Costos de oportunidad para los destinatarios

El procesamiento de los correos electrónicos también implica costos de oportunidad. Cada e-mail que uno envía compite con otras funciones y responsabilidades que también deben ser atendidas por el destinatario.

La sensación de ineficiencia y desorden que tenemos en el trabajo cuando debemos dejar lo que estamos haciendo (y que es importante), para atender otra necesidad "urgente", implica costos emocionales significativos.

Las decisiones de cambiar lo que se está haciendo, pueden originar estrés y ansiedad por las actividades que posponemos y nos quedan pendientes por hacer.

Por ejemplo, las personas que tienen activada la alarma automática de su buzón de e-mail, que les indica la llegada de cada nuevo mensaje, están muy expuestas a innumerables interrupciones que también producen estrés y afectan negativamente la calidad de su atención y concentración en el trabajo.

Esas interrupciones son parte del precio que paga el destinatario por gerenciar de esa manera la recepción de sus correos electrónicos.

Por otro lado, lo que le hace sentir el mensaje recibido influye de manera determinante en la acción de respuesta del destinatario. Por ejemplo, si se trata de un mensaje de crítica o reclamo, el impacto emocional y el costo del tiempo de atención suele ser muy alto y negativo. Pero los mensajes de agradecimiento o reconocimiento por un trabajo realizado, generan instantáneamente un gran estímulo positivo para ser respondidos.

Algunas consideraciones que deben hacer los destinatarios al atender cada e-mail:

¿Debe responder el mensaje?...

¿Cuánto tiempo tomaría responderlo?...

¿Cuál es la acción que supone el mensaje?... ¿Debe suspender lo que está haciendo?...

¿Qué implicaciones tendría suspender lo que estaba haciendo para responder ese e-mail?...

¿La respuesta implica que debe pararse de su puesto para buscar una información ubicada en otra parte, o debe llamar por teléfono?...

¿Cuáles son los costos y beneficios de responder el mensaje de inmediato?...

¿Ese mensaje puede esperar?... ¿Hasta cuándo podría esperar por respuesta?

Comprender la situación de tus destinatarios te permite gerenciar mejor la decisión de enviar o no ese mensaje, y en caso afirmativo, también te ayuda a visualizar las mejores prácticas en la estructuración y redacción de tus correos electrónicos.