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septiembre 10, 2010

Consejos para escribir mejores e-mails

Te recomiendo que sigas los 10 consejos de Berto Pena, un escritor español especializado en organización, gestión personal y productividad:

1. Piensa por un momento si es necesario escribir ese e-mail...

2. Tienes que tener muy claro de antemano qué quieres contar y qué mensaje vas a transmitir.

3. Escribe de manera simple y precisa.

4. No inviertas tiempo en excesiva cortesía.

5. Escribe frases cortas y pocas (en mi libro recomiendo que escribas frases que tengan entre 15 y 20 palabras como máximo).

6. Planifica y estructura los e-mails que son largos, para que sean más fáciles de leer.

7. Utiliza respuestas previamente diseñadas (puedes ahorrar mucho tiempo).

8. Realiza una lectura rápida antes de enviarlo ("seguro mató a confia'o").

9. El título del e-mail ("Asunto" o "Subject") debe ser como el titular de una noticia.

10. Deja el nombre del destinatario para el final del proceso, justo antes de enviar el e-mail.

Puedes leer en detalle los consejos de Beto Pena aquí.

julio 09, 2010

Buscar, detectar, seleccionar, adquirir y consumir información

En el Centro de Investigaciones de Palo Alto (PARC), se desarrolló en los años 90' un concepto para referirse al patrón de comportamiento humano para buscar, detectar, seleccionar, adquirir y consumir información: Dieta Selectiva.

La Dieta Selectiva puede explicar de manera simple: Aspiramos la máxima ganancia por el esfuerzo dedicado para "cazar" una información que nos interesa, y aspiramos la máxima utilidad o beneficio de esa información por el tiempo invertido para consumirla.

De acuerdo a este concepto, la información es como una "presa", que tiene costos en la mente de quien navega en Internet o de quien es destinatario de correos electrónicos:

• Costos de Búsqueda e Identificación: Se refiere al tiempo utilizado para ubicar el asunto de interés, o para detectar su relevancia.

• Costos de Selección y Adquisición: Es acerca del tiempo invertido en la "persecusión" de la presa (la información que nos interesa).

• Costos de Manejo y Consumo: Tiempo de procesamiento y "digestión" de la información, después de adquirida.

• Y otros costos de oportunidad, en un momento determinado.

Las personas analizamos y procesamos estos costos en cada momento y en fracciones de segundo, según distintos componentes de información que percibimos y que voy a explicar más detalladamente en el siguiente capítulo.

Si tomamos en cuenta el elevado volumen de información que debemos manejar diariamente en el trabajo, más la cantidad creciente de correos electrónicos que recibimos, podemos decir que hacer Dieta Selectiva es un mecanismo indispensable de gerencia para ser más eficientes en el uso de nuestro tiempo y esfuerzo.

Las personas que mejor se comunican a través de mensajes escritos desarrollan la habilidad de transmitir a sus lectores los beneficios de la Dieta Selectiva: Obtener la mayor ganancia con el mínimo esfuerzo.

Por el contrario, cuando no se comprenden los principios de la Dieta Selectiva, el diseño gráfico de los sitios web o los textos en los mismos buscan que el lector se adapte a ellos... Cosa que ocurre nada más de manera excepcional…

febrero 18, 2009

¿Has escuchado hablar del "analfabetismo funcional"?

El concepto básico de analfabetismo ha cambiado mucho durante los últimos años. En 1958 la Unesco definió como analfabeta a la persona que no sabía leer o escribir algo simple. Sin embargo, otros especialistas del tema lo han definido como la incapacidad de leer o escribir.

Pero el analfabetismo funcional se considera como un "segundo grado" de analfabetismo. Supone el conocimiento de los signos alfabéticos y matemáticos, pero esto no se traduce en aplicaciones prácticas que tengan el propósito de comprender mejor la sociedad para poder desenvolverse en ella de manera más asertiva.

En algunos países en donde hay un pequeño porcentaje de personas en estado de analfabetismo de primer grado, puede existir (como de hecho existe) un alto nivel de analfabetas de segundo grado.

El analfabetismo funcional se expresa, por ejemplo, en términos de comprensión lectora, dado que el leer no sólo consiste en decodificar las letras y las palabras, sino en poder entender plenamente lo que se lee.

En otras palabras, los analfabetas funcionales son personas con dificultades para entender las ideas y conceptos escritos por otros y para comunicar en forma estructurada y adecuada los suyos propios.

Tienen la capacidad de leer y escribir para adquirir y producir conocimientos, pero sólo saben recibir datos, en forma aislada, y les cuesta mucho procesarlos correctamente o intervincularlos.

Sus hábitos de lectura se componen principalmente de anuncios publicitarios o de textos muy breves y superficiales que encuentra casualmente. Leen en forma indisciplinada, esencialmente para satisfacer su esparcimiento, pero casi nunca con el propósito de ampliar su horizonte de conocimientos en forma deliberada.

Los analfabetas funcionales no han desarrollado la habilidad de expresarse claramente por escrito, y no profundizan ni ordenan bien sus pensamientos a través de la escritura. Pueden estar investidos de títulos académicos, pero se expresan verbalmente o por escrito (formal o informalmente), como iletrados.

Tampoco saben dónde buscar o les cuesta mucho encontrar la información que requieren en un momento determinado para resolver un reto concreto.

Tienen una actitud pasiva frente al aprendizaje. Básicamente se concentran en esperar que el conocimiento les llegue ya procesado.

No desarrollan la capacidad de aprender dinámicamente y les resulta muy difícil asumir la responsabilidad de investigar y elegir el contenido específico que necesitan aprender.

Con estas consideraciones, permítame preguntarle ¿cómo y cuánto cree usted que el analfabetismo funcional está influyendo actualmente en la gerencia del correo electrónico en el trabajo?