Una de las razones que originan el uso adecuado del correo electrónico es la poca conciencia que hay de tiempo que invertimos en gerenciarlo y, en consecuencia, en su costo.Resulta difícil establecerlo por las diversas funciones que se realizan en las empresas, pero donde Internet se usa a nivel intermedio, se invierten entre 2 y 3 horas (casi 40% del tiempo laboral).
En empresas dedicadas a tecnologías de información el nivel de uso puede ser mayor: Niveles Medios-Altos, 4-5 horas; Niveles Altos, 6 horas o más.
Los gerentes medios y altos pueden invertir 4-5 horas al día. Lo que trae como consecuencia que las 8 horas laborales no alcancen para atender todas sus responsabilidades y el sobretiempo tienda a convertirse en una práctica estándar para los ejecutivos.
En los últimos 10 años hemos realizado investigaciones al respecto en empresas bancarias, de telecomunicaciones, y de servicios. Y hemos cubierto organizaciones que tienen desde 30 empleados hasta más de 5.000.
En mi libro muestro de manera detallada cuáles son las prácticas cotidianas en la gerencia del e-mail que traen como consecuencia que entre el 40 y el 50% del tiempo actualmente invertido es improductivo: Una cantidad alarmante.
Por ejemplo, los procesos normales de discusión de cualquier trabajo, cuando ocurren a través de e-mails pueden tomar 4 veces o más del tiempo que si se hicieran cara-a-cara o telefónicamente.
En este mismo sentido, de todos los correos electrónicos en promedio recibimos al día:
* Más del 30% nos fueron copiados innecesariamente.
* Más del 40% son difíciles de leer o interpretar, y debemos releerlos varias veces o llamar por teléfono para solicitar precisiones.
* Más del 20% están acompañados de llamadas telefónicas para anuciarnos que nos enviaron un e-mail o para repetirnos el contenido del mismo (retrabajo y más retrabajo).
* Más del 40% de las veces habría sido mejor una llamada telefónica o una conversación cara-a-cara.
Estas son razones suficientes para que en las empresas se hable de este tema como un asunto de negocio, y no sólo tecnológico o de redacción.
El tiempo que estamos invirtiendo en el e-mail cada día afecta más la productividad y la rentabilidad en las empresas.
Si la gente invierte el 30 ó 40% de su tiempo laboral atendiendo correos electrónicos, entonces es un asunto de caracter financiero.
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