Decimos por escrito cosas que no diríamos cara-a-cara

El abuso de la virtualidad propia de los mensajes electrónicos puede afectar la confianza y el sentido de identidad de los equipos de trabajo.

La suerte de "anonimato presencial" que hay en un e-mail, especialmente cuando de relaciones laborales se trata, es una poderosa excusa detrás de la cual nos protegemos para transmitir mensajes delicados o complejos, especialmente si sospechamos que al destinatario le van a desagradar.

Es comprensible que aprovechemos la comodidad que nos brinda el e-mail para que no tengamos que enfrentar las reacciones de los compañeros de trabajo a quienes vamos a transmitir mensajes que a veces no son gratos dar o no son fáciles, porque están rodeados de emociones fuertes o pueden generarlas. Por ejemplo los reclamos, las evaluaciones, las exigencias extraordinarias, las negociaciones, los cambios drásticos, o las llamadas de atención disciplinaria, entre otras cosas.

Pero la poca conciencia de las consecuencias que pueden tener estos e-mails, hace que hoy en día en las empresas se enfrenten muchas tensiones en el ambiente de trabajo.

El correo electrónico permite que nos desinhibamos a la hora de comunicarnos en el trabajo. Pero decir las cosas "sin tapujos" no significa que nos comuniquemos mejor o que digamos lo que realmente queremos decir. De hecho, desinhibirnos puede hacer que olvidemos las sutilezas necesarias en ciertos mensajes.

Es necesario que tomemos en cuenta que algunos asuntos por escrito también pueden producir efectos colaterales en los equipos de trabajo. Para temas muy sensibles, si no se tiene una comunicación cara-a-cara o telefónica, la confianza y la credibilidad entre los miembros del equipo tiende a debilitarse, porque el destinatario siente que el e-mail ha sido utilizado como un arma y no como un puente.

El correo electrónico es una herramienta fabulosa para pasar información de forma rápida, barata y fácil, y probablemente utilicemos estos argumentos para manejar la presión del tiempo laboral y justificar el envío de mensajes escritos, cuando pudimos haber conversado personal o telefónicamente.

Pero resulta muy fácil que esa rapidez o comodidad generen significativos costos adicionales en el proceso de construcción de las relaciones personales en el trabajo. En este sentido podemos aplicar el viejo refrán que dice: "lo barato sale caro".

La gente que se ha sentido atacada por un e-mail de un compañero de trabajo, que a su vez fue copiado a los jefes, se sentirá más inclinada a ignorar otros mensajes del mismo remitente o a responderlos con retraso, como una manera de "venganza".

Según un informe publicado por la empresa Cisco Systems en septiembre de 2006, titulado “Psicología de las comunicaciones empresariales efectivas en equipos de trabajo geográficamente dispersos”, el uso indiscriminado de medios impersonales para comunicarse puede causar problemas en equipos de trabajo. Los usuarios de e-mails pueden tardar más de 4 veces en intercambiar el mismo número de mensajes que cuando se comunican cara-a-cara.

Además de que estos mensajes contribuyen a aumentar la sobrecarga de trabajo por el volumen de e-mails que debemos atender, sus destinatarios tienden a hacer una lectura adicional: "¿No soy lo suficientemente importante como para que me comuniquen esto de manera personal? ¿Cuánto realmente me valoran en esta compañía si no se pueden comunicar conmigo de forma más directa?".

Controle sus emociones con la debida madurez profesional y no envíe correos electrónicos que puedan desatar "batallas" escritas dentro de su empresa. Es preferible invertir 5 minutos en una llamada telefónica y ahorrarse 5 semanas de dimes y diretes pocos productivos.

El e-mail no es el medio más adecuado para transmitir mensajes sensibles a malas interpretaciones, producto de la carga emocional que puedan tener. Siempre terminará trabajando mucho más cuando envía estos mensajes.

Le invito a que promueva en su empresa la reflexión sobre el impacto del e-mail como herramienta de comunicación corporativa. Lea los siguientes artículos:

• La productividad con el correo electrónico.

• Recomendaciones gerenciales con el e-mail.

• Medidas empresariales sobre el e-mail en el trabajo.

También puede consultar el libro El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos.

No contestes el spam (bajo ninguna circunstancia)

Una regla de oro que todo internauta debe respetar es que nunca, y bajo ningún concepto, debe responder al SPAM.

Cuando estos te llegan es porque tu dirección de e-mail la ha generado aleatoriamente un servidor de correos electrónicos dedicado a esto. De esa manera, quedas expuesto al validar que eres un usuario activo de tu e-mail.

Para corroborar esto, la empresa de seguridad McAfee realizó un experimento que bautizaron S.P.A.M. en el que se demuestran nuestras peores sospechas: responder al SPAM es un cyber suicidio.

Para ello, McAfee contrató a 50 voluntarios de diez países a los que se les dio la orden de responder desde sus ordenadores a todos los correos de SPAM que les fueran llegando.

Los participantes del experimento también recibieron tarjetas de crédito para que compraran a su libre elección los productos ofrecidos por los spammers (ya se sabe, Rolex, Viagra, Levitra, etc...).

El resultado es que los respondedores de spam recibieron cada uno más de 70 correos electrónicos no deseados al día!

Pero la situación se agravó cuando descubrieron que ninguno de los voluntarios recibió en su domicilio lo que había comprado, con lo cual el delito digital viene acompañado de estafa.

Además, aquellos que al comprar sus presuntos Rolex dieron sus direcciones postales, empezaron a encontrarse con sus buzones físicos bombardeados con publicidad no deseada.

Visto este desastre, está claro que para los participantes del experimento la forma de volver a tener la cuenta operativa es eliminarla y crear una nueva.

Para el resto de los internautas:

1. No respondas jamás a los spammers;

2. No publiques tu dirección de e-mail en lugares visibles de la red;

3. Usa para tu cuenta personal servicio como GMail, Yahoo! ó Hotmail, que además de estar libres de virus, mantienen a raya el spam.

Gerencia mejor tu e-mail: ¿Cómo ahorrar tiempo y dinero?

Si eres un profesional que deseas ser más efectivo en la gerencia de tus correos electrónicos, obtener mejores resultados con los mensajes que envías, y te interesa dejar de perder tiempo y dinero con tu e-mail, entonces este seminario es para ti.

Es el próximo miércoles 22 de abril, de 8 am a 12:30 pm, en la Cámara de Comercio e Industria Venezolano-Alemana, CAVENAL.

La efectividad gerencial del e-mail se puede mejorar, siempre y cuando se comprendan mejor los aspectos humanos de la comunicación que caracterizan este medio.

Más información sobre este seminario.

Un año después de su primera edición

En abril de 2008 publicamos la primera edición del libro El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos, escrito por Juan Carlos Jiménez.

Un año después tenemos la satisfacción de saber que muchos profesionales y gerentes lo consideran un texto de gran utilidad práctica en su día a día.

Luego de su publicación, hemos realizado decenas de conferencias y seminarios sobre el impacto del email y la importancia de las buenas prácticas para convertirlo en una efectiva herramienta de comunicación y no una amenaza a la productividad.

Adicionalmente, el libro está disponible en disponible en Amazon.com, tanto en español como en inglés, y su versión para el Kindle, igualmente en español e inglés.

Asímismo, creamos este Blog en español y otro en inglés, para compartir investigaciones, estadísticas, casos, noticias y opiniones sobre el tema.

Y parte del contenido del libro tambié puede ser visto en Google Books.