Consejos para escribir mejores e-mails

Te recomiendo que sigas los 10 consejos de Berto Pena, un escritor español especializado en organización, gestión personal y productividad:

1. Piensa por un momento si es necesario escribir ese e-mail...

2. Tienes que tener muy claro de antemano qué quieres contar y qué mensaje vas a transmitir.

3. Escribe de manera simple y precisa.

4. No inviertas tiempo en excesiva cortesía.

5. Escribe frases cortas y pocas (en mi libro recomiendo que escribas frases que tengan entre 15 y 20 palabras como máximo).

6. Planifica y estructura los e-mails que son largos, para que sean más fáciles de leer.

7. Utiliza respuestas previamente diseñadas (puedes ahorrar mucho tiempo).

8. Realiza una lectura rápida antes de enviarlo ("seguro mató a confia'o").

9. El título del e-mail ("Asunto" o "Subject") debe ser como el titular de una noticia.

10. Deja el nombre del destinatario para el final del proceso, justo antes de enviar el e-mail.

Puedes leer en detalle los consejos de Beto Pena aquí.

El e-mail sigue siendo clave en la decisión de compra

En algunas economías, como la norteamericana, aún el email sigue teniendo un papel clave en la decisión de compra de los consumidores. Es decir, sigue siendo un canal de mercadeo y publicidad con mucha influencia en sus destinatarios.

Según el estudio Digital Morning, el 93 por cien de los consumidores norteamericanos reciben sus productos a través del email marketing.

Es decir, los consumidores reciben a través de su correo electrónico diferentes campañas personalizadas y promociones, pero cada día emplean más los sitios web de redes sociales para interactuar entre ellos.

En Latinoamérica, la tendencia es a la inversa; las redes sociales (especialmente Facebook), poseen una situación de privilegio y el e-commerce, aún por desarrollar es una de las asignaturas pendientes para empresarios y gerentes en un continente que ya supone el 8 por cien de la población mundial de Internet.

Por supuesto, las campañas de e-mail marketing con más éxito son las que se basan en listas de destinatarios que se han construido con el permiso de los mismos o con su subscripción voluntaria a un boletín u otro servicio.

Las campañas basadas en "spam" siguen generando muy mala reputación a sus remitentes.

Más información en MarketingDirecto.com.

Buscar, detectar, seleccionar, adquirir y consumir información

En el Centro de Investigaciones de Palo Alto (PARC), se desarrolló en los años 90' un concepto para referirse al patrón de comportamiento humano para buscar, detectar, seleccionar, adquirir y consumir información: Dieta Selectiva.

La Dieta Selectiva puede explicar de manera simple: Aspiramos la máxima ganancia por el esfuerzo dedicado para "cazar" una información que nos interesa, y aspiramos la máxima utilidad o beneficio de esa información por el tiempo invertido para consumirla.

De acuerdo a este concepto, la información es como una "presa", que tiene costos en la mente de quien navega en Internet o de quien es destinatario de correos electrónicos:

• Costos de Búsqueda e Identificación: Se refiere al tiempo utilizado para ubicar el asunto de interés, o para detectar su relevancia.

• Costos de Selección y Adquisición: Es acerca del tiempo invertido en la "persecusión" de la presa (la información que nos interesa).

• Costos de Manejo y Consumo: Tiempo de procesamiento y "digestión" de la información, después de adquirida.

• Y otros costos de oportunidad, en un momento determinado.

Las personas analizamos y procesamos estos costos en cada momento y en fracciones de segundo, según distintos componentes de información que percibimos y que voy a explicar más detalladamente en el siguiente capítulo.

Si tomamos en cuenta el elevado volumen de información que debemos manejar diariamente en el trabajo, más la cantidad creciente de correos electrónicos que recibimos, podemos decir que hacer Dieta Selectiva es un mecanismo indispensable de gerencia para ser más eficientes en el uso de nuestro tiempo y esfuerzo.

Las personas que mejor se comunican a través de mensajes escritos desarrollan la habilidad de transmitir a sus lectores los beneficios de la Dieta Selectiva: Obtener la mayor ganancia con el mínimo esfuerzo.

Por el contrario, cuando no se comprenden los principios de la Dieta Selectiva, el diseño gráfico de los sitios web o los textos en los mismos buscan que el lector se adapte a ellos... Cosa que ocurre nada más de manera excepcional…

Costos de oportunidad para los destinatarios

El procesamiento de los correos electrónicos también implica costos de oportunidad. Cada e-mail que uno envía compite con otras funciones y responsabilidades que también deben ser atendidas por el destinatario.

La sensación de ineficiencia y desorden que tenemos en el trabajo cuando debemos dejar lo que estamos haciendo (y que es importante), para atender otra necesidad "urgente", implica costos emocionales significativos.

Las decisiones de cambiar lo que se está haciendo, pueden originar estrés y ansiedad por las actividades que posponemos y nos quedan pendientes por hacer.

Por ejemplo, las personas que tienen activada la alarma automática de su buzón de e-mail, que les indica la llegada de cada nuevo mensaje, están muy expuestas a innumerables interrupciones que también producen estrés y afectan negativamente la calidad de su atención y concentración en el trabajo.

Esas interrupciones son parte del precio que paga el destinatario por gerenciar de esa manera la recepción de sus correos electrónicos.

Por otro lado, lo que le hace sentir el mensaje recibido influye de manera determinante en la acción de respuesta del destinatario. Por ejemplo, si se trata de un mensaje de crítica o reclamo, el impacto emocional y el costo del tiempo de atención suele ser muy alto y negativo. Pero los mensajes de agradecimiento o reconocimiento por un trabajo realizado, generan instantáneamente un gran estímulo positivo para ser respondidos.

Algunas consideraciones que deben hacer los destinatarios al atender cada e-mail:

¿Debe responder el mensaje?...

¿Cuánto tiempo tomaría responderlo?...

¿Cuál es la acción que supone el mensaje?... ¿Debe suspender lo que está haciendo?...

¿Qué implicaciones tendría suspender lo que estaba haciendo para responder ese e-mail?...

¿La respuesta implica que debe pararse de su puesto para buscar una información ubicada en otra parte, o debe llamar por teléfono?...

¿Cuáles son los costos y beneficios de responder el mensaje de inmediato?...

¿Ese mensaje puede esperar?... ¿Hasta cuándo podría esperar por respuesta?

Comprender la situación de tus destinatarios te permite gerenciar mejor la decisión de enviar o no ese mensaje, y en caso afirmativo, también te ayuda a visualizar las mejores prácticas en la estructuración y redacción de tus correos electrónicos.

¿Cuánto estrés laboral puede producir el email?

Importantes consecuencias para la salud y ausentismo laboral están relacionados con el estrés en el trabajo.

Cada día hay más tensión en nuestras jornadas diarias y una de las oportunidades de reducirla tiene que ver con la gerencia del correo electrónico.

Las buenas prácticas en el manejo del email pueden optimizar el uso del tiempo en el trabajo y, como consecuencia, se puede reducir el estrés.

¿Sabía que, en promedio, 30% de los e-mails que recibimos cada día no son pertinentes para el destinatario?

¿Sabía qué 40% no son fáciles de comprender y 50% de las veces habría sido mejor usar la comunicación cara a cara?...

Estos son algunos de los datos revelados en la conferencia que Juan Carlos Jiménez dictó para empleados de diferentes áreas y niveles de Pfizer Venezuela el pasado mes de abril, cuyas láminas de apoyo didáctico puede ver en este link.

Jiménez es autor del libro El email en el trabajo.