Parte de la locura profesional a la que hemos llegado, es la sensación de trabajo que sentimos muchas veces al presionar el botón "send" del correo electrónico. Pero la responsabilidad laboral no termina ahí.
Es verdad que los destinatarios legítimos de tus e-mails tienen ciertas responsabilidades profesionales contigo, como lo son leer y actuar en correspondencia con los mensajes que les envías. Pero la realidad que ellos enfrentan se ha vuelto mucho muy compleja, y la culminación de cada trabajo casi siempre va más allá.
Una de las propiedades del e-mail en el trabajo es que deja un registro de la eficiencia de nuestras comunicaciones. Por ejemplo, si tengo que enviar demasiados "recordatorios", queda claro que mis mensajes no están siendo tomados en cuenta como "deberían".
Más allá de las responsabilidades y deberes de mis destinatarios, debo tomar en cuenta otros aspectos que influyen en mi eficiencia laboral:
1. Todo el tiempo estoy sumándole o restándole valor a mi reputación personal.
Si envío muhos mensajes cuyo objetivo es cuidar mi espalda o regañar a mis destinatarios frente a otros (a quienes envío copia), es muy probable que mis correos electrónicos sean más rápidamente ignorados.
De manera que, cuando tenga la necesidad de enviar otro tipo de e-mail, la reputación personal que he construido previamente tendrá una gran incidencia en la atención que reciba mi mensaje.
En cambio, si no envío copias innecesarias ("spam corporativo"), y mis mensajes son oportunos y están bien estructurados, mis correos electrónicos tendrán más posibilidades de ser mejor atendidos.
2. Mis mensajes compiten con muchos otros en el buzón de entrada de mis destinatarios.
Mientras más ocupado sea mi destinatario más correos electrónicos recibe de diferentes fuentes. El y ella tienen la tendencia natural de darle más tiempo y atención a los correos electrónicos que tienen más valor para ellos:
* Los que son específicamente para ellos y no en donde simplemente están copiados.
* Los que son pertinentes para su trabajo, funciones y responsabilidades.
* Los que puede identificar, procesar y archivar más fácilmente.
* Los que reciben de colegas sobre las que tienen una buena opinión.
3. Mis destinatarios están bombardeados y saturados de comunicaciones profesionales.
Ellos y ellas atienden deben atender a muchas personas por diferentes medios: cara-a-cara, por teléfono, poe e-mail, por blackberries, por mensajes de textos, unas veces en sus oficinas, otras en sus automóviles, o donde quiera que estén.
El tiempo diario que ellos disponen para atender todas sus comunicaciones es finito: Sus días también son de 24 horas. Por lo que están muy deseosos de aprovechar al máximo su tiempo, y tratan de no desperdiciar energía en correos electrónicos improductivos.
¿Cuál es la intención de cada mensaje que envío?
La respuesta a esta pregunta determina si estoy logrando los objetivos de mi trabajo. Si quiero que lean mis e-mails, que sea bien comprendido su contenido, y que mi destinatario reaccione de acuerdo a mi propósito, entonces debo dejar de pensar que mi trabajo consiste en enviar e-mails.
Sólo así tendré la posibilidad de hacer los ajustes necesarios para estructurar mejores correos electrónicos, al mismo tiempo de que me ocupo de cultivar mi reputación personal.
Puedes mejorar tus e-mails con estas recomendaciones:
* Mercadeo personal a través del e-mail
* Exigencias de los mensajes escritos
* ¿Cuánta conciencia tenemos de cómo usamos el e-mail?.
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