La importancia de titular adecuadamente un correo electrónico

Interesante artículo de Jeroen Sangers, publicado en su Blog El Canasto, el 16 de febrero de 2011.

El e-mail es una de las causas de problemas en la productividad personal.

¿Cuántas veces has recibido un mensaje con un asunto que no dice nada sobre su contenido?

¿No sería mejor si al leer el asunto ya sabes de qué va el mensaje?

Mira por ejemplo estos asuntos:
* Taller
* Acción
* Ayuda
* Hola
* Urgente
* Díptico nuevo producto

Compara estos asuntos con los siguientes:
* Inscripción para taller de productividad personal
* Puntos de acción para la reunión de febrero 18
* Pregunta: ¿sabes cómo puedo contactar con el gerente de la empresa?
* Estoy interesado en los productos de tu empresa
* Urgente: necesito hoy tu texto para la revista
* ¿Puedes verificar el primer borrador del díptico para el nuevo producto?

La información en la primera lista no te sirve mucho. Estos e-mails pueden ser de todo. Además es posible que recibas varios mensajes con el mismo asunto pero que tratan de cosas completamente distintas.

Al abrir un correo con un asunto de la segunda lista sabes de antemano de qué va el mensaje. Estos asuntos también te ayudan a identificar los mensajes más importantes y urgentes si no tienes tiempo para procesar todos los e-mails.

Si todos somos conscientes de la importancia de un buen asunto del mensaje y si tomamos el tiempo para escribir un mejor asunto ganamos todos tiempo.

Un buen asunto es claro y concreto. Un buen asunto comunica qué esperas que haga el destinatario y cuál es el plazo para hacerlo.

Consejo: Si respondes a un mensaje sin asunto claro, puedes cambiar el asunto. Si luego vuelves a recibir una respuesta sabrás de qué va el mensaje.

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No te distraigas: no hagas varias cosas a la vez

¿Cada vez tienes menos tiempo para pensar?... Es muy probable que tengas un estilo de vida "multitarea".

Es decir, debes ser de las personas que están convencidas de que pueden hacer bien varias cosas a la vez. Pero algunos estudios médicos dicen lo contrario.

El correo electrónico en el trabajo parece que produce apnea. La carrera contrarreloj que se monta en la mente mientras lees tus e-mails parece dejarnos sin aire: "¿a quién responder primero?", "¿quién puede esperar?", "¿a quién debo llamar?", "¿qué debí haber terminado antes?"

La Universidad de Stanford (USA) probó la teoría de que las personas que hacen varias cosas a la vez (los multitarea intensivos), que habitualmente abren el correo, hablan por teléfono y escuchan música, son menos productivos que el resto.

El estudio reconoce que estas personas multitareas están mejor entrenadas para cambiar de foco rápidamente, pero cuando tienen toda la información delante de sus ojos no pueden separar las cosas en su cerebro y se equivocan más.

Los multitarea creen que son buenos haciendo varias cosas al mismo tiempo, pero el estudio los contradice.

La ilusión de eficacia que proporciona estar y parecer muy ocupado nos tranquiliza, e Internet genera recompensas que parecen justificar nuestra nuestra adicción digital. Pero los neurocientíficos insisten en que el cerebro humano no es bueno saltando de una tarea a otra, pues se dispersa con más facilidad de la que aceptamos.

Estas son sólo alguna de las distracciones que nos tientan todo el tiempo mientras trabajamos: Facebook, Twitter, revisar algún periódico o revista, echar un vistazo a un blog, recibir y enviar SMS, contestar al teléfono...

Te invito a que leas más sobre este tema en el reportaje que se publicó ayer en El País (España).