, esos cazadores saben que mientras mayor es el tamaño de su presa mayor será el esfuerzo que deberán hacer para cazarla y consumirla. Lo más seguro es que no se la coman toda y haya desperdicio.

Cuando se aplica a Internet, el modelo nos permite explicar la secuencia de clicks que hacemos en las páginas web para conseguir información. Decidimos interactuar con los links que percibimos como claves (explícitas o implícitas) del camino que a su vez intuimos nos permitirá conseguir lo que estamos buscando de la manera más rápida.

Por ejemplo, para decidir la prioridad de atención de los correos electrónicos que recibimos, “olfateamos” su importancia viendo el nombre del remitente y el título del mensaje. Esas claves las contrastamos con el posicionamiento que tiene en nuestra mente la persona que nos escribe.

Así pues, atendemos más rápidamente los e-mails que vienen del jefe o de un cliente importante, y dejamos para más tarde los mensajes de las personas que nos envían correos con demasiada frecuencia.

Según Pirolli, el aroma de la información (“information scent”) es una medida psicológica sobre la relevancia y pertinencia que tiene un link o un fragmento informativo, de acuerdo a necesidades y objetivos como “cazadores”. Por eso nos resultan muy útiles los sumarios en los textos muy largos, o ese primer párrafo que en las noticias se conoce como “lead”. Ambos son ejemplos de recursos que nos permiten “olfatear” la información para decidir si la continuamos “hurgando”.

Si tomas en cuenta estos patrones de conducta, puedes estructurar una información determinada de manera más eficiente. Es decir, en función de la comodidad dellector para "olfatearla" y "consumirla".

Por eso es tan importante que los e-mails tengan títulos más explícitos, que las oraciones tengan un máximo de 15 y 20 palabras, y que los párrafos no tengan más de 3 ó 4 oraciones.

Evalúa críticamente los contenidos en Internet

2009-11-24T10:30:00.003-04:30

A veces nosotros mismos generamos mucho del e-mail que nos llega. ¿Cómo?. Por ejemplo, cuando enviamos e-mails con rumores o información no confirmada.

Este tipo de práctica hace que te lleguen correos electrónicos preguntándote la fuente o, peor aún, tus mensajes se te regresan como cadenas y spam... ¿Cuántas veces no te ha pasado esto?

A veces encuentras una información interesante en un sitio web, pero no tiene fecha de publicación o no está claro quién es el autor de la publicación. Adicionalmente, ese sitio web está lleno de publicidad... ¿Acaso no son razones para sospechar la credibilidad de esa información?

Sin embargo, probablemente por el apuro con el que hacemos mucho del trabajo contemporáneo, no nos fijamos en esos detalles. Simplemente copiamos la dirección de la página y se la enviamos a varios colegasa quienes apreciamos y consideramos que peden aprovechar la utilidad de aquella información.

Inconcientemente o por apuro iniciamos un proceso que, de una manera u otra, generó más información para ser procesada por otros, quienes a su vez ya estaba muy ocupados...

Te invito a que veas este ejemplo: Credibilidad en Internet. Es una información muy interesante sobre este mismo tema, pero no indica ni cuándo fur publicada ni quién lo hizo.

Este caso es relevante, porque está en un sitio web mexicano que hace una labor educativa muy valiosa. Se trata del portal SePiensa.org.mx, que ofrece "contenidos de interés y utilidad para los diferentes actores que intervienen en el proceso educativo, niños y niñas, jóvenes, docentes y, padres y madres."

Su trabajo se ennoblecería aún más si adicionalmente agregara la fecha de publicación y el nombre del autor en contenidos como el mencionado.

¿Cuántas veces has encontrado páginas con la misma situación?

Si no haces una evaluación crítica de lo que encuentras en Internet, terminarás contribuyendo con la "contaminación informática" que reina en la red...

Influencia del e-mail en la percepción que tenemos del tiempo

2009-11-11T10:47:00.003-04:30

Cuando somos remitentes podemos llegar a sentir mucha ansiedad con los mensajes que enviamos.

En ciertas ocasiones actuamos como si los e-mails llegaran directamente al cerebro del destinatario, sin pasar por la bandeja de entrada. Apenas uno envía el mensaje y enseguida piensa:

"¿Ya habrán leido el e-mail?"

"¿Le habrán hecho caso?"

"Voy a llamar para estar seguro..."

Otras veces, tenemos la osadía de enviar mensajes sobre los cuales sospechamos que pueden generar cierta confusión o conflictos. Parece que el estrés puede superar la capacidad de precaución.

Sin embargo, aunque la situación sea muy delicada o compleja, siempre nos sentimos aliviados por poder contar con el teléfono como medio alterno.

Pero esta "comodidad" con el teléfono nos puede llevar a trabajar mucho más de lo necesario (imagina que llamas por teléfono y no consigues a la persona en ese momento...).

Por su parte, los destinatarios viven angustias similares pero en su perspectiva...

Cuando reciben ciertos mensajes (sin ni siquiera abrirlos) son propensos a tener este tipo de reacción o pensamiento:

"Cónchale... Otro e-mail de..."

"¿Qué quiere decir este con 'Importante'?... ¿Y lo que hago?"

"Lo reviso en lo que pueda..."

"Ahora no tengo tiempo de leerlo..."

"Seguro es otra pérdida de tiempo..."

"¿Llamaré?... Llamarán..."

Al enviar muchos correos electrónicos los remitentes sentimos que salimos de un asunto "rápidamente". Pero eso únicamente es una sensación sobre el uso de nuestro tiempo, que no toma en cuenta el tiempo de reacción y procesamiento del destinatario...

¿Cuánto cuesta la lectura de los e-mails en su equipo de trabajo?

2009-11-05T09:49:00.007-04:30

Una de las razones por la cual el e-mail se usa de manera discriminada es la falta de conciencia de los costos involucrados. La mayoría de la gente ni siquiera los sospecha.

Más allá de los costos tecnológicos (que no son pocos), el correo electrónico puede significar altos costos laborales de desempeño, y las empresas deberían hacer un esfuerzo sostenido por comunicarlos a sus empleados. Es una manera de ayudar a mejorar la productividad con sus comunicaciones escritas corporativas.

Por ejemplo, para calcular el costo de la lectura usted puede utilizar esta fórmula: ERD x (T1 + T2) x SD x NE, en donde:

* ERD es la cantidad de e-mails recibidos diariamente, sin incluir correos basura o correos que no tienen que ver con el trabajo.

* T1 es el tiempo promedio de lectura de cada mensaje.

* T2 es el tiempo promedio de recuperación por la interrupción que un e-mail puede significar con respecto a otras funciones laborales.

* SD es el promedio del salario diario de los empleados de la empresa, en términos de minutos.

* NE es el número de empleados que en la empresa utilizan e-mail.

Pudimos probar esta fórmula con una importante organización venezolana del sector financiero, con 480 empleados.

El promedio de e-mails que ellos reciben diariamente es de 40.

El tiempo promedio de lectura de cada e-mail y de recuperación de la interrupción lo redondeamos en 2 minutos (lo que significa un promedio de 1 hora y 20 minutos diarios leyendo e-mails, ó 15% del día de cada empleado).

El costo promedio del minuto laboral de los empleados de esta empresa es de US$ 0.50. Lo que significa que el costo promedio de lectura de cada correo electrónico es de 1 dólar.

Tomamos como base 250 días al año laborables y aplicamos la fórmula antes mencionada.

Así encontramos que en esta empresa (con sus características), tiene un costo anual de la lectura de sus correos electrónicos de 4.8 millones de dólares US.

Tome en cuenta que este monto no incluye costos de la escritura de los mensajes, las lamadas telefónicas para avisar o validar e-mails, ni las tecnologías de operación y seguridad.

Usted también puede aplicar esta fórmula en su equipo de trabajo, departamento o empresa. Y si lo necesita puede solicitar nuestra ayuda.

Paradojas sobre lo bueno y lo malo del e-mail en el trabajo

2009-10-29T09:45:00.002-04:30

Algunos de los beneficios del e-mail son también algunos de sus defectos:

Por ejemplo, el e-mail nos permite enviar un mismo mensaje a varias personas al mismo tiempo, lo que a su vez nos hace ahorrar tiempo.

Pero el uso irracional de esta ventaja origina muchos mensajes copiados innecesariamente. Algunas investigaciones indican que alrededor del 30% de los correos en el trabajo fueron copiados innecesariamente.

Igualmente, del e-mail nos gusta poder dejar un registro y un respaldo formal de los procesos de comunicación en el trabajo.

Sin embargo, nos disgusta mucho cuendo recibimos correos electrónicos que sólo fueron concebidos para cuidarse las espaldas o para acusarnos frente a compañeros de trabajo o frente a los jefes.

Asímismo, el correo electrónico es un medio sumamente económico, y nos permite enviar tantos mensajes de carácter laboral como uno necesite.

No obstante, esta virtud también se usa de manera indiscriminada. Lo que trae como consecuencia que las empresas tengan muchas cadenas y correos basura internos.

De una u otra manera, nosotros mismos podemos originar mucho del correo que indeseadamente recibimos...

El uso que haces del e-mail impacta tu reputación profesional

2009-10-22T09:41:00.001-04:30

El correo electrónico cada día influye más en tu reputación profesional, y tus oportunidades profesionales de crecimiento dependen de tu reputación.

Esta es razón suficiente para que te ocupes activamente en optimizar la gerencia de tus e-mails en el trabajo.

Cuando hablo de reputación, me refiero a tu capital de credibilidad y confianza en el trabajo, tanto con tus clientes, como con tus compañeros de trabajo o proveedores.

¿Recuerdas el refrán "Cría fama y acuéstate a dormir"? Tiene la misma validéz con el correo electrónico.

Gracias al e-mail, tu imagen como profesional ahora depende también de tu ortografía y de la calidad de tu redacción.

Pero también depende de la velocidad y pertinencia de tus respuestas, o del hecho de enviar copia de tus e-mails a otras personas.

Por ejemplo, si envías demasiados e-mails, la gente que los recibe puede llegar a pensar que no haces más nada que enviar correos electrónicos.

Si te prestas para enviar cadenas, también podrían pensar que eres muy desconsiderado y que no tienes conciencia de que tus destinatarios están muy ocupados.

El que le presten atención a tus mensajes... El que los lean... Y el que tu destinatario reacciones de una manera determinada frente a una solicitud que le hagas, son aspectos que dependen de tu reputación.

Si tienes buena reputación gerenciando el e-mail, tus mensajes serán más leidos.

Al final del día podemos decir que mientras más confianza y credibilidad tengas, tus destinatarios te prestarán mejor atención.

Consideraciones esenciales para titular emails de trabajo

2009-10-18T12:00:00.002-04:30

Uno de los defectos más frecuentes en los correos electrónicos es la baja calidad del título: Si no es útil para el destinatario es muy probable que no lo lea o le resulte muy difícil hacerle seguimiento.

Dependiendo del programa que usted utilice para manejar su correo electrónico, el título de sus e-mails es el campo de "Subject" o el "Asunto": Uno de los elementos más importante para sus destinatarios en el trabajo.

Sus clientes, proveedores o compañeros de trabajo quieren poder diferenciar fácil y rápidamente un e-mail de otro. Eso les permite ser más productivos cuando están revisando y organizando su congestionado buzón de correos electrónicos.

Y en un momento determinado, ellos también quieren poder encontrar de manera rápida y fácil uno o un grupo de e-mails relacionados con un tema en particular.

En ambos casos, el título de su mensaje es el recurso clave que le permite a sus destinatarios ser más eficientes con el tiempo que invierten en el correo electrónico.

Títulos inapropiados para e-mails

Estos son sólo ejemplos, que quitan tiempo y generan más trabajo en la gerencia del e-mail:
* En el texto
* Asuntos varios
* Asunto urgente
* Temas pendientes
* Urgente
* Contacto
* Pregunta
* Respuesta
* Para tu información
* Solicitud de información
* Información solicitada
* Atención
* Comunicado
* Información para todos
* Lee esto
* (Sin título) = El peor de todos...

Como remitente, usted también pirede

Cuando envía correos electrónicos con esta clase de título su imagen personal y su reputación profesional se deteriora: Ellos transmiten poco valor, aprecio y respeto hacia sus destinatarios.

De una u otra manera, títulos tan ambiguos y escuetos transmiten que usted es muy egoista, o muy flojo, o que tiene poca claridad del sentido de la comunicación escrita.

Fue muy cómodo para usted escribir estos títulos cortos, porque tenía mucho apuro y en ese momento contaba con poco tiempo. Pero para su destinatario el título de su e-mail representa:

1. Una dificultad para distinguir su correo electrónico en una extensa lista de otros mensajes que tienen títulos iguales o muy similares.

2. La dificultad de identificar fácil y rápifamente su mensaje cuando tenga que buscarlo después, cuando necesite hacer seguimiento a un proyecto o a un tema de trabajo.

Estas dos situaciones significan para su destinatario pérdida de tiempo y un alto costo de oportunidad. El poco tiempo que él dispone para gerenciar su "in-box", sobre saturado de correos electrónicos, lógicamente tiende a invertirlo en los mensajes que percibe que tienen más valor.

Si su intención es comunicarse como remitente de esta clase de títulos, las probabilidades de que su mensaje sea leido y tomado en cuenta disminuyen, porque el destinatario lo pasará por alto.

Regla de oro para titular un e-mail profesional:

Si por alguna razón el destinatario no abre su correo electrónico, el título del mismo debe darle una idea concreta del contenido del mensaje. Esto influye de manera crucial en la decisión de él para prestarle atención y leer su mensaje.

Le recomiendo que lea:

* Ejemplos de títulos apropiados para e-mails.

* Qué debe tomar en cuenta para escribir mejores títulos de e-mails.

También le recomiendo que lea mi libro El e-mail en el trabajo. Le proporcionará más recomendaciones prácticas para ser más eficiente en sus comunicaciones escritas.

Ejemplos de títulos apropiados para e-mails

2009-10-11T11:58:00.003-04:30

El título de un e-mail es de buena calidad si realmente ayuda a su destinatario a diferenciar su mensaje y hacerle segumiento, en medio de los ya congestionados buzones de correos electrónicos.

En el Internetips anterior, le sugerí que considerara la siguiente recomendación como una regla de oro para titular un e-mail de manera profesional:

Si por alguna razón el destinatario no abre su correo electrónico, el título del mismo debe darle una idea concreta del contenido del mensaje. Esto influye de manera crucial en la decisión de él para prestarle atención y leer su mensaje.

En este sentido, los siguientes ejemplos persiguen ofrecerle una referencia de títulos apropiados para e-mails en el trabajo, en contraste con títulos ambiguos.

Título Ambiguo: Reunión
Título Preferible: Reunión, lunes 18, 2pm, sobre el presupuesto

TA: Necesito información
TP: ¿Puedes enviarme el número de teléfono de la empresa X?

TA: Solicitud de información
TP: Necesito informe X para mañana antes de las 10 am

TA: Reporte importante
TP: Anexo reporte de ventas de la semana pasada en Valencia

TA: Información solicitada
TP: Anexo presupuesto de la reparación de oficina en Mérida

TA: Reunión urgente
TP: ¿Podemos reunirnos mañana a las 9am en tu oficina?

TA: Reunión corporativa
TP: Encuentro de gerentes de venta. Jueves 20, 5 pm. Auditorio

TA: Presentación
TP: Láminas de la presentación que vimos ayer en la tarde

TA: Pregunta
TP: ¿Recibieron el reporte de horas extras de la semana pasada?

TA: Información para todos
TP: Nuevas orientaciones sobre el uso del uniforme corporativo

TA: A todo el personal
TP: Lineamientos sobre el uso del uniforme corporativo

Como puede ver, los títulos de los e-mails pueden ser concretos sin ser demasiado cortos y escuetos.

Edite el título del e-mail si es necesario

En función del mejoramiento de sus procesos de comunicación escrita en el trabajo, cuando reciba e-mails importantes cuyo título es inapropiado o ambiguo, edite el título.

Paradógicamente, es muy probable que su destinatario pase por alto su respuesta, si el título de su e-mail no de diferencia suficientemente en el buzón de entrada de él.

Además, a usted le resultará más fácil encontrar su respuesta en la bandeja de salida, si en el futuro debe buscarla.

Para escribir mejores títulos de e-mails en el trabajo

2009-10-04T11:52:00.003-04:30

Debe tomar más en cuenta la forma en que sus destinatarios gerencian sus buzones de correo electrónico y debe mejorar la gerencia de su ego frente a la comunicación escrita.

La gente en el trabajo que recibe e-mails, tus destinatarios, cada día están más ocupados y presionados con el uso del tiempo.

Sus colegas de su empresa, sus proveedores, sus clientes, y todas sus audiencias, todos los días deben atender una gran cantidad de e-mails: Es un medio en creciente recalentamiento.

Alrededor del 50% de los mensajes que ellos deben gerenciar no le son pertinentes o útiles; bien sea porque les fueron copiados innecesariamente, o porque temáticamente son irrelevantes. Así que él está muy predispuesto: La mitad de los e-mails que recibe le hacen perder tiempo o no son fáciles de procesar.

A la hora de gerenciar el correo electrónico, sus destinatarios quieren obtener el mayor beneficio posible con el menor esfuerzo. Lo que significa, entre otras cosas, poder diferenciar fácilmente unos e-mails de otros y, en consecuencia, poder decidir rápidamente qué hacer con ellos. En esto radica la importancia del título en los correos electrónicos.

El impacto del ego en el e-mail

Cuando estamos en la posición de remitente, tenemos la tendencia natural a actuar de manera mecánica e impulsiva con el correo electrónico. Así, nos resulta difícil controlar nuestra propia perspectiva de lo que nos comunicamos y nos cuesta ponernos en los zapatos de los destinatarios.

No estamos habituados a detenernos para considerar qué estarán haciendo nuestros destinatarios o cómo podrían interpretar cada mensaje que les enviamos.

Cuando escribimos un e-mail escuchamos el tono de nuestra voz, pero no nos acordamos que los destinatarios no pueden escucharlo. Lo que nos lleva a sobrestimar nuestra capacidad de transmitir o interpretar por escrito la intención y el tono de nuestros mensajes.

Igualmente, sentimos que nuestros destinatarios nos interpretarán bien. Asumimos que tienen suficiente información sobre nuestras intenciones y motivaciones. En otras palabras, el ego natural nos hace asumir, suponer o dar por obvio (esto ocurre en todas las instancias de comunicación interpersonal).

Por estas razones la efectividad y la eficiencia del correo electrónico, como medio de comunicación en el trabajo, está altamente supeditada a la madurez que hace falta para gerenciar el ego de manera apropiada.

Además, el e-mail es más ambiguo que la voz

Lo que tú escribes en un correo electrónico no siempre es lo que tus destinatarios leen. Es muy difícil que un e-mail tenga las claves no-verbales de la comunicación oral, a menos que usted tenga las habilidades de un buen escritor, para compensar por escrito los aspectos gestuales de la comunicación interpersonal.

Sus creencias y expectativas determinan la forma en la que su destinatario lee e interpreta sus e-mail. La ambiguedad propia de los mensajes escritos explica por qué cierto ripo de e-mails siempre corren riesgos de ser mal interpretados, especialmente los que tienen que ver con emociones fuertes.

Cuando usted piensa en su destinatario como cliente, asume la postura mental necesaria para buscar de manera conciente ponerse en su posición. De esta manera puede controlar mejor el ego y tener más asertividad para satisfacer las expectativas de los destinatarios.

Ensayo sobre tu mercadeo personal a través del e-mail

2009-09-27T11:31:00.002-04:30

Si quieres mejorar tus oportunidades de crecimiento profesional, necesitas estar más conciente y alerta de lo que significa tu proceso permanente de mercadeo como persona, especialmente cuando usas tu correo electrónico.

Las mismas técnicas de mercadeo que utilizan las empresas para crear una marca comercial, para que sea percibida de manera positiva y sea preferida por los consumidores, pueden ser aplicadas por un profesional al buscar trabajo, o durante su experiencia laboral.

En este breve ensayo encontrarás los aspectos más importantes que debes cuidar a la hora de gerenciar tu correo electrónico de trabajo:

Mercadeo personal a través del e-mail

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Una guía práctica sobre cómo escribir para la web

2009-09-21T09:31:00.003-04:30

Si usted tiene que escribir para la web, bien sea en un sitio, un blog o cualquier otro servicio de divulgación, esta publicación puede serle muy útil.

Se trata de un libro en formato .pdf, que lleva por título "Periodismo 2.0: Una gía de alfabetización digital".

Este trabajo es el resultado de una iniciativa del Centro Knight para el Periodismo en las Américas, de la Universidad de Texas en Austin.

Originalmente se publicó en inglés, pero después fue traducido a español y portugués.

Su autor, Mark Briggs, lo presenta como un manual práctico, pero ofrece suficientes elementos teóricos para entrar en el mundo del periodismo digital y prosperar en la era de la información.

Las ediciones en español, inglés y portugués se pueden descargar gratuitamente en el sitio web del Centro Knight. No hay dudas: cada vez serán más valiosos los periodistas que tengan más de una habilidad. Más información.

Organizaciones pueden reducir costos del e-mail

2009-08-31T18:09:00.004-04:30

Ya hemos probado con varias empresas que los costos improductivos del e-mail pueden reducirse.

Para ello los empleados necesitan comprender cuándo el correo electrónico es mejor que otros canales de comunicación, por qué y cómo usarlo en esos casos.

Esto se traduce en términos inmediatos en una reducción sustancial del "spam" interno de la organización. Es decir, que muchos de esos e-mails improductivos que circulan dentro de las empresas pueden evitarse, y con ello también se evitarían pérdidas de tiempo y dinero.

Con nuestros seminarios sobre cómo optimizar el uso del e-mail en el trabajo, sensibilizamos y orientamos a los participantes sobre los aspectos que determinan la efectividad del correo electrónico y sobre los costos involucrados en su gerencia individual.

Igualmente promovemos el uso de buenas prácticas corporativas de comunicación escrita.

La semana siguiente a su participación en el seminario, hemos encontrado que muchos de los participantes comenzaron a recibir entre 20 y 40% menos de mensajes innecesarios!

Adicionalmente, se produce un mejor flujo de información a través de otros medios y se reduce el estrés en el ambiente laboral.

Muchos de las situaciones analizadas en este seminario, así como estudios e investigaciones recientes acerca del impacto del e-mail en la productividad se encuentran en el libro El e-mail en el trabajo.

Un ejemplo de las láminas de apoyo didáctico que utilizamos en nuestras asesorías sobre el uso adecuado del e-mail profesional están disponibles en SlideShare.com

"Multitaskers" están en peligro de sobrecargar sus cerebros

2009-08-26T11:35:00.002-04:30

¿Cuánto puede afectar esta situación la productividad y la eficiencia en el trabajo?

Mensajería instantánea, celulares, televisión, radio, Twiter, Facebook se han convertido en elementos cotidianos de la vida moderna. 

Un artículo en TimesOnLine.com indica que el incremento de recursos para obtener información desde cualquier lugar y en cualquier momento está comprometiendo nuestra capacidad para enfocarnos, concentrarnos y priorizar nuestras tareas.

Con todos estos medios compitiendo por nuestra atención, frecuentemente nos enfrentamos a tantos estímulos que nuestros cerebros se están sobrecargando. Estas constantes interrupciones nos restan concentración y limitan nuestra capacidad de responder de manera acertada varias tareas a la vez. 

Otro estudio de la Universidad de Stanford, USA, publicado en Proceedings of the National Academy of Sciences, es uno de los primeros en cuestionar el efecto negativo de todos estos medios en las habilidades cognitivas de las personas.

Estos cambios están planteando nuevas demandas y afectan especialmente la capacidad de jerarquizar y valorar la información para tomar decisiones ante cada tarea.

Seminario sobre la optimización del uso del e-mail

2009-08-18T05:55:00.002-04:30

Los días 5, 11 y 12 de agosto realizamos un seminario especial sobre el uso del e-mail en el trabajo, dirigido a tres grupos de empleados de la empresa Ron Santa Teresa. 

Los objetivos de esta asesoría eran sensibilizar a los participantes sobre cómo optimizar el uso del e-mail como herramienta de productividad, el impacto de los costos involucrados en este medio; y promover el uso de buenas prácticas corporativas de comunicación escrita definiendo criterios homogéneos sobre el uso adecuado del e-mail en la empresa.

Muchos de los casos analizados en este seminario, así como estudios e investigaciones recientes acerca del impacto del e-mail en la productividad se encuentran en el manual de supervivencia El e-mail en el trabajo escrito por Juan Carlos Jiménez, una útil guía con soluciones y consejos prácticos para que el e-mail no se convierta en una amenaza diaria para nuestro trabajo.

Láminas del seminario en SlideShare.com.

Claves para hacer buen periodismo web

2009-08-13T04:20:00.002-04:30

Recomendaciones del maestro Jean François Fogel para quienes trabajan en medios de comunicación on line.

Periodista y ensayista de larga trayectoria, Fogel forma parte de la Fundación Nuevo Periodismo Iberoamericano.

Aconseja no dejar de ser periodistas. Los fundamentos de investigación, reporterismo y ética que rigen este oficio siguen vigentes en Internet.

El periodista de Internet debe liberarse de su ego. La relación con las audiencias es horizontal y requiere conocerlas y valorar sus intereses. Internet es el medio de participación por excelencia para generar opinión y debate.

Es imprescindible que esté activo en redes sociales para aprovechar la energía de los usuarios. Debe saber entenderse con los equipos de desarrollo.

El periodismo on line tiene su propia narración que trasciende el texto escrito (video, fotos, infografías, material descargable).

El periodista en Internet debe asumir el rol de autor y editor y adaptarse a los ciclos de vida de la información.

El ritmo vertiginoso de la web tiene una lógica muy distinta a la de los medios impresos donde la información queda estática una vez publicada. Más información.

Alarmante crecimiento del spam en el segundo trimestre del 2009

2009-07-30T07:26:00.000-04:30

Este trimestre hay más de 14 millones de nuevos ordenadores zombis (computadores infectados que se utilizan con fines hostiles).

Esta cifra confirma la predicción que McAfee realizó en el primer trimestre del año sobre el crecimiento de botnets (software capaz de ejecutarse de manera autónoma e infectar a otros servidores).

Según esto, el spam ha alcanzado nuevos límites alarmantes superando su propio record.

Los investigadores de McAfee señalan que softwares dañinos han infectado más de 27 millones de archivos en un período de 30 días.

Según Mike Gallagher, Vicepresidente Senior y Director de la Oficina de Tecnología de los Laboratorios McAfee Avert, "el crecimiento en los últimos tres meses es alarmante... la expansión de estas infecciones es un grave recordatorio del daño que pueden sufrir los ordenadores desprotegidos, sean domésticos o empresariales."

A lo cual cabe agregar el grave impacto que tiene sobre la productividad de las empresas y que puede minimizarse con buenas prácticas en la gerencia del email, que incluyen normas para hacer un uso adecuado de Internet y del correoelectrónico como herramienta de comunicación corporativa.

Ver nota de prensa original, en inglés.

Advierten sobre el costo de recuperar correos electrónicos

2009-07-21T05:51:00.000-04:30

La empresa Kroll Ontrack estima que el promedio de e-mails por persona pasará de 156 mensajes diarios en el año 2009 a 233 mensajes en el 2012.

Este fenómeno implica costos muy importantes: sobrecarga de trabajo e incremento de las horas-hombre para los departamentos de tecnología.

Además, hay que tener en cuenta los recortes presupuestarios y el desconocimiento de los costos ocultos ligados a la recuperación de correos. Por ejemplo, el gasto de instalar un servidor para las tareas de recuperación.

Kroll Ontrack estima que el administrador de redes informáticas dedica hoy un 25% de su tiempo a recuperar y gestionar correos.

Esto podría evitarse mediante sistemas básicos de gestión de archivos que implican aspectos tecnológicos.

Pero, sobre todo, hay que desarrollar conciencia y "buenas prácticas" en el correcto uso del e-mail en el trabajo, para hacer de este medio una herramienta de comunicación efectiva y no una amenaza para la productividad.

Planifica tu imagen personal y profesional con el e-mail

2009-07-13T07:31:00.002-04:30

Antes que nada necesitamos tener más conciencia sobre el hecho de que en todos los ámbitos de la sociedad contemporánea siempre nos estamos mercadeando, como profesionales y como personas.

Necesitamos tomar más en cuenta que siempre estamos influyendo en la percepción que la gente se forma de nosotros. Influimos de manera positiva o negativa.

Influimos con lo que hacemos y dejamos de hacer. También influimos con lo que decimos y dejamos de decir. Así que nuestro propio plan de mercadeo y comunicación lo comenzamos a definir con las siguientes preguntas:

• "¿Cómo quisiera ser conocido y recordado como profesional?"

• "¿Con qué valores quisiera ser asociado cuando los demás me recuerden?"

Las respuestas a esta preguntas nos proporcionan la orientación necesaria sobre el tipo de acciones que debemos realizar para influir positivamente en los demás y obtener la percepción profesional que deseamos.

Igualmente, necesitamos tener una perspectiva amplia de quiénes son nuestros "clientes". Lo cual podemos definirlo de manera simple pero eficiente respondiendo a "¿Quiénes pueden hablar de uno, bien o mal, como profesionales y como personas?".

Hacia todos ellos se deben orientar nuestras estrategias y tácticas de mercadeo. Nuestros clientes son las personas con las que interactuamos de manera directa o indirecta, que nos importan y nos interesan profesionalmente. Ellas siempre tienen posibilidades de recomendarnos con otros.

En una sociedad con trabajos tan interconectados entre tantas personas, para nuestro mercadeo personal los "clientes externos" tienen igual de importancia que todos los compañeros de trabajo, incluyendo jefes de todos las áreas y niveles, personal de otros departamentos y proveedores.

Sí esta respuesta es muy amplia es porque, precisamente, los errores más frecuentes en mercadeo se comenten en parte por subestimar el alcance de los públicos o audiencias con las que interactuamos como clientes.

Por último, tener más conciencia del mercadeo personal implica estar más pendientes del uso de las herramientas con las que comunicamos nuestras habilidades, competencias, valores y beneficios. Es decir, necesitamos mantener afinados nuestros canales y medios de comunicación interpersonal.

Ellos están constituidos principalmente por todos nuestros ámbitos de comunicación interpersonal, bien sea cara-a-cara, a través del teléfono o la computadora, y por la forma y el fondo de los contenidos que transmitimos a través de estos medios. Es decir, nuestro cuerpo y comportamiento son como canales ambulates de nuestro mercadeo, con mensajes verbales y no-verbales.

En este contexto, el correo electrónico cada día tienen más impacto en la imagen profesional que proyectamos como personas. Así que comprender mejor los factores de efectividad de la comunicación escrita nos permitirá gerenciar de manera más acertiva los aspectos que determinan nuestra reputación a través de éste medio.

¿Mercadeo personal a través del e-mail?

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Más recomendaciones en el libro El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos, de Juan Carlos Jiménez.

5 Acciones qué pueden hacer las empresas para mejorar la gerencia del e-mail

2009-07-02T08:58:00.000-04:30

1. Deben ventilar el tema como un asunto de negocio, que afecta la rentabilidad de las empresas. Si la gente invierte el 30 ó 40% de su tiempo atendiendo correos electrónicos, entonces es un asunto de caracter financiero que incide en la productividad.

Las organizaciones deben promover espacios de “encuentro e intercambio” en donde los empleados puedan hablar de sus inquietudes como remitentes y destinatarios, compartan sus experiencias en el trabajo diario, determinen oportunidades de mejoras y reciban asesoría. Los costos financieros asociados son de tal impacto, que este tema necesita conversarse en todos los niveles de la empresa, especialmente en la alta gerencia.

2. En este sentido, las empresas deben implementar planes específicos de entrenamiento y asesoría sobre la comunicación escrita a través del correo electrónico, dirigidos a todos sus empleados.

Hace falta formación sobre los factores que determinan la productividad del correo electrónico, y también se necesita sensibilizar a los trabajadores sobre cuándo el e-mail es apropiado y cómo debe estructurarse.

En nuestra experiencia, gracias al entrenamiento las empresas logran obtener en términos inmediatos hasta un 20% de ahorro de tiempo en la gestión de sus e-mail.

Así mismo, la gente necesita ser entrenada en el uso eficiente de su tiempo y en métodos para organizar el trabajo.

3. Las empresas necesitan establecer normas escritas comprensibles sobre el uso corporativo del correo electrónico (e-Normas), que orienten positivamente a los empleados sobre las buenas prácticas que se esperan de ellos.

Pero estas políticas internas no sólo deben establecer lo que la gente "no debe hacer" y las sanciones por hacerlo, como tiende a suceder. Tampoco deben estar sesgadas por los aspectos tecnológicos del e-mail o los de seguridad.

Al hablar de los deberes de los empleados con el e-mail, las e-Normas necesitan destacar de manera especial las ventajas individuales de cumplirlas, y deben promoverse como buenas prácticas gerenciales.

Las normas sobre el uso del correo electrónico también pueden ser parte de un documento en el que figuren también las políticas de seguridad informática, el uso correcto del software y la navegación en Internet.

4. Las empresas deben implementar planes para premiar y estimular a los empleados que asuman la iniciativa de mejorar de manera individual sus competencias de comunicación escrita.

Cuando somos remitentes activamos el proceso de comunicación, y establecemos las pautas del mismo. De manera que al mejorar este rol y nuestra habilidad de comunicarnos por escrito, automáticamente mejoramos el rendimiento profesional y el de la empresa.

5. Una innovación sería establecer en las empresas "plazos de respuesta". Es decir, que la gente cuente con un lapso determinado para responder los correos de sus compañeros de trabajo.

¿Qué pasaría si la gente dispusiera formalmente hasta 4 ó 6 horas laborales para responder las solicitudes internas?

* Se dejaría de utilizar el e-mail para requerimientos urgentes, los cuales se gerencian mejor a a través de una llamada telefónica o una conversación cara-a-cara.

* Bajaría el volumen de mensajes escritos indiscriminadamente.

* Bajaría el estrés y la ansiedad de los empleados.

* Mejoraría el ambiente laboral.

Con una medida de este tipo, todas las necesidades que necesitan atención urgente a través del e-mail se acordarían previamente entre las partes, y se obtendría más eficiencia.

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Más recomendaciones: El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos.

10 Buenas prácticas en el uso del e-mail en el trabajo

2009-06-27T06:46:00.000-04:30

Recomendaciones gerenciales para que sus correos electrónicos sean más productivos, de acuerdo a sus intenciones y las características propias de este medio:

1. En cada oportunidad que vayamos a escribirlo, vale la pena detenernos un instante para que verifiquemos que el envío de ese e-mail es mejor que una llamada telefónica o una conversación cara-a-cara.

2. Evite discusiones o "aclaraciones" por escrito. Esto siempre nos lleva a correr un gran riesgo de ser malinterpretados. Además, generamos procesos más largos de intercambio de mensajes. Las discusiones son naturales y necesarias en cualquier trabajo, pero lo que más nos conviene es tenerlas a través de otros medios y enviar por e-mail solamente los acuerdos.

3. Cuando no haya más opción y sea inevitable "aclarar" un asunto por escrito, evite involucrar a terceras personas en el mensaje. No envíe copia de su aclaratoria a otros destinatarios. El mensaje tendría otras lecturas o interpretaciones.

4. A menos que hayamos establecido previamente un acuerdo con nuestro interlocutor, el correo electrónico no es el medio de comunicación laboral más adecuado si se requieren respuestas urgentes.

5. Los remitentes deben ser más explícitos con lo que esperan de sus destinatarios. Más del 40% de los e-mails que recibimos no indican lo que debemos hacer, porque el remitente lo asume como "obvio".

6. Responda los mensajes válidos y limpie su buzón. Atienda los mensajes pertinentes a su responsabilidad. Su reputación personal está en juego. Inclusive, cuando se tiene mucho trabajo su puede responder "Pedro, recibí tu mensaje. Ahora no dispongo del tiempo. Te respondo mañana".

7. Cada profesional debe desarrollar más competencias personales de redacción como una responsabilidad personal. Podemos ser muy eficientes con nuestra manera de expresarnos verbalmente, pero al hacerlo por escrito el mensaje puede ser confuso y difícil de leer.

8. Debemos tomar en cuenta el orden de procesamiento de los correos electrónicos antes de ser abiertos por parte de los destinatarios: Primero leen quien es el remitente, después revisan el título del mensaje, y después verifican si su nombre está como destinatario.

9. Utilice los "filtros" y "reglas" en las preferencias de su programa de correo electrónico. Estos permiten distribuir los e-mails que recibe (antes de ser leídos) en carpetas previamente determinadas. Así, puede destacar más los mensajes de mayor interés. La lista indiscriminada de mensajes pendientes por ser atendidos tiende a producirnos ansiedad. Pero esos filtros nos ayudan de manera automatizada a que podamos establecer más fácilmente un orden y una prioridad para revisar los e-mails recibidos.

10. Si es su caso, desactive la alarma automática de la bandeja de entrada en su buzón de correo. Así evitará interrupciones indiscriminadas y reducirá el estrés que produce el efecto de anuncio de cada mensaje que llega. Es preferible revisar su bandeja de entrada manualmente, cada cierto tiempo que usted mismo determine, según sus necesidades. Lo importante es hacerlo conciente y no como un autómata. (Las personas que usan servicios gratuitos de "web-mail", como Gmail, Hotmail o Yahoo, no disponen de una alarma automática que avise la llegada de nuevos mensajes. Deben "refrescar" ("reload") la página web para darse cuenta de ello).

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Vea más recomendaciones en el libro El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos.

¿Cuánto tiempo invertimos gerenciando diariamente el e-mail?

2009-06-20T11:03:00.000-04:30

Una de las razones que originan el uso adecuado del correo electrónico es la poca conciencia que hay de tiempo que invertimos en gerenciarlo y, en consecuencia, en su costo.

Resulta difícil establecerlo por las diversas funciones que se realizan en las empresas, pero donde Internet se usa a nivel intermedio, se invierten entre 2 y 3 horas (casi 40% del tiempo laboral).

En empresas dedicadas a tecnologías de información el nivel de uso puede ser mayor: Niveles Medios-Altos, 4-5 horas; Niveles Altos, 6 horas o más.

Los gerentes medios y altos pueden invertir 4-5 horas al día. Lo que trae como consecuencia que las 8 horas laborales no alcancen para atender todas sus responsabilidades y el sobretiempo tienda a convertirse en una práctica estándar para los ejecutivos.

En los últimos 10 años hemos realizado investigaciones al respecto en empresas bancarias, de telecomunicaciones, y de servicios. Y hemos cubierto organizaciones que tienen desde 30 empleados hasta más de 5.000.

En mi libro muestro de manera detallada cuáles son las prácticas cotidianas en la gerencia del e-mail que traen como consecuencia que entre el 40 y el 50% del tiempo actualmente invertido es improductivo: Una cantidad alarmante.

Por ejemplo, los procesos normales de discusión de cualquier trabajo, cuando ocurren a través de e-mails pueden tomar 4 veces o más del tiempo que si se hicieran cara-a-cara o telefónicamente.

En este mismo sentido, de todos los correos electrónicos en promedio recibimos al día:

* Más del 30% nos fueron copiados innecesariamente.

* Más del 40% son difíciles de leer o interpretar, y debemos releerlos varias veces o llamar por teléfono para solicitar precisiones.

* Más del 20% están acompañados de llamadas telefónicas para anuciarnos que nos enviaron un e-mail o para repetirnos el contenido del mismo (retrabajo y más retrabajo).

* Más del 40% de las veces habría sido mejor una llamada telefónica o una conversación cara-a-cara.

Estas son razones suficientes para que en las empresas se hable de este tema como un asunto de negocio, y no sólo tecnológico o de redacción.

El tiempo que estamos invirtiendo en el e-mail cada día afecta más la productividad y la rentabilidad en las empresas.

Si la gente invierte el 30 ó 40% de su tiempo laboral atendiendo correos electrónicos, entonces es un asunto de caracter financiero.

La productividad laboral con el correo electrónico

2009-06-14T08:58:00.000-04:30

No hay dudas de que el e-mail nos ha proporcionado ventajas trascendentales como herramienta de comunicación, trabajo, estudio, investigación y archivo, con una influencia creciente en todos los aspectos de la vida de la gente, en todos los países y culturas.

Pero el proceso de asimilación del e-mail se ha dado, prácticamente, sin suficiente preparación. En algunos casos se da entrenamiento sobre el funcionamiento de un programa específico de correo electrónico (por ejemplo el "Outlook"). En otros casos hay "políticas" de uso del e-mail, pero principalmente cubren necesidades de seguridad y control de los sistemas informáticos.

Hemos asumido que saber escribir es automáticamente saber redactar bien, y esto es suficiente para comunicarnos por escrito con eficiencia. A veces pensamos que si escribimos como hablamos nos entenderán. Pero resulta más difícil dominar correctamente la comunicación escrita que la verbal y la no-verbal.

Ahora el correo electrónico ejerce una gran influencia en nuestra imagen personal. La cantidad de mensajes que enviamos, la redacción de los mismos, su extensión y hasta la hora en que escribimos dice mucho de nuestra calidad como profesionales.

La velocidad de respuesta de los mensajes válidos que recibimos, si los leemos con detenimiento y hasta si enviamos copia del mensaje a otros destinatarios son algunos de los aspectos que contribuyen a formar una reputación pública de nuestro desempeño laboral.

Algunas expresiones cada día más frecuentes en el trabajo:

"Parece que Pedro no tiene más nada que hacer que enviar e-mails. A cada rato están llegando sus mensajes. Son larguísimos y cuesta mucho entender su redacción".

"María si es desconsiderada: Se la pasa enviando cadenas. ¿Acaso no sabe que estoy muy ocupado y que no tengo tiempo para esas tonterías? Además, me llenan mi buzón y evitan que me lleguen otros mensajes que sí son importantes".

"José siempre copia todos los mensajes al jefe: No se puede confiar en él. Se que debemos documentar los procesos. ¿Pero por qué no me llamó primero para hablar del asunto? Habríamos aclarado la situación y después podía escribir el mensaje con lo que acordamos".

Si a estos casos agregamos la gran cantidad de correos "spam" o "correos basura" que nos llegan, y el volumen de mensajes de los nos llegan copias innecesarias, es comprensible el estrés creciente en el trabajo derivado del e-mail.

La productividad que tenemos con esta herramienta en buena medida está asociada a nuestra reputación personal. Es decir, si logramos o no el propósito de un mensaje eso refleja nuestra efectividad en el manejo del e-mail. Por ejemplo, si escribimos "demasiados" correos es muy probable que los destinatarios nos comiencen a ignorar, especialmente los que están en el campo de los copiados ("Cc").

Si queremos mejorar nuestra efectividad con el e-mail, necesitamos comprender cómo actúan y qué valoran más los destinatarios de nuestros mensajes escritos, para poder influir positivamente en sus percepciones y actitudes.

Igualmente, debemos tratar a cada destinatario de la manera más personalizada posible, tomando en cuenta el impacto emocional que pueden tener las palabras escritas y la estructura del e-mail.

Para mejorar la comunicación escrita

2009-06-09T09:53:00.000-04:30

Podemos tomar la iniciativa en el mejoramiento de las habilidades de redacción. Sólo así podremos ser más precisos en nuestros mensajes escritos, podremos generar más interés en ser leídos y tendremos más oportunidades de que su contenido sea más fácilmente comprendido.

Hace una década, parecía exagerado decir que una persona sin conocimientos mínimos de Office (Microsoft) tendría mucha dificultades para conseguir trabajo, lo que hoy es una realidad. Así que a lo mejor igual suena exagerado decir que en 5 años también será dificil obtener trabajo si no se cuenta con óptimas habilidades para comunicarse eficientemente por escrito (recuerde que saber escribir no significa saber comunicarse).

Es indispensable ampliar el vocabulario y mejorar la forma de estructurar y presentar la información. Asista a cursos y seminarios sobre redacción. Si puede haga posgrados sobre comunicación social, con énfasis en periodismo escrito. Por la objetividad y amplitud que lo debe caracterizar, el estilo periodístico es un buen ejemplo de redacción a seguir.

Tenga a mano libros prácticos y guías de redacción del tipo: “Mejore su castellano en 30 días”, de Fortunato Brown; o “Manual de Estilo” de periódicos; o el prestigioso “Curso de Redacción” de los profesores Vivaldi y Pérez.

También tenga en su puesto de trabajo con un buen diccionario general y uno mejor de sinónimos. La Real Academia Española ofrece un servicio fantástico en www.rae.es.

Ampliar permanentemente el vocabulario es el camino que nos permite superar las muletillas y los lugares comunes, además de ayuarnos a no sonar repetitivos o retóricos. En otras palabras, mientras más vocabulario tengamos, menos “blah blah blah” escribimos.

Pero tenga cuidado, algunas personas utilizan su vocabulario para escribir de manera incomprensible. El objetivo de tener un vocabulario más amplio no es demostrar que sabemos palabras "domingueras", sino contar con los recursos para comunicarnos de la manera más simple y eficiente.

Si quieres mejorar tu reputación profesional y tener más oportunidades con tu imagen personal, necesitas estar más conciente y alerta de lo que significa tu proceso permanente de mercadeo como persona a través del correo electrónico.

Cómo optimizar el uso del correo electrónico en el trabajo

2009-06-05T10:41:00.003-04:30

Esta mañana realizamos un seminario de mejoramiento profesional con parte del personal de la empresa Cinex.

Los objetivos de esta asesoría fueron:

1) Sensibilizar al personal sobre los costos involucrados en el uso del correo electrónico diario;

2) Mejorar sustancialmente el sentido de eficiencia sobre el e-mail, para que esta herramienta sea realmente productiva;

3) Reducir la generación del "spam" interno y los costos que esto involucra;

4) Promover el uso de buenas prácticas de comunicación escrita; y...

5) Homogenizar los criterios sobre el uso adecuado del e-mail en la empresa.

La receptividad de los participantes fue significativa y los comentarios sobre sus aprendizajes también.

Este seminario es un ejemplo de cómo en Cograf Comunicaciones ayudamos a las empresas a mejorar sustancialmente sus comunicaciones corporativas.

Vea las láminas en SlideShare.net, o vea el esquema del contenido.

Más información: El e-mail en el trabajo.

¿El uso excesivo del e-mail puede provocar adicción?

2009-05-29T07:41:00.002-04:30

No hay dudas de que el e-mail es fuente de estrés y tensión en el trabajo. Pero aún no hay consenso médico sobre si produce adicción. Sin embargo, hay evidencias de su influencia en la vida de las personas y su desempeño laboral.

En un estudio realizado en la Escuela de Psiquiatría de la Universidad de Londres, acuñaron el término "infomanía" para referirse a las personas adictas al e-mail, los chats y los SMS. El 62% de los participantes en la investigación reconocieron que revisan su e-mails en horas fuera de oficina y en vacaciones. Si no se siente "desinformados".

En este mismo estudio, 80 trabajadores fueron interrumpidos intensivamente por el correo electrónico, teléfonos y mensajes instantáneos. Las pruebas de su coeficiente intelectual cayeron 10 puntos.

En China y Corea del Sur están enfrentando una situación más complicada. El año pasado murieron 10 surcoreanos en cibercafés, por jugar online más de 3 días sin parar. Y en China estiman que 10 millones de adolescentes son adictos a los "ciber juegos".

Recientemente di una conferencia a 120 altos ejecutivos de un importante Banco y les pregunté cuántos no sentían estrés con la gerencia del e-mail. Sólo 1 respondió que no. También estuve con 150 venededores y tuve los mismos resultados. He repetido esta pregunta a más de 1000 personas en el último año y la respuesta siempre ha sido la misma.

Justo ahora los psiquiatras están debatiendo sobre si clasifican el uso compulsivo del e-mail, los mensajes de textos y la navegación en Internet como adicciones. Muchos abogan para que los síntomas se incluyan en el Manual de Diagnóstico y Estadísticas de Desórdenes Mentales, el diccionario oficial de la psiquiatría mundial.

Cuando señalan que se trata de desórdenes mentales, los psiquiatras argumentan que ciertos comportamientos con Internet son similares en otras adicciones. Por ejemplo:

* El exceso de juegos en línea;

* La preocupación compulsiva por más y mejores programas o equipos.

* La ansiedad inmanejable por estar conectados, sentirnos informados, o saber si nos escribieron.

* La pérdida del sentido del tiempo mientras estamos frente a la computadora.

* El descuido de necesidades básicas como comer o dormir, por estar "navegando".

* Conectarse para escapar de la realidad, de la misma manera que lo hacen los adictos al alcohol o las drogas.

Sin embargo, quienes no concuerdan con la idea de hablar de adicción a Internet, se basan en que no hay suficientes estadísticas internacionales al respecto.

Lo cierto es que el uso del e-mail e Internet se convierte en una situación problemática cuando comienza a influir negativamente en la vida de las personas y en su desempeño laboral.

Se trata de un fenómeno complejo, ya que a pesar de la gran influencia negativa en nuestra capacidad de atención, no hay dudas que hay importantes ventajas al estar 'conectados'.

Parece un círculo vicioso: Nos sentimos mal si no podemos revisar el e-mail y ese estado de ánimo a su vez afecta negativamente nuestra concentración en el trabajo.

Sabemos que la mayoría de los mensajes que recibimos son inútiles, pero estamos ansiosamente pendientes de los pocos que nos importan.

Es muy difícil que uno mismo se de cuenta de la adicción, porque es algo que se vuelve habitual, y los hábitos son acciones inconcientes.

Con cualquier rutina de trabajo es fácil que terminemos haciéndola en forma mecánica. Es un riesgo propio de las rutinas. Y "el comportamiento mecanizado" es la prueba inequívoca del estado de inconciencia que tendemos a tener con las rutinas.

Si debemos enfrentar un volumen excesivo de correos electrónicos, que a su vez nos presionan por la responsabilidad que implican, es muy probable que terminemos gerenciándo muchos de sus aspectos de manera inconciente, como de hecho ocurre.

Exigencias de los mensajes escritos

2009-05-22T08:33:00.000-04:30

Si quieres mejorar tus oportunidades de crecimiento profesional con el debido uso del correo electrónico, necesitas estar más conciente y alerta de lo que significa tu proceso permanente de mercadeo como persona.

Las mismas técnicas de mercadeo que utilizan las empresas para crear una marca comercial, para que sea percibida de manera positiva y sea preferida por los consumidores, pueden ser aplicadas por un profesional al buscar trabajo, o durante su desarrollo laboral.

Las marcas de productos, servicios o empresas desarrollan una imagen única y la utilizan de manera planificada para atraer y mantener clientes y consumidores. Igualmente un profesional puede planificar su imagen en función de atraer a sus empleadores ideales, o para obtener mejores oportunidades de trabajo.

Mercadeo comercial básicamente es el reto que tienen las marcas de comunicar sus valores y beneficios, a través de una imagen que las diferencia de sus competidores y las convierten en marcas deseables.

¿Este no es acaso el mismo reto que uno tiene a la hora de buscar trabajo, o cuando aspira más chances de crecimiento en el trabajo actual?

El concepto de "marca personal" no es común en la perspectiva de las personas que no son artistas, deportistas u otra profesión con relevancia en la opinión pública. Pero si la persona que busca trabajo o planifica su desarrollo profesional dentro de una empresa no construye una fuerte imagen positiva de sí mismo le resultará más difícil llamar la atención sobre sus cualidades, su valor y –en especial– los beneficios que brinda.

La marca personal es la suma cuantitativa y cualitativa de la carrera profesional como un todo, de manera integrada, y la imagen de la persona que la constituye. Por lo que planificarse y desarrollarse como marca tiene sus ventajas:

• Nos ayuda a generar interés profesional y llamar positivamente la atención entre clientes, jefes, compañeros de trabajo, amigos y potenciales empleadores.

• Nos permite enfocarnos en lo que nos interesa más que la gente recuerde de nuestras cualidades como personas y profesionales.

• Nos facilita obtener confianza y credibilidad, como consecuencia de la consistencia y coherencia en nuestro desempeño profesional.

• Nos garantiza diferenciarnos como trabajadores.

Al igual que lo que pasa con el mercadeo de cualquier producto, si uno no se ocupa de su propia imagen de marca como profesional, los demás nos establecen una, que muy probablemente no es la que queremos o nos interesa proyectar.

¿La productividad con el correo electrónico?

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Más referencias sobre este tema: El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos.

Brasil, Argentina y Colombia entre principales generadores de SPAM

2009-05-15T12:20:00.002-04:30

La empresa Sophos publicó una nueva edición del informe sobre los 12 principales países emisores de correos basura.

En el primer trimestre de 2009, el estudio sitúa una vez más a USA a la cabeza del ranking, responsable de más del 15% de los correos basura recibidos en todo el mundo.

Por su parte, el Reino Unido y Alemania abandonan la lista negra. Pero no es el caso de Polonia y Colombia, que regresan a este ranking por primera vez desde el segundo y tercer trimestre de 2008, respectivamente.

Brasil experimentó el mayor aumento de todos, pasó del cuarto lugar que ocupaba en el Q1 de 2008 al segundo.

También hay que destacar la ascensión protagonizada por España durante los tres primeros meses del año.

El TOP 12 de países emisores de spam de enero a marzo de 2009:

1. Estados Unidos 15,8%
2. Brasil 10,2%
3. China (incluye HK) 7,7%
4. India 5,1%
5. Turquía 4,1%
6. Corea del Sur y Rusia 3,8%
7 Rusia 3,8%
8. España 3,0%
9. Argentina 2,8%
10. Polonia 2,6%
11. Colombia 2,6%
12. Italia 2,3%
Otros 36,2%

Lea la nota de prensa de Sophos.

Enviar e-mails no significa, automáticamente, ser eficiente

2009-05-05T07:25:00.000-04:30

Parte de la locura profesional a la que hemos llegado, es la sensación de trabajo que sentimos muchas veces al presionar el botón "send" del correo electrónico. Pero la responsabilidad laboral no termina ahí.

Es verdad que los destinatarios legítimos de tus e-mails tienen ciertas responsabilidades profesionales contigo, como lo son leer y actuar en correspondencia con los mensajes que les envías. Pero la realidad que ellos enfrentan se ha vuelto mucho muy compleja, y la culminación de cada trabajo casi siempre va más allá.

Una de las propiedades del e-mail en el trabajo es que deja un registro de la eficiencia de nuestras comunicaciones. Por ejemplo, si tengo que enviar demasiados "recordatorios", queda claro que mis mensajes no están siendo tomados en cuenta como "deberían".

Más allá de las responsabilidades y deberes de mis destinatarios, debo tomar en cuenta otros aspectos que influyen en mi eficiencia laboral:

1. Todo el tiempo estoy sumándole o restándole valor a mi reputación personal.

Si envío muhos mensajes cuyo objetivo es cuidar mi espalda o regañar a mis destinatarios frente a otros (a quienes envío copia), es muy probable que mis correos electrónicos sean más rápidamente ignorados.

De manera que, cuando tenga la necesidad de enviar otro tipo de e-mail, la reputación personal que he construido previamente tendrá una gran incidencia en la atención que reciba mi mensaje.

En cambio, si no envío copias innecesarias ("spam corporativo"), y mis mensajes son oportunos y están bien estructurados, mis correos electrónicos tendrán más posibilidades de ser mejor atendidos.

2. Mis mensajes compiten con muchos otros en el buzón de entrada de mis destinatarios.

Mientras más ocupado sea mi destinatario más correos electrónicos recibe de diferentes fuentes. El y ella tienen la tendencia natural de darle más tiempo y atención a los correos electrónicos que tienen más valor para ellos:

* Los que son específicamente para ellos y no en donde simplemente están copiados.

* Los que son pertinentes para su trabajo, funciones y responsabilidades.

* Los que puede identificar, procesar y archivar más fácilmente.

* Los que reciben de colegas sobre las que tienen una buena opinión.

3. Mis destinatarios están bombardeados y saturados de comunicaciones profesionales.

Ellos y ellas atienden deben atender a muchas personas por diferentes medios: cara-a-cara, por teléfono, poe e-mail, por blackberries, por mensajes de textos, unas veces en sus oficinas, otras en sus automóviles, o donde quiera que estén.

El tiempo diario que ellos disponen para atender todas sus comunicaciones es finito: Sus días también son de 24 horas. Por lo que están muy deseosos de aprovechar al máximo su tiempo, y tratan de no desperdiciar energía en correos electrónicos improductivos.

¿Cuál es la intención de cada mensaje que envío?

La respuesta a esta pregunta determina si estoy logrando los objetivos de mi trabajo. Si quiero que lean mis e-mails, que sea bien comprendido su contenido, y que mi destinatario reaccione de acuerdo a mi propósito, entonces debo dejar de pensar que mi trabajo consiste en enviar e-mails.

Sólo así tendré la posibilidad de hacer los ajustes necesarios para estructurar mejores correos electrónicos, al mismo tiempo de que me ocupo de cultivar mi reputación personal.

Puedes mejorar tus e-mails con estas recomendaciones:

* Mercadeo personal a través del e-mail

* Exigencias de los mensajes escritos

* ¿Cuánta conciencia tenemos de cómo usamos el e-mail?.

Decimos por escrito cosas que no diríamos cara-a-cara

2009-04-26T09:35:00.001-04:30

El abuso de la virtualidad propia de los mensajes electrónicos puede afectar la confianza y el sentido de identidad de los equipos de trabajo.

La suerte de "anonimato presencial" que hay en un e-mail, especialmente cuando de relaciones laborales se trata, es una poderosa excusa detrás de la cual nos protegemos para transmitir mensajes delicados o complejos, especialmente si sospechamos que al destinatario le van a desagradar.

Es comprensible que aprovechemos la comodidad que nos brinda el e-mail para que no tengamos que enfrentar las reacciones de los compañeros de trabajo a quienes vamos a transmitir mensajes que a veces no son gratos dar o no son fáciles, porque están rodeados de emociones fuertes o pueden generarlas. Por ejemplo los reclamos, las evaluaciones, las exigencias extraordinarias, las negociaciones, los cambios drásticos, o las llamadas de atención disciplinaria, entre otras cosas.

Pero la poca conciencia de las consecuencias que pueden tener estos e-mails, hace que hoy en día en las empresas se enfrenten muchas tensiones en el ambiente de trabajo.

El correo electrónico permite que nos desinhibamos a la hora de comunicarnos en el trabajo. Pero decir las cosas "sin tapujos" no significa que nos comuniquemos mejor o que digamos lo que realmente queremos decir. De hecho, desinhibirnos puede hacer que olvidemos las sutilezas necesarias en ciertos mensajes.

Es necesario que tomemos en cuenta que algunos asuntos por escrito también pueden producir efectos colaterales en los equipos de trabajo. Para temas muy sensibles, si no se tiene una comunicación cara-a-cara o telefónica, la confianza y la credibilidad entre los miembros del equipo tiende a debilitarse, porque el destinatario siente que el e-mail ha sido utilizado como un arma y no como un puente.

El correo electrónico es una herramienta fabulosa para pasar información de forma rápida, barata y fácil, y probablemente utilicemos estos argumentos para manejar la presión del tiempo laboral y justificar el envío de mensajes escritos, cuando pudimos haber conversado personal o telefónicamente.

Pero resulta muy fácil que esa rapidez o comodidad generen significativos costos adicionales en el proceso de construcción de las relaciones personales en el trabajo. En este sentido podemos aplicar el viejo refrán que dice: "lo barato sale caro".

La gente que se ha sentido atacada por un e-mail de un compañero de trabajo, que a su vez fue copiado a los jefes, se sentirá más inclinada a ignorar otros mensajes del mismo remitente o a responderlos con retraso, como una manera de "venganza".

Según un informe publicado por la empresa Cisco Systems en septiembre de 2006, titulado “Psicología de las comunicaciones empresariales efectivas en equipos de trabajo geográficamente dispersos”, el uso indiscriminado de medios impersonales para comunicarse puede causar problemas en equipos de trabajo. Los usuarios de e-mails pueden tardar más de 4 veces en intercambiar el mismo número de mensajes que cuando se comunican cara-a-cara.

Además de que estos mensajes contribuyen a aumentar la sobrecarga de trabajo por el volumen de e-mails que debemos atender, sus destinatarios tienden a hacer una lectura adicional: "¿No soy lo suficientemente importante como para que me comuniquen esto de manera personal? ¿Cuánto realmente me valoran en esta compañía si no se pueden comunicar conmigo de forma más directa?".

Controle sus emociones con la debida madurez profesional y no envíe correos electrónicos que puedan desatar "batallas" escritas dentro de su empresa. Es preferible invertir 5 minutos en una llamada telefónica y ahorrarse 5 semanas de dimes y diretes pocos productivos.

El e-mail no es el medio más adecuado para transmitir mensajes sensibles a malas interpretaciones, producto de la carga emocional que puedan tener. Siempre terminará trabajando mucho más cuando envía estos mensajes.

Le invito a que promueva en su empresa la reflexión sobre el impacto del e-mail como herramienta de comunicación corporativa. Lea los siguientes artículos:

• La productividad con el correo electrónico.

• Recomendaciones gerenciales con el e-mail.

• Medidas empresariales sobre el e-mail en el trabajo.

También puede consultar el libro El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos.

No contestes el spam (bajo ninguna circunstancia)

2009-04-20T06:27:00.003-04:30

Una regla de oro que todo internauta debe respetar es que nunca, y bajo ningún concepto, debe responder al SPAM.

Cuando estos te llegan es porque tu dirección de e-mail la ha generado aleatoriamente un servidor de correos electrónicos dedicado a esto. De esa manera, quedas expuesto al validar que eres un usuario activo de tu e-mail.

Para corroborar esto, la empresa de seguridad McAfee realizó un experimento que bautizaron S.P.A.M. en el que se demuestran nuestras peores sospechas: responder al SPAM es un cyber suicidio.

Para ello, McAfee contrató a 50 voluntarios de diez países a los que se les dio la orden de responder desde sus ordenadores a todos los correos de SPAM que les fueran llegando.

Los participantes del experimento también recibieron tarjetas de crédito para que compraran a su libre elección los productos ofrecidos por los spammers (ya se sabe, Rolex, Viagra, Levitra, etc...).

El resultado es que los respondedores de spam recibieron cada uno más de 70 correos electrónicos no deseados al día!

Pero la situación se agravó cuando descubrieron que ninguno de los voluntarios recibió en su domicilio lo que había comprado, con lo cual el delito digital viene acompañado de estafa.

Además, aquellos que al comprar sus presuntos Rolex dieron sus direcciones postales, empezaron a encontrarse con sus buzones físicos bombardeados con publicidad no deseada.

Visto este desastre, está claro que para los participantes del experimento la forma de volver a tener la cuenta operativa es eliminarla y crear una nueva.

Para el resto de los internautas:

1. No respondas jamás a los spammers;

2. No publiques tu dirección de e-mail en lugares visibles de la red;

3. Usa para tu cuenta personal servicio como GMail, Yahoo! ó Hotmail, que además de estar libres de virus, mantienen a raya el spam.

Gerencia mejor tu e-mail: ¿Cómo ahorrar tiempo y dinero?

2009-04-13T17:39:00.000-04:30

Si eres un profesional que deseas ser más efectivo en la gerencia de tus correos electrónicos, obtener mejores resultados con los mensajes que envías, y te interesa dejar de perder tiempo y dinero con tu e-mail, entonces este seminario es para ti.

Es el próximo miércoles 22 de abril, de 8 am a 12:30 pm, en la Cámara de Comercio e Industria Venezolano-Alemana, CAVENAL.

La efectividad gerencial del e-mail se puede mejorar, siempre y cuando se comprendan mejor los aspectos humanos de la comunicación que caracterizan este medio.

Más información sobre este seminario.

Un año después de su primera edición

2009-04-03T12:04:00.000-04:30

En abril de 2008 publicamos la primera edición del libro El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos, escrito por Juan Carlos Jiménez.

Un año después tenemos la satisfacción de saber que muchos profesionales y gerentes lo consideran un texto de gran utilidad práctica en su día a día.

Luego de su publicación, hemos realizado decenas de conferencias y seminarios sobre el impacto del email y la importancia de las buenas prácticas para convertirlo en una efectiva herramienta de comunicación y no una amenaza a la productividad.

Adicionalmente, el libro está disponible en disponible en Amazon.com, tanto en español como en inglés, y su versión para el Kindle, igualmente en español e inglés.

Asímismo, creamos este Blog en español y otro en inglés, para compartir investigaciones, estadísticas, casos, noticias y opiniones sobre el tema.

Y parte del contenido del libro tambié puede ser visto en Google Books.

¿Cuánto puede costar el "spam" en una empresa?

2009-03-23T07:05:00.003-04:30

Más que una molestia, los emails spam afectan directamente la productividad en las empresas y los costos de las tecnologías de información (TI).

Cuánto puede costar el spam es una de las preguntas que McAfee buscar responder con sus servicios y estudios.

En su informe mensual más reciente esta empresa de seguridad concluyó que las que tienen más de 1.000 empleados deben agregar a sus cuentas unos 182.500 dólares que el spam les supone anualmente.

Midiendo los datos en forma de porcentaje, la compañía destaca que el costo es de un unos 41.000 dólares por cada 1% de spam que llega a una empresa; una cifra que en plena crisis tiene especial énfasis.

Adicionalmente, está el costo del almacenamiento, que aumenta proporcionalmente si hay más emails y hay más spam.

“El spam cuesta a las compañías más de lo que creen, afecta a sus beneficios y puede desembocar en cibercrimen", afirma Jeff Green, Vicepresidente Senior de los laboratorios McAfee.

El "recalentamiento" del email en el trabajo

2009-03-18T10:50:00.002-04:30

No es fácil saber si uno es ineficiente con el e-mail, especialmente si uno maneja Internet a diestra y siniestra. Pero si tus bandejas de mensajes están "recalentadas", entonces tienes razones para pensar en cómo mejorar.

Llevo cierto tiempo comparando el llamado "recalentamiento global" con la situación del e-mail que deben enfrentar muchas empresas y profesionales.

Ambos casos tienen mucho en común, pero quiero destacar 3 aspectos claves:

Primero: Ambos son procesos en crecimiento alarmante, tanto por su velocidad como por su alcance.

El cambio climático cada día que pasa nos afecta más, no sólo de manera colectiva sino también individual. Asímismo, la cantidad de correos electrónicos que debemos atender en el trabajo tiende a crecer de manera estresante, con cada día que pasa.

Segundo: En ambas situaciones hay responsabilidad global, pero también personal.

La manera boráz en que ciertas naciones se han desarrollado en los últimos 50 años es una de las bases del grave cambio climático que vive hoy el mundo.

Pero cada uno de nosotros, como individuos, también tenemos un grado importante de incidencia en la situación cada vez que hacemos un uso irracional de ciertos recursos energéticos.

Tercero: Hace falta más conciencia sobre estos temas, que se traduzca en acciones prácticas.

Si uno lee el libro o ve la película "An Inconvenient Truth" (de Al Gore), podría pensar que hay cierta conciencia general sobre el impacto y el alcance del cambio climático. Pero no es así, como el mismo Gore alerta.

En consecuencia, podríamos decir que hay aún menos conciencia sobre la responsabilidad personal en el recalentamiento global, y aún menos sobre lo que cada quien puede hacer para enfrentar la situación.

Pues esta es una situación muy similar a la que ocurre con la sobrecarga de información alrededor del correo electrónico en el trabajo.

Muy pocas organizaciones están abordando el recalentamiento digital sin limitarse al enfoque tecnocrático, con programas y "normas" de seguridad. Y es difícil encontrar empresas que entrenen a sus empleados en el uso del e-mail como herramienta de comunicación. Esta necesidad no es muy obvia.

Adicionalmente, de manera individual, no es menos fácil saber si uno es ineficiente con el e-mail, especialmente si uno maneja Internet a diestra y siniestra.

Cuando le digo a la gente que necesitamos entrenarnos para gerenciar mejor el correo electrónico en el trabajo, al principio la mayoría piensa que es algo que no necesita porque sabe manejar su programa de e-mail y sabe escribir.

Pero los retos más importantes son otros:

En promedio, muchos pasamos la mitad del tiempo de nuestro día laboral gerenciando correos electrónicos. Y de todo ese tiempo la mitad suele ser improductivo, ineficiente o sin efectividad. Por lo tanto, si uno:

1. Comprende mejor los diferentes aspectos que inciden en la eficiencia del e-mail como medio;

2. Y aplica buenas prácticas de comunicación escrita;

Podrías ganar en términos inmediatos --por lo menos-- un 20% más de tiempo al día!

Te recomiendo que leas:

* ¿Cuánta conciencia tenemos de cómo usamos el e-mail?

* ¿Analfabetismo funcional en Internet?

* Medidas empresariales sobre el e-mail en el trabajo.

También te recomiendo que asistas a mi próximo seminario Gerencia mejor tu e-mail: ¿Cómo ahorrar tiempo y dinero?

El libro "El e-mail en el trabajo" ahora en Kindle

2009-03-15T11:42:00.009-04:30

Ahora usted puede leer el libro "El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos", en su Kindle.

Sólo necesita tener este dispositivo, el cual le permite leer e-books ("libros electrónicos"), y bajar el archivo correspondiente a este libro en Amazon.com. Ver más.

También puede ver más información sobre todo el contenido del libro haciendo click aquí.

13 de Marzo: La World Wide Web cumple 20 años

2009-03-13T05:08:00.001-04:30

Los fundadores de la World Wide Web celebran el 13 de marzo el vigésimo aniversario de su invención en el lugar donde nació, en el Laboratorio Europeo de Física de Partículas (CERN), en Ginebra.

La Web (como se conoce mejor a la triple w) fue concebida por el ingeniero informático británico Tim Berners-Lee y sus compañeros de este laboratorio.

Su objetivo inicial fue que los miles de científicos pudieran estar en contacto y compartir a distancia los resultados de sus trabajos.

En aquellos días de marzo de 1989, Berners-Lee le entregó a su jefe un documento titulado "Gestión de la Información: una propuesta". El jefe dijo que el proyecto era "vago, pero apasionante", y lo aprobó.

Berners-Lee y su colega Robert Caillau empezaron a estudiar el lenguaje hipertextual -el que se esconde tras las iniciales "http" de las direcciones de internet- y en octubre de 1990 lograron poner en funcionamiento el primer programa navegador de Internet, asombrosamente parecido a los actuales (como Explorer, Firefox o Safari, entre otros).

"Todo lo que ahora usamos, los blogs, etc, eso era lo que hacíamos en 1990. No hay ninguna diferencia. Así es como empezamos", comentó recientemente Cailliau en una emisora de radio suiza.

La nueva tecnología se puso a disposición del gran público a partir de 1991. Y dos años después, el CERN renunció a recibir los derechos de autor por esa invención que revolucionó el mundo de las comunicaciones.

Pero no hay que confundir la World Wide Web con Internet. La Web es una de sus aplicaciones; la más conocida y la más extendida. Pero Internet tiene también otras aplicaciones, como la de los motores de búsqueda o buscadores.

Lynn St.Amour, directora de Internet Society, dice que "el gran éxito de Tim Berners-Lee fue comprender la medida del poder y del potencial de Internet".

Para un poco más de historia de la Web y el correo electrónico, click aquí.

Ciber-Crimen: Delincuencia organizada en Internet

2009-03-07T06:00:00.005-04:30

El Buró Alemán para la Seguridad de la Información (BSI) ha aprovechado la gran feria de la tecnología CeBIT para mostrar los estudios más recientes sobre el crímen organizado en Internet.

Las ganancias a través de la ciber-delincuencia se estiman en miles de millones de euros. Los daños son difíciles de cuantificar porque a las empresa le gusta reconocer públicamente que han sido víctimas.

Los hackers han pasado de idealistas a profesionales del crimen. Hay especialistas en detectar fallas de seguridad para luego venderlas. Lo que les resulta más rentable es el envío de spam o el bloqueo de sitios de comercio electrónico para después cobrar un rescate.

Otras prácticas de ciber-crimen tienen que ver con el robo de archivos confidenciales de negocios, o el robo de datos personales en redes sociales como Facebook y MySpace, o el engaño mediante el cual el atacante se hace pasar por un gobierno o un banco para que los crédulos revelen sus datos bancarios o contraseñas. Más información.

Lea mis recomendaciones sobre el cuidado mínimo que uno debería tener sobre las claves personales.

Internautas japoneses usan más de 3 horas mensuales en sitios de entretenimiento

2009-02-25T11:28:00.003-04:30

En febrero de 2009 cerca del 74% del total de los usuarios de Internet de Japón visitó un sitio de Entretenimiento.

El internauta japonés usa aproximadamente 15% del total de su tiempo al mes en visitar estos sitios, haciendo de esta categoría una de las más populares.

Maru Sato, director gerente de comScore Japón, señala que los sitios de entretenimiento que incluyen video, TV y música continúan beneficiándose de la rápida evolución de la tecnología.

“Muchos de estos sitios cuentan con largas visitas, haciéndolos particularmente atractivos para el mercadeo en línea y la publicidad dirigida a segmentos específicos”.

YouTube.com obtuvo una gran audiencia con 21.7 millones de visitantes. Otros sitios fueron Sony Online (15.2 millones de visitantes), iTunes Software Application (12.1 millones), Nicovideo.jp (11.2 millones) y Fuji Television Network (7.5 millones de visitantes).

¿Has escuchado hablar del "analfabetismo funcional"?

2009-02-18T05:29:00.005-04:30

El concepto básico de analfabetismo ha cambiado mucho durante los últimos años. En 1958 la Unesco definió como analfabeta a la persona que no sabía leer o escribir algo simple. Sin embargo, otros especialistas del tema lo han definido como la incapacidad de leer o escribir.

Pero el analfabetismo funcional se considera como un "segundo grado" de analfabetismo. Supone el conocimiento de los signos alfabéticos y matemáticos, pero esto no se traduce en aplicaciones prácticas que tengan el propósito de comprender mejor la sociedad para poder desenvolverse en ella de manera más asertiva.

En algunos países en donde hay un pequeño porcentaje de personas en estado de analfabetismo de primer grado, puede existir (como de hecho existe) un alto nivel de analfabetas de segundo grado.

El analfabetismo funcional se expresa, por ejemplo, en términos de comprensión lectora, dado que el leer no sólo consiste en decodificar las letras y las palabras, sino en poder entender plenamente lo que se lee.

En otras palabras, los analfabetas funcionales son personas con dificultades para entender las ideas y conceptos escritos por otros y para comunicar en forma estructurada y adecuada los suyos propios.

Tienen la capacidad de leer y escribir para adquirir y producir conocimientos, pero sólo saben recibir datos, en forma aislada, y les cuesta mucho procesarlos correctamente o intervincularlos.

Sus hábitos de lectura se componen principalmente de anuncios publicitarios o de textos muy breves y superficiales que encuentra casualmente. Leen en forma indisciplinada, esencialmente para satisfacer su esparcimiento, pero casi nunca con el propósito de ampliar su horizonte de conocimientos en forma deliberada.

Los analfabetas funcionales no han desarrollado la habilidad de expresarse claramente por escrito, y no profundizan ni ordenan bien sus pensamientos a través de la escritura. Pueden estar investidos de títulos académicos, pero se expresan verbalmente o por escrito (formal o informalmente), como iletrados.

Tampoco saben dónde buscar o les cuesta mucho encontrar la información que requieren en un momento determinado para resolver un reto concreto.

Tienen una actitud pasiva frente al aprendizaje. Básicamente se concentran en esperar que el conocimiento les llegue ya procesado.

No desarrollan la capacidad de aprender dinámicamente y les resulta muy difícil asumir la responsabilidad de investigar y elegir el contenido específico que necesitan aprender.

Con estas consideraciones, permítame preguntarle ¿cómo y cuánto cree usted que el analfabetismo funcional está influyendo actualmente en la gerencia del correo electrónico en el trabajo?

Tenga más cuidado con sus "claves"

2009-02-11T13:37:00.002-04:30

Claves, contraseñas o "passwords": Vale la pena pensarlas un poco más antes de seleccionarlas.

Ciertas palabras sin particularidad o poco imaginativas pueden facilitarle el trabajo a los ciber-delincuentes, según un estudio realizado en USA por la empresa Errata Security.

Según el análisis de 28.000 contraseñas (robadas recientemente por un "hacker" en un sitio web norteamericano muy popular), resulta evidente que los internautas suelen elegir el camino más fácil a la hora de crear un "password":

* Más de una cuarta parte de las contraseñas analizadas (16%) se basa en un nombre, a menudo los propios o los de los hijos.

* El 14% se basa en una simple respuesta mnemotécnica en el teclado, del tipo "1234", "12345678", o "qwerty" (en el teclado francés).

* Un 5%, compuesto especialmente por jóvenes, tienen un programa de televisión o una serie de héroes como su contraseña. Así, las claves como "Hannah", "Pokemon", "Matrix" o "Ironman" son muy populares.

* El 4% contiene la propia palabra "password", a veces con sutiles variaciones, como "Password1".

* Un 3% se decanta por la elección de un mensaje del tipo "I don't care" (no me importa), "Whatever" (lo que sea), "Yes" o "No".

* Otros seleccionan contraseñas con expresiones emocionales tales como "I Love You" (te quiero), pero también hay "I hate you" (te odio).

Para protegerse mejor contra los intrusos y contar con más seguridad, es aconsejable crear "passwords" que:

* Contengan al menos ocho caracteres.

* Combinar letras con números.

* Tener una letra mayúscula o un símbolo.

No creo que haya que volverse paranóico, pero la ligereza que vemos aquí con la creación de las claves de seguridad personal, es una de las bases de la inseguridad en Internet.

Por ejemplo, mucha gente comparte su clave personal de acceso a ciertos servicios web, o la tiene anotada en un papelito pegado a la computadora de su puesto de trabajo, y muchas personas la pueden ver.

Vale la pena detenerse unos instantes para tener un mínimo plan para gerenciar las claves, aunque el tema no es nada sencillo. La necesidad de más prevención planificada aumenta en la medida que tenemos que manejar más claves personales, incluyendo las bancarias.

Menos del 9% del e-mail que llega a las empresas es "lícito"

2009-02-04T16:48:00.001-04:30

En el 2008, sólo un 8,4% de los correos electrónicos que llegaron a las empresas son válidos. El 89,88% son spam, y un 1,11% están infectados.

Así se desprende de los más de 430 millones de correos electrónicos analizados en 2008 por TrustLayer Mail, el servicio gestionado de limpieza del correo electrónico de la empresa Panda Security.

En enero el nivel de spam estuvo por debajo del 80%. El resto del año ha superado esas cifras, con subidas muy importantes como las sufridas en el segundo trimestre, cuando el spam supuso el 94,27% del correo que llegó a las empresas.

Para las empresas, el spam no es sólo una molestia: supone consumo de ancho de banda, pérdida de tiempo en su eliminación e, incluso, mal funcionamiento de los ordenadores. Al final, todo esto se traduce en una pérdida de productividad.

Vea la nota completa->

Los ciber-delitos cuestan un billón de dólares

2009-01-30T12:54:00.002-04:30

El 42% de las empresas consultadas por la firma consultora McAfee mencionan que los empleados despedidos constituyen el mayor riesgo de seguridad contra la empresa.

La mayor parte de las pérdidas proviene del robo de datos, a la vez que las empresas usan 600 millones de dólares para asegurar su información.

Estas cifras confirman la necesidad de algunas de las recomendaciones que hago en mi libro, cuando hablo de buenas prácticas gerenciales en el uso del correo electrónico en el trabajo.

Las empresas deben abordar el correo electrónico como un asunto gerencial de importancia estratégica. Sin dudas, el uso adecuado de este medio de comunicación ayuda a que se ahorre mucho tiempo y dinero, pero la poca conciencia sobre las consecuencias en términos de inseguridad, también tiene un importante impacto económico.

Las organizaciones deben promover programas de entrenamiento para mostrar integralmente el correo electrónico, como una herramienta que va más allá de enviar y recibir correos, y que involucra riesgos importantes, si no se tienen las debidas precauciones.

Las empresas necesitan establecer normas escritas comprensibles sobre el uso corporativo del correo electrónico (“e-Normas”), que orienten positivamente a los empleados sobre las buenas prácticas que se esperan de ellos.

El e-mail corre muchos riesgos como canal de comunicación de información sensible o confidencial. No son pocos los casos de mensajes enviados accidentalmente a quienes no debían llegar. A veces uno envía un mensaje con “copia oculta” a una persona y ésta, sin darse cuenta, nos responde copiando a todos los otros destinatarios.

Revise algunas de mis recomendaciones de seguridad en Google Books.

Comenzamos el 2009 con más de 1.000 millones e Internautas

2009-01-26T12:03:00.000-04:30

La cantidad de usuarios de Internet en el mundo ha superado los 1.000 millones, informó la semana pasada la empresa estadounidense de investigación digital comScore Inc.

"Es una marca significativa para la historia de Internet", dijo el presidente ejecutivo de esta empresa, Magid Abraham.

ComScore afirma que la región Asia-Pacífico posee el 41% de los usuarios, seguida por Europa (28%), América del Norte (18%), Latinoamérica (7%) y Medio Oriente y África (5%).

China es el país que registra más internautas con casi 180 millones de personas conectadas en red en diciembre, seguido por Estados Unidos con 163 millones, Japón con 60 millones, Alemania y Gran Bretaña con casi 37 millones cada uno y Francia con 34 millones.

Más internautas es igual a más gente enviando indiscriminadamente e-mails e incrementando las exigencias gerenciales del correo electrónico en el trabajo.

¿Cuánto "spam" recibimos al mes?

2009-01-22T11:50:00.001-04:30

Hay una referencia interesante en el estudio realizado por la empresa Anti-Spam-Europe. Según su informe anual, los "emails basura" (spam) aumentaron en el año 2008.

Durante noviembre y diciembre del año pasado los "spameros" comenzaron una fuerte ofensiva de ataques masivos de virus. Pero fueron bloqueados por los sistemas de seguridad anti-spam.

Sin embargo, en noviembre se recibieron 211 "correos basura" por cada correo legítimo y 208 en diciembre. Estos datos suponen el doble de los registrados en el año 2007.   

Las estadísticas analizadas por Anti-Spam-Europe indican que en diciembre del pasado año, la compañía protegió a sus usuarios de más de 18 mil correos no deseados de media por cada usuario, lo que representa un aproximado de 600 correos spam recibidos al día.

Por otro lado, hay que tener en cuenta la media de peso de cada uno de estos correos no deseados. Así, un spam normal suele tener una media de peso de 6 kBbytes, lo que supone mensualmente una transferencia de 111 MB por usuario, aproximadamente, 5,5 GB para una empresa de 50 usuarios.

Los más jóvenes no se adhieren a las políticas corporativas

2009-01-10T08:12:00.000-04:30

Los empleados más jóvenes no tienden a seguir las políticas corporativas en materia de Tecnologías de Información (IT)

Estudiantes y trabajadores entre 14 y 27 años prefieren usar sus propios servicios tecnológicos en el campo laboral y no se adhieren a las políticas tecnológicas corporativas, según estudio de Accenture.

Algunos de los datos encontrados en la investigación son realmente preocupantes, por el impacto que tienen en la productividad. Por ejemplo:

Sólo el 40% de todos los encuestados dijo que sus empleadores han publicado políticas detalladas relacionadas con información del cliente o la empresa en sitios web públicos.

Un 31% de los encuestados dijo no saber si su compañía cuenta con esas políticas.

17% dijo que sus empleadores no han publicado esas políticas.

6% dijo que la política que su empresa ha publicado es demasiado compleja de comprender.

Otro 6% dijo que divulgará información acerca de la empresa o clientes en sitios públicos a pesar de cualquier política, al menos en la comunicación con sus colegas.

¿Acaso se trata de una generación de irreverencia y anarquía?... ¿O qué están haciendo dentro de las empresas para promover sus propios lineamientos tecnológicos?

¿Cómo cree usted que esta suerte de "libertinaje" en la productividad laboral de esta generación de empleados?

¿Cuánta conciencia tienen de la efectividad de sus comunicaciones a través de las tecnologías de información?

Algunos efectos laborales de la sobrecarga de información

2008-12-17T07:02:00.003-04:30

El uso del e-mail e Internet puede convertirse en algo que debe ser atendido con cuidado cuando comienza a influir negativamente en la vida de las personas y en su desempeño laboral.

Se trata de un fenómeno complejo, ya que a pesar de la gran influencia negativa en nuestra capacidad de atención, no hay dudas que hay importantes ventajas de esta herramienta de comunicación.

¿Un círculo vicioso? Nos sentimos mal si no podemos revisar el e-mail y ese estado de ánimo a su vez afecta negativamente nuestra concentración en el trabajo.

Según la encuestra realizada por la empresa Basex, el 25% de los entrevistados admitió que padece de trastornos de salud, derivados del estrés que involucra manejar grandes volúmenes de información.

En la misma dirección, dos tercios de esos gerentes reportaron que la sobrecarga de información también genera tensión entre los compañeros de trabajo y disminuye la satisfacción laboral.

¿Acaso no son razones suficientes para abordar estratégicamente la gerencia del e-mail en el trabajo?

Por supuesto, la sobrecarga de información en el trabajo no sólo tiene que ver con el correo electrónico. Pero el e-mail funciona como un eje alrededor del cual giran otros aspectos.

Es mucha la información repetida que circula dentro de las empresas por el efecto del "forwarding" indiscriminado de correos electrónicos, o la cantidad de veces que la gente responde inconcientemente un e-mail con la opción de "Responder a Todos".

¿No le llegan diariamente la misma información desde diferentes remitentes?

De acuerdo al estudio de Basex, parte de las consecuencias de la sobrecarga informativa son:

* Pérdida de tiempo.

* Posponer responsabilidades para más tarde.

* Retraso de importantes decisiones de negocio.

* Altos niveles de dispersión en la ejecución del trabajo.

* Distracción en el cumplimiento de responsabilidades.

* Tensión en la relación con los colegas.

* Estrés e insatisfacción profesional.

* Enfermedades físicas en muchos casos y resquebrajamiento de las relaciones personales.

El gobierno de la información en las empresas

2008-12-05T07:03:00.003-04:30

Un informe elaborado por la Unidad de Inteligencia de "The Economist" urge a los líderes de las organizaciones a acelerar la implantación de programas globales de gobierno de la información, que puedan ayudar a incrementar el valor estratégico de la información a lo largo de su ciclo de vida, mientras se minimizan costos y riesgos.

El estudio denominado "The Future of Enterprise Information Governance", destaca la importancia estratégica de gestionar activos de información vitales, y las políticas formales y procesos que definen cómo se controla, comparte y potencia la información dentro y fuera de al empresa.

La investigación fue realizada entre directivos de compañías líderes en todo el mundo, y se enfocó en los beneficios, desafíos y riesgos asociados al desarrollo de estrategias sobre el gobierno de la información en compañías globales.

El 62% de los encuestados indicaron que sus empresas no contaban con programas formales de gobierno de la información. Una tendencia preocupante que puede llevar a muchas compañías a no estar preparadas para las nuevas reglamentaciones, ni para un mundo de altos riesgos sobre la información.

A pesar de que los estándares de buen gobierno corporativo se están elevando, encontramos que mucha de la atención que se presta hoy día al gobierno corporativo deja a la información fuera de la discusión.

Vea el estudio...

10 Maneras de disminuir la productividad con Internet

2008-11-27T10:32:00.002-04:30

Si bien es cierto que en algunos de estos sitios se pueden realizar actividades productivas, en su mayoría son "distracciones on-line" que afectan el rendimiento de los trabajadores.

Siempre han existido maneras de perder el tiempo mientras se trabaja, pero con Internet la tentación se ha multiplicado y nos acecha permanentemente. Por supuesto, "perder el tiempo en el trabajo" es un tema polémico. Está demostrado que es necesario hacer pausas y descansos para poder reponer energía y refrescar el intelecto.

Sin embargo, en este caso nos referimos a la poca conciencia que podemos tener en un momento dado que no nos permite darnos cuenta del exceso, y de que debemos volver al trabajo. Esa poca conciencia hace que de pronto comencemos a navegar en Internet de un sitio a otro y no nos demos cuenta del tiempo transcurrido ni de las responsabilidades de trabajo que se retrasaron o dejamos de cumplir... Leer más...

Los jóvenes latinoamericanos usan Internet intensamente

2008-11-24T12:19:00.004-04:30

Así lo muestra el estudio La generación interactiva en Iberoamérica. Niños y adolescentes ante las pantallas, desarrollado por la empresa Telefónica y la Universidad de Navarra (España).

El 95% de los jóvenes en América Latina utilizan Internet y la gran mayoría considera indispensables las tecnologías de información y comunicaciones (TIC's).

Manuel Echanove Pasquín, director general de Segmento Residencial Fijo de Telefónica en Latinoamérica, indicó que se trata de una generación "precoz, interactiva, equipada y emancipada en el uso de las tecnologías".

Son jóvenes capaces de ver la televisión, mientras chatean y reciben mensajes telefónicos; manejan a la vez dos o tres pantallas ante el asombro de sus padres, mucho menos ágiles en este aspecto.

Más allá de las comunicaciones sociales, el contenido que suscita mayor interés entre los jóvenes es la música, la temática más visitada (un 78 por ciento), seguida de los juegos (50), el humor (36) y los deportes (33). Más información.

Cada vez hay menos incautos en línea

2008-11-19T06:17:00.004-04:30

Investigadores de la Universidad de Berkeley (USA), ha intentado medir el número real de usuarios que responde el correo masivo no solicitado. Probaron con 350 millones de destinatarios y recibieron 28 respuestas. Esto equivale a una respuesta por cada 12,5 millones de correos, o una frecuencia de 0,00001%.

Los investigadores usaron la red de zombis Storm con el fin de distribuir spam basados en el supuesto que "la mejor forma de medir el spam es enviando spam". Se hicieron del control de 75.000 computadoras zombi usadas para enviar el correo masivo. En su oferta ficticia presentaban una variante ecológica de Viagra a los 350 millones de destinatarios.

A pesar del ínfimo número de clientes potenciales, concluyeron que el spam es un negocio millonario. De hecho, consiguieron acceso a sólo el 1,5 % de toda la red Storm, lo que significa que su oferta de "Viagra ecológico" les habría representado una ganancia potencial superior a 1 millón de dólares, si no se hubieran limitado a enviar la oferta desde 75.000 PC.

¿Sufre de adicción a Internet?

2008-11-15T06:08:00.007-04:30

Las personas afectadas por la adicción a Internet se conectan a la red al menos 6 horas al día, y presentan al menos uno de los siguientes síntomas: Problemas para conciliar el sueño, dificultades de concentración, anhelo por encontrarse conectados a Internet, irritación, y estrés mental o físico.

Si usted tiene alguno de estos síntomas no se sienta solo. El 10% de los 253 millones de usuarios de Internet en China parece que también son adictos; y el 70% de ellos son hombres jóvenes. Por cierto, el primer artículo de Diario TI sobre este tema fue publicado el 20 de agosto de 1997.

¿Qué busca la gente en Google y en otros "serach engines"?

2008-11-08T09:47:00.003-04:30

Según estudio de la empresa Hitwise, realizado en octubre de este año, los porcentajes de sitios web que fueron visitados desde Google y otros motores de búsqueda ("search engines") fueron los siguientes:
* De salud y medicina, 44.92%;
* De viajes, 31.71%;
* De videos on-line, 31.83%;
* Tiendas electrónicas y de avisos clasificados, 25.14%;
* De entretenimiento, 23.57%;
* De noticias y medios, 20.90%;
* De negocios y finanzas, 18.61%;
* De deportes, 12.01%.
El estudio de la empresa Hitwise se basa en el seguimiento de la búsqueda y el comportamiento de 25 millones de internautas.

91,77% de los correos que llegan a las empresas son "spam"

2008-10-29T07:51:00.002-04:30

Después de revisar 123 millones de e-mails en el tercer trimestre del 2008, la empresa PandaLabs identificó que sólo el 5.77% de los mensajes que llegan a las empresas es lícito, y 1,43% está infectado con malware.

"El porcentaje de emails infectados subió claramente en el mes de septiembre, suponiendo más del doble de los niveles que se habían registrado en los cinco meses anteriores", señaló Luis Corrons, director técnico de PandaLabs.

La temática de los correos basura, los potenciadores sexuales (23% del total), los productos farmacéuticos (19%) y los préstamos (12%) fueron los asuntos mayoritarios durante el tercer trimestre.

"Para las empresas, el spam no sólo es una molestia, sino que también reduce la productividad de la compañía ya que los trabajadores pierden tiempo en eliminar estos correos, se pierde espacio en los archivos y se consume ancho de banda con correos electrónicos sin valor", agregó Corrons.

Grandes cambios en la manera de usar Internet

2008-10-23T09:28:00.000-04:30

Estudio realizado entre 16 millones de abonados a conexión de banda ancha muestra un panorama renovado en los patrones de uso de servicios en línea.

La compañía canadiense Sandvine encuestó a 16 millones de usuarios de banda ancha en 18 países, en cinco continentes. El alcance de la muestra es indicativo de que se trata de datos representativos.

El entretenimiento basado en aplicaciones de internet, como juegos, videos y redes sociales, tuvo un incremento de 50% entre las 6 de la tarde y las 11 de la noche.

"Nuestras encuestas muestran que las familias usan una mayor parte de su tiempo libre por las tardes, en entretenimiento basado en Internet y en comunicaciones en sitios como YouTube, Xbox Live y Skype", indica Dave Caputo, director de Sandvine.

Un dato sorprendente del estudio es que YouTube y otras formas de streaming de vídeo y audio constituyen el 59% de las descargas, que en las horas de mayor tráfico aumenta al 64%.

En encuestas similares, realizadas hace menos de un año, este tipo de trafico solo representaba entre un 25% y 30% del trafico digital mundial.

Caputo agrega que las cifras no solo muestran un dramático cambio en las costumbres de los usuarios de Internet, sino también reflejan una carga cada vez mayor para el ancho de banda disponible.

Para el cierre del 2008 habrán 154 millones de internautas latinoamericanos

2008-10-10T06:36:00.003-04:30

Esta cifra equivale al 27% de la población en la región. Según Tendencias Digitales, esto significa una penetración ligeramente por encima del promedio. Para los próximos tres años se espera que este crecimiento se mantenga para superar el 32% en el año 2010.

A pesar de que las conexiones en hogares crecieron con respecto al 2007, la importancia de los cibercafés como medio de acceso a Internet se mantiene en el 2008. Este año se puede considerar como el año de la explosión de las redes sociales, las cuales experimentaron un crecimiento del 121% y, con relación a Facebook, el aumento en la base de usuarios fue de 800%. En caso del comercio electrónico el número de compradores se incrementó en un 67%.

Los datos se desprenden del estudio "Usos de Internet en Latinoamérica 2008", que presentó Tendencias Digitales en el marco de su séptimo aniversario. La investigación contó con 29.000 respuestas en 14 países de la región.

Aumenta el "networking" en la red en un 16%

2008-09-30T14:03:00.001-04:30

La coyuntura económica actual unida a la incertidumbre en el puesto de trabajo ha disparado en un 16% la utilización de comunidades sociales y redes profesionales en Internet para reforzar las relaciones laborales, según un estudio elaborado por Nielsen Online.

Según el análisis, esta nueva situación está provocando que el "arte de saber relacionarse" o "networking" tenga también su reflejo más inmediato en la red, donde los profesionales acuden con el objetivo de dejarse ver, establecer contactos con otros colegas de mercado, así como intercambiar ideas o estar al día.

Durante el pasado mes de septiembre los usuarios de estas comunidades destinaron más de dos horas a relacionarse en la red, duplicando el tiempo empleado en el mismo periodo del año anterior.

Llama la atención sobre el uso que hacen los internautas de estas redes sociales desde el trabajo. Así, sorprende que el 37% de ellos se conectara desde su puesto laboral durante el pasado mes de septiembre, llegando a pasar incluso más de dos horas buceando por estas páginas.

Ineficiencia de las discusiones corporativas a través del e-mail

2008-09-16T08:08:00.001-04:30

En las empresas se producen ciertas "discusiones" a través de correos electrónicos que no finalizan satisfactoriamente hasta que se da una conversación verbal entre los involucrados.

En el año 2004 comencé a ver las consecuencias de esta situación, mientras daba un asesoramiento sobre calidad de atención al cliente a una empresa de servicios tecnológicos.

A pesar de que eran ingenieros especializados, con una excelente formación académica e insdicutibles competencias técnicas, tenían grandes dificultades para escribir ciertos mensajes a los clientes que después no necesitaran "aclaratorias" a través de una conversación telefónica o cara-a-cara.

En ciertos casos críticos o complejos relacionados con los servicios que recibían, la credibilidad y la confianza por parte de los clientes sólo quedaba satisfecha después de una comunicación verbal y no de un mensaje escrito (aunque esto no lo comentaran explícitamente los clientes).

La situación se repetía una y otra vez, durante varios meses y con diferentes tipos de clientes. Y después confirmé el mismo patrón con otras empresas diferentes a quienes tuve la oportunidad de asesorar.

Aunque tuvieran una buena formación técnica, a casi todas las personas les costaba mucho darse cuenta y aceptar que en ciertos casos el e-mail no era el medio de comunicación más adecuado para obtener credibilidad y confianza. Era el recurso más cómodo para ellos, pero no el más eficiente con los clientes.

Ellos disfrutaban del hecho de poder escribir el mensaje cuando podían y no de manera inmediata, y no tenían que oir y/o ver al cliente mientras afrontaban una situación delicada de servicio. Aunque paradójicamente sabían que más temprano o más tarde tendrían que darle la cara al cliente.

Muchos pensaban que sólo necesitaban mejorar sus habilidades de redacción, algo que era cierto pero no era la principal mejora que debía hacerse. Pero ninguno llegaba a considerar que en ciertas condiciones en la relación con los clientes el e-mail no era el medio más apropiado de comunicación.

Ciertos estudios indican que cuando hay emociones involucradas, es muy fácil que la interacción a través de mensajes escritos se vea afectada con malas interpretaciones de los significados del mensaje.

En el mejor de los casos, cuando los involucrados tienen grandes habilidades de redacción, una discusión por escrito puede tardar 3 ó 4 veces más del tiempo que tomaría tener el mismo intercambio por teléfono o cara-a-cara.

Así que, si quieres recuperar calidad de vida y que el tiempo te rinda más en el trabajo, evita discusiones y aclaratorias a través del correo electrónico.

"Email at the workplace" en Amazon.com

2008-09-04T14:55:00.008-04:30

Cuando visite Amazon.com, aproveche la ocasión de obtener una valiosa asesoría para su empresa sobre el uso adecuado del correo electrónico en el trabajo, como un factor clave de productividad.

El libro El e-mail en el trabajo ahora está traducido al inglés, E-mail at the workplace, y está disponible en Amazon.com. Constituye una lectura estimulante y sencilla que, como a muchos de los lectores que lo recomiendan, le permitirá construir nuevos criterios sobre los aspectos que determinan la efectividad del correo electrónico como herramienta laboral.

E-mail at the workplace no es un libro sobre tecnología. Es una guía práctica para enfrentar los desafíos de un medio que puede ser un aliado o un enemigo de la productividad en su negocio.

Después de leerlo lo recordará con frecuencia cada vez que escriba o reciba un e-mail.

¿Logras tus objetivos de trabajo con todos tus correos electrónicos?

2008-08-20T08:20:00.001-04:30

En el 2006 tuve una experiencia de trabajo con una empresa muy grande e importante en su ramo, que dio origen a la idea de mi libro.

La gente del departamento administrativo estaba muy frustrada en el uso del correo electrónico. Sus responsabilidades incluían enviar ciertos mensajes corporativos de vital importancia para los empleados, pero aún así el porcentaje de respuestas era muy inferior a la esperada.

Un caso que llamó mi atención fue sobre los e-mails que enviaban a ciertos ejecutivos solicitándoles la relación de gastos de representación.

Aún después de varios mensajes "recordatorios" las respuestas rápidas que recibían de los destinatarios era muy baja. "¿Cómo era posible que los destinatarios casi no respondían si les estábamos escribiendo para pagarles?", me plateaban con cierta desesperación.

Otro caso curioso era el de los mensajes corporativos que la misma gente del departamento de administración enviaban a los empleados de diferentes áreas para informarles de cambios que ocurrían en las normas y procesos que afectaban el desempeño de sus departamentos.

¿Por qué muchos de esos mensajes parecían ser ignorados, si eran importantes para sus destinatarios?.

¿Por qué si los mensajes contenían toda la información, suficientemente bien escrita, muchos eran mal interpretados, o no eran leidos completamente, o en muchos casos los empleados sólo comprendían el asunto después de comunicarse verbalmente con el departamento administrativo?

Entrevistando directamente a los empleados pude encontrar que una de las raices de la falta de respuestas o comprensión generalizada tenía que ver con el gran volumen de mensajes diarios que ellos debían gerenciar, tanto de clientes como de compañeros de trabajo.

Aunque hoy en día resulta difícil conseguir a un profesional que no se sienta agobiado por el gran número de correos electrónicos que tiene que manejar cotidianamente, resulta más interesante el hecho de que el abuso que nosotros mismos hacemos del e-mail es el origen del volumen que nos agobia.

La sobrecarga de trabajo que cada día implica la gerencia del e-mail está influyendo cada vez más en la cantidad y calidad de lo que leemos, y en consecuencia en la calidad de la comprensión de los mensajes y la calidad de los procesos de comunicación escrita que forman parte de las relaciones laborales.

Es verdad que el e-mail nos brinda grandes beneficios, pero en muchas situaciones no es el medio de comunicación laboral más adecuado.

Conferencia sobre la productividad con el e-mail

2008-08-12T14:49:00.006-04:30

El pasado 7 de agosto Juan Carlos Jiménez tuvo la oportunidad de conversar con los ejecutivos de la Gerencia de Control de Gestion Banca Corporativa del Banco Mercantil, sobre la productividad real con el correo electrónico.

"Ellos pudieron ver claramente los distintos costos involucrados en la gerencia del e-mail, como base para medir su eficiencia" indicó Jiménez.

La conferencia además hizo referencia a los distintos aspectos que determinan la efectividad de la comunicación escritas y la manera en que los destinatarios "consumen" información a través de este canal.

De unos 120 asistentes, sólo uno dijo que no estaba estresado con el e-mail en el trabajo, cuando Jiménez les preguntó al respecto.

Así mismo, los asistentes obtuvieron una serie de recomendaciones muy concretas para generar mejoras inmediatas en la gestión de sus correos electrónicos.

¿Facebook puede influir en la productividad profesional?

2008-07-09T12:58:00.000-04:30

Cada trabajador tiene la responsabilidad de responder por su productividad profesional. Si la calidad de su trabajo o su rendimiento disminuye como consecuencia de navegar en Internet, entonces es un asunto que debe atender con importancia.

Muchos trabajadores hoy en día no nos damos cuenta de los efectos negativos que pueden producirse por navegar indiscriminadamente en Internet en sitios de entretenimiento como Facebook, "curiosiando" en otros sitios, "chateando" o "simplemente revisando" el e-mail.

Cuando uno navega sin rumbo en Internet le ocurre lo mismo que fuera de Internet: Damos vueltas, nos perdemos, perdemos tiempo. Es decir, navegar sin un propósito definido y sin estar pendiente del tiempo que transcurre mientras navegamos siempre incide negativamente en la calidad del trabajo de cualquier profesional.

Pruebas sobre las incidencias en la productividad

En mi libro El e-mail en el trabajo, cito varios estudios sobre este tema. Uno lo hizo el Instituto de Psiquiatría de la Universidad de Londres en el 2005. En el mismo surgió el término "infomanía", el cual se utiliza para referirse a las personas adictas al correo electrónico, a la mensajería instantánea de sistemas "chats", a los mensajes de texto a través de dispositivos móviles (SMS) y a Internet...

"El e-mail en el trabajo" ahora en Amazon.com

2008-06-06T11:07:00.005-04:30

Ahora puede adquirir el libro El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos desde su casa u oficina, en Amazon.com y su seguro sistema de compras en Internet.

Escrita por Juan Carlos Jiménez, esta obra le ofrece una visión global sobre los aspectos que determinan la productividad del correo electrónico como herramienta laboral.

Gracias a la seguridad de Amazon.com, usted puede recibir su compra donde quiera que esté, pagando cómodamente con su tarjeta de crédito.

El e-mail en el trabajo está basado en la recopilación de experiencias de consultoría en diversas empresas y organizaciones, así como en la sistematización de reveladoras investigaciones y mediciones internacionales.

Vea el libro en Amazon.com.

Seminario sobre cómo ser más productivos con el e-mail en el trabajo

2008-05-14T10:55:00.002-04:30

¿Podemos mejorar la efectividad y seguridad de las comunicaciones corporativas a través del correo electrónico? Sí, si comprendemos mejor los aspectos humanos que intervienen en la comunicación escrita.

Para ello lo invitamos a que participe en el seminario que vamos a realizar el próximo 11 de junio, en el auditorio de la Asociación Venezolana de Ejecutivos.

La exposición estará cargo de Juan Carlos Jiménez, autor del libro "El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos".

El seminario es de medio día, de 8:30am. a 12:30pm. Está dirigido a todos los profesionales con funciones vinculadas al manejo de mensajes corporativos y de mercadeo a través del correo electrónico.

En el seminario se podrá tener acceso a información útil y actualizada sobre tendencias y buenas prácticas que permiten obtener el impacto deseado con las comunicaciones a través del correo electrónico, en las diferentes áreas de las empresas.

¿Más información?

Mercadeo personal a través del e-mail

2008-05-02T13:09:00.001-04:30

Bautizamos el libro "El e-mail en el trabajo"

2008-04-18T10:41:00.000-04:30

En el marco del cóctel de inauguración del Primer Foro Internacional de Empleo 2008, el 16 de abril fue bautizado el libro El e-mail en el trab@jo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos, escrito por Juan Carlos Jiménez, empresario, publicista y asesor en imagen y comunicaciones corporativas.

En el evento intervinieron Italo Pizzolante, prologuista de la obra, José Manuel Rodríguez, presidente de Empléate.com y Sonia de Paola, directora ejecutiva de la Asociación Venezolana de Ejecutivos, AVE. Asistieron representantes del mundo empresarial y gerencial del país, así como destacados talentos y representantes de universidades, presentes en el Foro. El cóctel fue patrocinado por Destilerias Unidas y Empresas Polar.

El e-mail en el trabajo, según comentó su autor, fue escrito con el propósito de contribuir a crear conciencia sobre el uso adecuado de esta herramienta de comunicación". Muchas interrogantes que se plantean a diario son respondidas en esta obra; entre ellas:

• ¿De qué depende que los e-mails que enviamos sean más leídos, tomados en cuenta, mejor comprendidos y generen las respuestas buscadas?

• ¿Cómo se puede ahorrar tiempo y dinero evitando improductivas discusiones o aclaratorias laborales a través de correos electrónicos?

• ¿Cuáles son y cómo se pueden estimar los costos involucrados en la lectura y escritura de cada correo electrónico?.

Más información sobre el libro->

El e-mail en el trab@jo. Manual de Supervivencia.

2008-04-12T21:12:00.002-04:30

La gestión diaria de correos electrónicos se ha estado convirtiendo en un estresante reto en el manejo del tiempo, lo que a su vez se influye en la eficiencia de las comunicaciones corporativas y la productividad de la jornada laboral.

¿Estamos perdiendo el control sobre esta útil herramienta gerencial? ¿Existen oportunidades para una efectiva gestión de este indispensable medio de comunicación de negocios?

Éstas y otras inquietudes han sido la principal motivación para que Juan Carlos Jiménez escribiera el libro El e-mail en el trab@jo, a partir de la sistematización de experiencias de consultoría a diversas empresas y organizaciones que confirman la necesidad de reflexionar sobre el impacto global de este medio.

Se trata de una guía para que los e-mails sean más eficientes y cumplan mejor con sus objetivos de comunicación y de negocio. Contiene recomendaciones sobre la forma de estructurar los correos electrónicos, para que se diferencien mejor, sean más leídos, más comprendidos y obtengan más respuestas.

Ofrece orientaciones prácticas para la gerencia de las comunicaciones escritas, en cuanto a redacción de mensajes y manejo de las percepciones de los destinatarios, tomando en cuenta el impacto emocional que tienen las palabras escritas y los hábitos de la gente para manejar y leer sus e-mail.

El e-mail en el trab@jo además sintetiza importantes investigaciones sobre los costos del e-mail, cómo leemos en un monitor, cómo consumimos información y cómo se forma nuestra percepción en la comunicación verbal y no-verbal.

Después de leer este libro con frecuencia lo recordará a la hora de escribir o leer sus correos electrónicos.

Para más información visite www.libroscograf.com o llame al (212) 239-5864, o envíe un mensaje a jucar@cograf.com.

También puede ver el Indice del libro, la Introducción, o el Prólogo.

La fiebre de las "redes sociales"

2008-03-09T07:57:00.000-04:30

En la medida que más gente descubra el potencial de interacción de Internet tambíén aumentará la fiebre de participación en los sitios llamados de "redes sociales", como Facebook, Linkedin, MySpace, Hi5, Twitter, Sexyono, y Orkut, entre muchos otros.

Desde el punto de vista tecnológico Internet nació como una respuesta a la necesidad social de interconexión de personas e información vinculadas alrededor de temas de interés común. Así que Internet es sinónimo de red social, y las redes sociales no son algo nuevo en la "World Wide Web".

Los sitios y las empresas exitosas en Internet -entre otras cosas- se han caracterizado por estimular la conformación de redes de "interactores", que opinan de diversas maneras sobre productos y servicios, bien sea de manera explícita (con comentarios, artículos o noticias), o a través de sistemas de votación, encuestas, o discusiones (como los Blogs).

Por otra parte, cuando los sitios ofrecen contenidos y servicios vedaderamente útiles e interesantes, también se generan redes sociales de "recomendadores". Así que cada día tenemos a más amigos, familiares y compañeros de trabajo que nos recomiendan que visitemos o utilicemos tal o cual sitio web. Un fenómeno que en el mundo del mercadeo también se llama "viralidad" o "publicidad boca-a-boca", independientemente de que se haga a través de un e-mail, por teléfono o en una conversación cara-a-cara.

En otras palabras, se puede decir que la interacción social es "el mercado natural" de Internet. Razón por la cual desde sus inicios siempre han existido diversos servicios web para favorecer la formación de redes sociales.

Otros textos relacionados con redes sociales en Internetips.com.

Sobrecarga de información

2008-02-17T06:07:00.000-04:30

En el 2007, la empresa Basex (www.basex.com), con 22 años de experiencia en investigaciones y análisis de ambientes colaborativos y de negocios, publicó un informe titulado “Information overload: We have met the enemy and he is us” (“Sobrecarga informativa: Conocimos al enemigo y somos nosotros”).

En éste afirman que las interrupciones de trabajo en empresas norteamericanas cuestan 650 billones de dólares al año, gracias a situaciones como las siguientes:

• Los trabajadores son interrumpidos hasta 11 veces por hora.

• Un gerente promedio es interrumpido entre 6 y 7 veces por hora.

• Las distracciones pueden llegar a ser el 30% del tiempo laboral.

• Puede tomar entre 5 y 15 minutos recobrar la concentración después de una interrupción.

Lea el reporte...

Beneficios relativos del correo electrónico

2008-02-08T09:05:00.000-04:30

El correo electrónico nos ofrece otros beneficios, pero que tienen un valor relativo, porque en ciertas concidiciones su uso puede llegar a tener consecuencias negativas.

Es el caso de la posibilidad de configurar respuestas automáticas a los mensajes que recibimos. Se trata de un recurso que puede tener utilidad cuando no revisaremos nuestro buzón en cierto tiempo.

Sin embargo, para que esas respuestas automáticas sean eficientes, debemos indicar en su configuración la dirección de los remitentes a quienes deseamos responder de manera automatizada. De lo contrario los resultados pueden ser perjudiciales.

Por ejemplo, si recibimos uno de esos "spam" concebidos para validar nuestra dirección de correo, y nuestro e-mail lo responde automáticamente, a partir de ese momento comenzaremos a recibir más "correos basura" de lo habitual.

Otro beneficio relativo es la posibilidad que ofrecen algunos programas para chequear si el e-mail que enviamos a alguien fue leido o no por esa persona y cuándo.

Este recurso sólo funciona cuando usted y su destinatario se han puesto de acuerdo al respecto. Si no, su destinatario tiene la potestad de desactivar la función que le avisa a usted que su mensaje fue leido.

Cada vez menos personas utilizan esta opción porque de alguna manera les hace sentir que son "controlados" en cierta forma por el remitente, y les genera el compromiso implícito (y automático) que supone haber leido el mensaje.

Un tercer beneficio relativo del e-mail es la posibilidad de "adornar" gráficamente los mensajes, bien sea con imágenes, o coloreando las letras, o haciendo cambios tipográficos de forma y tamaño.

El adorno gráfico de los mensajes es un recurso que mucho remitentes disfrutan, porque sienten que es una manera de agregar cierta emoción a sus escritos. Pero la relatividad del beneficio está dada por las percepciones de los destinatarios, quienes suelen quejarse de los mismos porque no son pocos los casos que afectan negativamente la lectura.

Hay remitentes que hacen combinaciones de letras y colores que producen serias dificultades para que sus mensajes sean leidos. En otros casos, las imágenes utilizadas tienen tanto movimiento que cuando estamos leyendo el e-mail nos perturban y hacen que nos cueste más de lo habitual concentrarnos en lo que estamos leyendo. Y hay remitentes que agregan dibujos que ellos consideran atractivos, pero que muchos destinatarios perciben como muy infantiles o poco serios, y sienten que estos elementos le restan importancia, formalidad y atención al mensaje.

Sin dudas los efectos positivos del correo electrónico son mayoritariamente satisfactorios frente a una importante cantidad de necesidades de comunicación.

Sin embargo, el aumento vertiginosamente creciente del volumen de mensajes escritos con los que debemos enfrentarnos diariamente ha estado poniendo de relieve una serie de efectos colaterales y características secundarias, de tal impacto negativo en ciertos casos que los beneficios se ven disminuidos severamente.

En este sentido, si nos anticipamos a estos efectos negativos, comprendiendo mejor en qué consisten y cómo se producen, podremos incrementar significativamente la calidad de las comunicaciones escritas vía e-mail, tanto con los clientes como con nuestros colegas de trabajo.

Consulte más información sobre el libro "El e-mail en el trabajo" en http://tinyurl.com/4jte3w.

10 Ventajas del correo electrónico en el trabajo

2008-01-20T08:52:00.000-04:30

1. Disponibilidad: 24 horas del día y los 365 días del año, conectados con el mundo todo el tiempo, para informar o estar informados.

2. Accesibilidad: Podemos enviar y recibir mensajes desde y hacia diferentes lugares.

3. Rapidez: El e-mail viaja más rápido que un fax o un sistema expreso de encomiendas, como el de FedEx o UPS.

4. Tu decides: Cada quién decide cuándo y dónde leer los mensajes que recibe, de a cuerdo a la importancia y la prioridad que establece, de manera personal.

5. Multi-destinatarios: Puedes transmitir el mismo mensaje a más de una persona al mismo tiempo, sin retrabajo ni costos adicionales.

6. Multi-documentos: Podemos incluir diferentes tipos de documentos digitales (imágenes, sonido, video, hojas de cálculo, gráficos, textos, etc.) a cada e-mail.

7. Ahorros significativos: Además de tiempo, ahorramos papel, sobres, estampillas, el resto de la logística operativa del correo tradicional, y espacio físico de archivo.

8. Documentación: Los procesos de intercambio de información quedan registrados.

9. Retransmisión fidedigna: Podemos retransmitir una información o un mensaje de manera fiel a la fuente original.

10. Efectividad comunicacional:
Cuando los correos electrónicos están debidamente personalizados, son oportunos para el destinatario, están bien escritos, y toman en cuenta las buenas prácticas de la comunicación escrita, llegan a ser poderosamente efectivos, según los objetivos del remitente.

Como un beneficio adicional en las empresas, el e-mail ha contribuido a allanar sus estructuras jerárquicas, hasta el punto de que hoy en día es común ver al Presidente de una gran corporación mantenidnedo comunicación escrita con todos los niveles de empleados, y con más frecuencia de la que había antes del correo electrónico.

Otros beneficios relativos del correo electrónico.

Diferencias entre "buscadores" y "directorios"

2008-01-10T07:42:00.001-04:30

Si está buscando cómo ser más efectivo con su sitio web, para que tenga mejores opciones frente a la búsqueda de los internautas, es necesario que conozca las diferencias del funcionamiento entre buscadores y directorios.

Cuando la gente hace búsquedas de información en Internet, utilizando buscadores y/o directorios, si su sitio web aparece entre las primeras 10 direcciones que están en los resultados de la búsqueda, entonces tendrá mucho más chance de que lo visiten más.

Por eso resulta importante comprender el funcionamiento de una u otra herramienta.

Los directorios fueron los primeros sitios en Internet en ofrecer el servicio de categorizar las páginas web, de acuerdo a una organización y clasificación temática.

Los directorios presentan los resultados de una búsqueda casi siempre en orden alfabético, y se basan en la información que suministran los internautas a la hora de registrar su sitio web en el directorio. Esto explica por qué en los directorios no se encuentra el contenido de las páginas web, sino una resumida referencia general del sitio.

Para calsificar temáticamente a los sitios web, por áreas, los directorios utilizan los mismos criterios aplicados en la Bliotecología para categorizar las publicaciones.

Los programas y servicios en Internet evolucionaron y después surgieron los software conocidos como "arañas" (spider) o "motores de búsqueda" (del inglés "search engine").

Los buscadores son herramientas usadas por los buscadores, y cada uno las utiliza de manera diferente y particular.

Todos los buscadores "entran" en las páginas web, y cada uno "captura" aspectos diferentes. Unos el título e información de la página; otros parte de la programación; y otros palabras claves dentro de la programación ("etiquetas").

Con el tiempo esta tecnología también evolucionó y le dio paso a los algoritmos en los buscadores. Estos son una especie de función programática, que le permite al buscador ofrecer listas de resultados más pertinentes para quien hace las consultas.

Vea cómo funcionan los directorios o cómo funcionan los buscadores.

Desbordamiento de información será el reto del 2008

2008-01-04T16:14:00.000-04:30

Aunque los sistemas informáticos deberían ayudar a optimizar la jornada laboral, lo que está ocurriendo es que también interfieren en las rutinas de trabajo.

La empresa estadounidense Basex ha evaluado la forma en que los empleados usan los sistemas informáticos y de comunicación, y han concluido que la forma en que actualmente usamos el correo electrónico y otras herramientas de comunicación digital nos están haciendo menos productivos.

El volumen de información con el que debemos relacionarnos tiende a aumentar dramáticamente, y aunque las nuevas tecnologías de búsqueda facilitan el acceso a la información correcta, el excesivo caudal de información se está convirtiendo en una calamidad para muchos usuarios.

"Se trata de demasiada información. Hay demasiadas interrupciones durante la jornada laboral, que hacen que se pierda demasiado tiempo", declaró Jonathan Spira, director ejecutivo de Basex, a Yahoo News.

Según Spira, el correo electrónico, los mensajes de texto y los mensajes telefónicos constituyen las mayores interferencias. Estiman que en promedio se dedican 10 a 20 veces más minutos después de producida la interrupción, que la duración de la interrupción propiamente. En tal sentido, se indica que los empleados necesitan mucho tiempo para retomar la concentración y el ritmo de la labor que realizaban antes de ser interrumpidos.

La consultora ha realizado un cálculo estimativo del perjuicio económico que tales interrupciones tienen para las empresas y la sociedad, concluyendo que para el caso de Estados Unidos se trató de 650.000 millones de dólares en perdidas de productividad en 2006.

Internet podría colapsar por el exceso flujo de datos

2007-11-23T08:08:00.000-04:00

La consultora Nemertes Research pronostica que a mediano plazo Internet podría colapsar totalmente, a menos que los proveedores de conexión inviertan como mínimo unos 137 mil millones de dólares durante los próximos años.

La causa del posible caos digital sería el uso cada vez mayor del ancho de banda disponible en la red. El estudio estima que esta situación podría resultar en una gran calamidad dentro de dos años.

El problema no radicaría en las redes de fibra óptica y en los grandes enrutadores que conforman el sistema troncal de Internet. Según la consultora, el punto más vulnerable está en el último tramo de la conexión, es decir aquél que lleva al usuario definitivo.

A modo de ilustración Nemertes indica que los usuarios de Internet producirán a escala mundial 161 exabyte de datos durante 2007.

Un exabyte equivale a 1.100 millones de gigabytes.

Un exabyte equivale a aproximadamente 50 mil años de video en calidad DVD.

Qué es el "Search Engine Optimization" o SEO

2007-11-04T07:30:00.000-04:00

A quien le interese salir en los primeros puestos de los resultados de una búsqueda en Google, entonces debe saber más sobre "SEO", una abreviación del inglés "Search Engine Optimization".

En la medida en que más personas en todas partes del mundo utilizan los buscadores en Internet para conseguir información específica, en esa misma medida aumenta la importancia del "Search Engine Optimization", o la optimización de su página web para "motores de búsqueda" como Google o Yahoo.

En otras palabras, el SEO tiene que ver con todo lo que usted puede hacer para que su página web tenga más probabilidades de salir en los primeros lugares de una búsqueda.

La competencia en los buscadores es enorme

Seguramente, si usted tiene una página web para promocionar su agencia de viajes, le gustaría que ella apareciera entre los primeras referencias que le muestra Google a un internauta que hace una búsqueda con la palabra "viajes", o "vacaciones".

Pero usted sabe que eso no es nada fácil. Por ejemplo, al momento de escribir esta nota, cuando escribí la palabra "viajes" Google me indicó que había encontrado 1.670.000 sitios web en español relacionados con esa palabra (en una búsqueda sin indicar el idioma eran más de 71 millones de páginas).

Bastó que cambiara una letra en la búsqueda, pasando del plural "viajes" al singular ("viaje"), y de 1 millón y medio, el resultado pasó a más de 48 millones de sitios relacionados con esta palabra.

¿Cuáles son las probabilidades de que los internautas que hacen esta búsqueda encuentre el sitio web de su agencia de viajes?

Más información en Internetips.com.

Breve referencia histórica del e-mail (I)

2007-10-15T05:07:00.005-04:00

(Fragmento del libro "El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos. www.libroscograf.com)

Con esta reseña quiero poner sobre la mesa un marco de referencia útil sobre algunas de las condiciones que dieron origen al correo electrónico y las ideas que cruzaban ese proceso.

Internet dio sus primeros pasos como un proyecto de defensa de los Estados Unidos. A finales de los años 60, la Agencia de Proyectos de Investigación Avanzada del Pentágono (abreviado en inglés como ARPA) planteó la necesidad de un sistema para garantizar la comunicación entre lugares alejados en caso de ataque nuclear.

El primer nodo de aquel sistema fue instalado en la Universidad de California (UCLA), en 1969. En diciembre de ese año la pequeña red llegó a cuatro nodos, y se llamó ARPANET (Advanced Research Projects Agency Network). Esas cuatro computadoras podían transferir información a través de líneas dedicadas de alta velocidad, y los científicos e investigadores podían compartir las facilidades de otras computadoras, a distancia.

El correo electrónico fue creado en 1971 por Ray Tomlinson. En ese tiempo existía un sistema de mensajería en cada computadora (que era compartida por varios usuarios), pero no había un programa de correo propiamente dicho, que permitiera enviar un mensaje de un usuario a otro.

Lo que se hacía era colocar en un directorio predeterminado el archivo que contenía el mensaje que queríamos que fuera leído. De ese modo, cuando el destinatario quería saber si tenía correo, entraba en dicho directorio y revisaba si había algo. Como si se tratara de una especie de cartelera, pero dentro de la computadora.

Tomlinson tuvo la idea de crear un programa que permitiera enviar estos mensajes de una computadora a otra distinta. Como necesitaba separar de algún modo el nombre del usuario de la máquina desde la que se enviaba el correo, eligió la arroba (“@”) como divisor entre el nombre del usuario y el de la computadora en donde se ubica el buzón de correo.

En inglés el símbolo “@” se pronuncia “at”, que significa “en” o “en tal lugar”. En este sentido, podríamos decir “estoy en Caracas” expresándolo como “estoy @ Caracas”. Mi dirección de e-mail jucar@cograf.com, se debe leer como el buzón de correo de “jucar” ubicado en el dominio “cograf.com”.

El nombre e-mail (una contracción de “electronic mail”) viene de la analogía con el correo postal: Ambos sirven para enviar y recibir mensajes, y se utilizan “buzones intermedios” (ubicados en servidores), en donde los mensajes se guardan hasta que sus destinatarios los retiran.

Originalmente la red ARPANET tenía el propósito de que se procesaran datos a distancia, pero en esos días, lo que se movía por allí eran noticias y mensajes personales. Los investigadores estaban usando ARPANET para colaborar en proyectos, intercambiar notas sobre sus trabajos y, eventualmente, enviarse uno que otro chismecito.

No era que sólo utilizaran ARPANET para las comunicaciones persona a persona, pero había mucho entusiasmo por esta posibilidad, mucho más que por la computación a larga distancia. Eso generó mucha presión para que se desarrollara intensamente el correo electrónico y surgieran las primeras listas de distribución...

Breve referencia histórica del e-mail (II)

2007-09-10T09:00:00.003-04:00

(Fragmento del libro "El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos. www.libroscograf.com).

En 1973, se hizo la primera conexión internacional entre un servidor de la University College de Londres y el Royal Establishment, de Noruega. En 1975 se creó la primera lista de distribución de correo electrónico de ARPANET, llamada “MsgGroup” como abreviación de “Grupo de Mensajes”.

En el año 1976, la Reina Isabel de Inglaterra se convirtió en el primer Jefe de Estado en utilizar el correo electrónico. En el mismo año, los políticos norteamericanos Jimmy Carter y Walter Mondale hicieron uso diario del correo durante sus campañas electorales (entonces el precio del mensaje era de 4 dólares).

En 1979, se consideró la necesidad y posibilidad de añadir algo de emoción a los mensajes escritos y se crearon los “emoticones”, un neologismo cuya raíz es una palabra compuesta por dos palabras que en inglés significan “emoción” e “ícono”.

Estos se refieren a una secuencia de caracteres que si usted los ve con la cabeza inclinada hacia su izquierda percibirá una representación simbólica de una cara humana con una emoción. Por ejemplo, el emoticón :-) se suele utilizar para simbolizar una cara sonriente.

En 1980, aparecen las primeras listas de correo moderadas. En el año 81 surgieron explosivamente en las universidades los “grupos de discusión”. En 1982 se envió la primera carta “en cadena”.

El Colby College (en Maine, USA) fue la primera institución de enseñanza que en 1983 proporcionó una cuenta de e-mail a todos sus alumnos.

William Gibson publicó el libro de ciencia ficción “Neuromancer” en 1984, y en éste define y usa por primera vez el término “ciberespacio”.

En noviembre de 1988, Internet fue infectada por primera vez por un virus. Unas 6.000 computadoras resultaron afectadas, incluyendo servidores de la NASA, del Ejército, Universidades, etc. En el Instituto de Tecnología de Massachusset (MIT) se descubrió que el virus llegaba mediante el correo electrónico y se le denominó “gusano de Internet” (“Internet Worm”).

En 1989, las empresas norteamericanas MCI Mail y CompuServe sacaron al mercado la primera conexión de correo electrónico para Internet. En ese mismo año, Tim Berners-Lee y el Consejo Europeo de Investigación Nuclear (CERN) crearon el “hipertexto” o “hipervínculo”, o lo que usted conoce como “link”, que a su vez se convirtió en la base de la tecnología “World Wide Web” (www) en 1992, hoy más comúnmente llamada “web”, que significa “red”.

Breve referencia histórica del e-mail (III)

2007-08-08T10:00:00.002-04:00

(Fragmento del libro "El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos. www.libroscograf.com).

En marzo de 1994, una firma de abogados en USA (Canter & Siegel), publicó el primer mensaje comercial no solicitado (“spam”) para promocionar la empresa. Se trataba de un experimento, como contó después Siegel en su libro “Cómo hacer una fortuna en la autopista de la información”. Pero con el tiempo se ha convertido en uno de los dolores de cabeza más grandes de Internet.

Como puede verse al principio de esta reseña, si bien el e-mail fue creado por una élite de científicos con unos propósitos muy específicos, ellos mismos fueron arrastrados por el poder de interconexión humana de esta herramienta.

En Venezuela, la historia del e-mail es mucho más reciente, aunque las personas que lo usan en el presente tienen la sensación de haberlo utilizado toda la vida. La experiencia es tan fuerte que parece que la gente olvida cómo era su vida antes del correo electrónico.

Si bien en los años 80 algunas de las corporaciones más grandes del país contaron con sistemas privados de mensajes electrónicos, como el “CCMail”, no fue sino hasta el año 94 que comenzó a existir la posibilidad de contratar una cuenta personal de conexión a Internet, y en consecuencia, poder contar con una dirección y un buzón de correo electrónico.

Hasta el año 2000, en el país habían menos de 200 mil suscripciones pagadas a Internet, y en ese momento cada cuenta de acceso podía ser utilizada hasta por tres personas. Lo que entonces significaba un universo de unos 600 mil internautas, versus los 4.5 millones que existen para finales del 2007.

Podemos decir que el e-mail cada día tiene más importancia como herramienta de trabajo y esto supone un proceso creciente de absorción de nuestro tiempo, en una función para la que no contamos con un entrenamiento formal, o claros lineamientos que sirvan de guía en el quehacer cotidiano.

En las empresas hemos asumido las destrezas básicas de escritura como condición suficiente para garantizar las comunicaciones a través de este medio. Pero todos los días queda demostrado que no es así y que la comunicación escrita requiere de habilidades especiales, no sólo de redacción, sino de comprensión de los diferentes factores que influyen para que un mensaje a través del e-mail sea positivamente productivo.

Para adquirir esas destrezas hace falta aceptar la necesidad de entrenarnos más y mejor. Las empresas tienen el reto de implementar adecuados programas de entrenamiento e inducción en este sentido, pero los trabajadores tenemos la responsabilidad individual de prepararnos mejor de lo que hace el sistema educativo formal en materia de comunicación escrita.

Retos de los equipos virtuales de trabajo

2007-07-06T07:21:00.002-04:00

Por trabajo virtual me refiero al teletrabajo, al trabajo a distancia; al trabajo que se realiza desde lugares diferentes a la oficina, como la casa, un cibercafé, un aeropuerto, un restaurante, desde las instalaciones del cliente; o el trabajo que se hace a través de Internet en la misma empresa.

Hace una década los equipos virtuales de trabajo eran prácticamente inexistentes, pero las tecnologías de información, la globalización de la economía y un mercado necesitado de respuestas más rápidas, han estado cambiando dramáticamente los formatos de trabajar.

Por supuesto, los beneficios de los equipos virtuales de trabajo son impactantes:

• Los equipos se estructuran por sus habilidades y no por su ubicación: La gente puede trabajar a cualquier hora y en cualquier lugar.

• La productividad aumenta: El día mundial de trabajo es de 24 horas y no de 8. La gente gasta menos tiempo trasladándose al trabajo o en las rutinas de las oficinas.

• Los trabajadores cuentan con más flexibilidad, lo cual puede traducirse en más responsabilidad y creatividad.

• Las empresas pueden reducir importantes costos operativos.

Hace sólo año y medio la revista Business Week señaló que el 50% del personal de Sun Microsystem puede trabajar fuera de sus oficinas, lo que se traduce en ahorros de costos inmobiliarios de más de 300 millones de dólares al año.

Sin embargo, la tecnología más avanzada no hace que la gente sea más productiva mientras trabaja, ni que la gente comparta sus conocimientos y experiencias, o que la gente se comunique más.

Más información->

¿Por qué los mensajes escritos son ambiguos?

2007-06-20T09:19:00.001-04:00

Siempre necesitamos referencias emocionales que nos permitan contextualizar los significados de los correos electrónicos que leemos. Es una condición de los seres humanos.

Si las emociones no son claras en el mensaje escrito, entonces nosotros las agregamos y las interpretamos en forma “arbitraria” (instintiva). Es casi imposible ser "neutros" al leer un e-mail. La lectura siempre detona nuestra imaginación.

Además, en la interpretación de los mensajes escritos siempre sumamos nuestro estado de ánimo del momento y nuestros propios prejuicios.

Prueba: Lee 24 horas después un mensaje que te molestó y verás que el efecto que te produce no es el mismo.

Por estas razones es frecuente encontrar a compañeros de trabajo que de manera inconsciente gesticulan expresiones cuando están leyendo un correo electrónico, actuando lo que suponen que es “el tono” de ese mensaje.

Muchas veces uno comenta en relación a un e-mail: “Pero, por qué esta persona me está gritando”, cuando en realidad no hay ningún indicio explícito de ello en el mensaje (por ejemplo, signos de admiración).

Sólo se trata de un juicio especulativo de nuestra parte, que hacemos por lo que sentimos al leer el e-mail, o por los prejuicios que tenemos del remitente.

Este efecto suele originar en toda clase de trabajo y en los distintos niveles de empleados discusiones interminables a través de correos electrónicos.

La especulación inconciente sobre la intención del remitente de un e-mail debe ser sustituida por la búsqueda conciente de la información que necesitemos para interpretar adecuadamente un mensaje.

Nuestra sensibilidad frente a las palabras escritas

2007-05-18T09:13:00.000-04:00

Desde la posición de destinatarios, podemos contribuir significativamente a reducir el volumen de mensajes corporativos innecesarios o inapropiados que circulan en la red.

De esa manera estaríamos haciendo también un gran aporte al mejoramiento de los hábitos de comunicación escrita dentro de las empresas.

Si enviamos menos e-mails reciviremos también menos e-mails.

Uno de los retos más importantes que tenemos es dejar de reaccionar impulsivamente frente a correos electrónicos que nos hacen sentir tratados de manera inapropiada o irrespetados.

No especules sobre la intención del mensaje que lees. Es decir, no leas lo que no está en el texto y no interpretes más hayá de lo que es explícito.

Para esto es necesario estar conscientes de cómo funciona nuestros sistema perceptivo cuando estamos leyendo.

Somos muy sensibles a las emociones escritas, porque no contamos con parámetros claros que nos ayuden a comprender la magnitud de las expresiones que leemos.

A menos que el remitente tenga amplias habilidades para la comunicación escrita, las emociones en los e-mails, en la mayoría de los casos, son difíciles de interpretar correctamente de acuerdo con la intención del remitente.

Por esta razón es muy fácil equivocarse en la interpretación del tono de un mensaje escrito.

Si tienes dudas, la buena práctica gerencia es: ¡No supongas nada! Los mensajes escritos son ambuos por naturaleza. Pregúntale a tu remitente lo que no entiendas.

El e-mail en el trabajo y la diábetes informativa

2007-04-11T09:07:00.000-04:00

El doctor venezolano Pablo Liendo nos advirtió de los riesgos de esta situación en 1997, cuando acuñó el término “Diabetes Informáticus”.

Con esta expresión, el doctor Liendo se refiere al “trastorno caracterizado por la saturación de la capacidad máxima de transformar los datos recibidos en información para la acción; en forma reiterada y creciente; con preocupación para el afectado y con perjuicio a los involucrados”.

En su conferencia titulada El Papel del Tiempo y La Biología en los Nuevos Entornos Comunicacionales, el doctor Liendo nos proporciona un sucinto y útil análisis estratégico de cómo el avance de los recursos tecnológicos de comunicación han estado sobrepasando nuestra capacidad biológica de adaptación y aprovechamiento.

Así pues, es común ver a ejecutivos preocupados por cambiar sus “laptops” o teléfonos celulares con más memoria para almacenar información que nunca será consultada y mucho menos utilizada.

La conclusión más importante sobre la “infomanía” es que siempre debemos tener en mente que la mayoría de nuestros destinatarios están estresados por el volumen de información que deben gerenciar.

En consecuencia es muy fácil que le pasen por alto a nuestros e-mails, o los lean superficialmente, o no los lean completos, o simplemente nos malinterpreten.

Por esta razón, como remitentes necesitamos ser más comprensivos y pacientes. Reflexión igualmente válida para cuando tenemos la posición de destinatario.

Ironías de la “infomanía”

2007-03-22T09:02:00.000-04:00

Como parte de una investigación realizada en el 2005 por el Instituto de Psiquiatría de la Universidad de Londres, el término “infomanía” surgió para referirse a las personas adictas al correo electrónico, a la mensajería instantánea de sistemas “chats” y a los mensajes de texto a través de dispositivos móviles.

La investigación muestra claramente que el uso excesivo de e-mail, teléfonos y “chats” en el trabajo diario perturba de manera importante la concentración de la gente y su habilidad para focalizarse en actividades laborales.

Según este estudio, en trabajadores interrumpidos intensivamente por el correo electrónico, teléfonos y mensajes instantáneos, las pruebas de coeficiente intelectual caen 10 puntos. Mientras que una investigación previa realizada en la Universidad de Carleton en Canadá encontró que el impacto del fumar marihuana disminuía sólo 4 puntos las mediciones de coeficiente intelectual.

Se trata de un fenómeno sumamente complejo, ya que a pesar de la gran influencia negativa en nuestra capacidad de atención, no hay dudas que hay importantes ventajas al estar “conectados”.

Parece un círculo vicioso: Nos sentimos mal si no podemos revisar el e-mail y ese estado de ánimo a su vez afecta nuestra concentración en el trabajo.

Sabemos que la mayoría de los mensajes que recibimos son inútiles, pero estamos ansiosamente pendientes y nos importan mucho los poquitos que sí son pertinentes.

El principal punto en la investigación citada no es la intensa dedicación al correo electrónico y otros recursos para transmitir mensajes escritos digitales, sino el llamado a estar conscientes del impacto negativo que puede tener el exceso o el desbalance en la cantidad de esfuerzo que invertimos en estos medios.

¿Buscando trabajo a través de Internet?

2007-02-12T09:00:00.000-04:00

El mercado laboral puede compararse con una competencia de imagen y atracción entre dos partes: los buscadores de empleo y los empleadores. Ambos se están jugando su propia imagen permanentemente, ¿pero ambos aplican principios básicos de mercadeo?.

Quizás es fácil de entender el esfuerzo que hacen los aspirantes a ser contratados para "venderse" como un candidato ideal para un puesto determinado. Pero cuando las empresas revisan el resumen curricular en cuestion parece que son pocos los que tienen una visión estratégica de todo lo relacionado con su imagen personal a la hora de buscar empleo.

Bien sea buscando trabajo a través de un sitio especializado en ofertas de empleo (como www.empleate.com), o enviando su curriculum vitae (CV) a través del correo electrónico, o llevándolo impreso a las instalaciones de la empresa deseada: Los errores de mercadeo personal son los mismos.

Pocas diferencias son pocas probabilidades

Un típico desacierto de Mercadeo y Ventas (y de imagen) es que los candidatos se esmeran para que su resumen curricular transmita lo fantástico que son como personas (o "productos" en términos de mercadeo), en lo que se refiere a estudios realizados o empresas donde ha trabajado anteriormente.

Por estar razón, la mayoría de los resúmenes curriculares tienen demasiados datos en común y pocas diferencias sustanciales, especialmente ante los ojos del evaluador-empleador de la empresa aspirada.

Más información en Internetips.com.

¿Padeces de infomanía?

2007-01-15T08:49:00.001-04:00

¿El correo electrónico puede volverte tonto?

Bueno, si te sientes como un zombi en el trabajo o extremadamente agotado por el enorme volumen de correos electrónicos de negocio que debes gerencias, quizás debes comenzar a preocuparte.

"Infomanía" es un términos que se refiere a la gente adicta al e-mail, a la mensajería instantanea ("chats") y/o a los mensajes de texto a través del teléfono celular.

Un estudio realizado con trabajadores ingleses muestra que el coeficiente intelectual puede caer hasta 10 puntos después de mucho estrés con el teléfono, los correos electrónicos y otros tipos de mensajes electrónicos.

El estudio se hizo en el Instituto de Psiquiatría, en la Universidad de Londres, com 1.100 voluntarios, y una de sus conclusiones es que no se sabe cuánto tiempo toma recuperarse de la infomanía.

Algunos de los datos encontrados en la investigación son verdaderamente interesantes:

• 62% De los adultos revisa su correo electrónico en horas después del trabajao y en vacaciones.

• La mitad de los encuestado dijo que responde sus e-mails inmediatamente o en un lapso de una hora.

• Cerca del 20% dice que se siente "feliz" con las interrupciones en el trabajo para responder el teléfono o los e-mails.

• Pero el 80% de los participantes dice que es desconsiderado por parte de sus colegas cuando interrumpen una reunión o una conversación para atender el teléfono o el correo electrónico.