En el 2006 tuve una experiencia de trabajo con una empresa muy grande e importante en su ramo, que dio origen a la idea de mi libro.
La gente del departamento administrativo estaba muy frustrada en el uso del correo electrónico. Sus responsabilidades incluían enviar ciertos mensajes corporativos de vital importancia para los empleados, pero aún así el porcentaje de respuestas era muy inferior a la esperada.
Un caso que llamó mi atención fue sobre los e-mails que enviaban a ciertos ejecutivos solicitándoles la relación de gastos de representación.
Aún después de varios mensajes "recordatorios" las respuestas rápidas que recibían de los destinatarios era muy baja. "¿Cómo era posible que los destinatarios casi no respondían si les estábamos escribiendo para pagarles?", me plateaban con cierta desesperación.
Otro caso curioso era el de los mensajes corporativos que la misma gente del departamento de administración enviaban a los empleados de diferentes áreas para informarles de cambios que ocurrían en las normas y procesos que afectaban el desempeño de sus departamentos.
¿Por qué muchos de esos mensajes parecían ser ignorados, si eran importantes para sus destinatarios?.
¿Por qué si los mensajes contenían toda la información, suficientemente bien escrita, muchos eran mal interpretados, o no eran leidos completamente, o en muchos casos los empleados sólo comprendían el asunto después de comunicarse verbalmente con el departamento administrativo?
Entrevistando directamente a los empleados pude encontrar que una de las raices de la falta de respuestas o comprensión generalizada tenía que ver con el gran volumen de mensajes diarios que ellos debían gerenciar, tanto de clientes como de compañeros de trabajo.
Aunque hoy en día resulta difícil conseguir a un profesional que no se sienta agobiado por el gran número de correos electrónicos que tiene que manejar cotidianamente, resulta más interesante el hecho de que el abuso que nosotros mismos hacemos del e-mail es el origen del volumen que nos agobia.
La sobrecarga de trabajo que cada día implica la gerencia del e-mail está influyendo cada vez más en la cantidad y calidad de lo que leemos, y en consecuencia en la calidad de la comprensión de los mensajes y la calidad de los procesos de comunicación escrita que forman parte de las relaciones laborales.
Es verdad que el e-mail nos brinda grandes beneficios, pero en muchas situaciones no es el medio de comunicación laboral más adecuado.
agosto 12, 2008
Conferencia sobre la productividad con el e-mail
El pasado 7 de agosto Juan Carlos Jiménez tuvo la oportunidad de conversar con los ejecutivos de la Gerencia de Control de Gestion Banca Corporativa del Banco Mercantil, sobre la productividad real con el correo electrónico.
"Ellos pudieron ver claramente los distintos costos involucrados en la gerencia del e-mail, como base para medir su eficiencia" indicó Jiménez.
La conferencia además hizo referencia a los distintos aspectos que determinan la efectividad de la comunicación escritas y la manera en que los destinatarios "consumen" información a través de este canal.
De unos 120 asistentes, sólo uno dijo que no estaba estresado con el e-mail en el trabajo, cuando Jiménez les preguntó al respecto.
Así mismo, los asistentes obtuvieron una serie de recomendaciones muy concretas para generar mejoras inmediatas en la gestión de sus correos electrónicos.
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