Recomendaciones gerenciales para que sus correos electrónicos sean más productivos, de acuerdo a sus intenciones y las características propias de este medio:
1. En cada oportunidad que vayamos a escribirlo, vale la pena detenernos un instante para que verifiquemos que el envío de ese e-mail es mejor que una llamada telefónica o una conversación cara-a-cara.
2. Evite discusiones o "aclaraciones" por escrito. Esto siempre nos lleva a correr un gran riesgo de ser malinterpretados. Además, generamos procesos más largos de intercambio de mensajes. Las discusiones son naturales y necesarias en cualquier trabajo, pero lo que más nos conviene es tenerlas a través de otros medios y enviar por e-mail solamente los acuerdos.
3. Cuando no haya más opción y sea inevitable "aclarar" un asunto por escrito, evite involucrar a terceras personas en el mensaje. No envíe copia de su aclaratoria a otros destinatarios. El mensaje tendría otras lecturas o interpretaciones.
4. A menos que hayamos establecido previamente un acuerdo con nuestro interlocutor, el correo electrónico no es el medio de comunicación laboral más adecuado si se requieren respuestas urgentes.
5. Los remitentes deben ser más explícitos con lo que esperan de sus destinatarios. Más del 40% de los e-mails que recibimos no indican lo que debemos hacer, porque el remitente lo asume como "obvio".
6. Responda los mensajes válidos y limpie su buzón. Atienda los mensajes pertinentes a su responsabilidad. Su reputación personal está en juego. Inclusive, cuando se tiene mucho trabajo su puede responder "Pedro, recibí tu mensaje. Ahora no dispongo del tiempo. Te respondo mañana".
7. Cada profesional debe desarrollar más competencias personales de redacción como una responsabilidad personal. Podemos ser muy eficientes con nuestra manera de expresarnos verbalmente, pero al hacerlo por escrito el mensaje puede ser confuso y difícil de leer.
8. Debemos tomar en cuenta el orden de procesamiento de los correos electrónicos antes de ser abiertos por parte de los destinatarios: Primero leen quien es el remitente, después revisan el título del mensaje, y después verifican si su nombre está como destinatario.
9. Utilice los "filtros" y "reglas" en las preferencias de su programa de correo electrónico. Estos permiten distribuir los e-mails que recibe (antes de ser leídos) en carpetas previamente determinadas. Así, puede destacar más los mensajes de mayor interés. La lista indiscriminada de mensajes pendientes por ser atendidos tiende a producirnos ansiedad. Pero esos filtros nos ayudan de manera automatizada a que podamos establecer más fácilmente un orden y una prioridad para revisar los e-mails recibidos.
10. Si es su caso, desactive la alarma automática de la bandeja de entrada en su buzón de correo. Así evitará interrupciones indiscriminadas y reducirá el estrés que produce el efecto de anuncio de cada mensaje que llega. Es preferible revisar su bandeja de entrada manualmente, cada cierto tiempo que usted mismo determine, según sus necesidades. Lo importante es hacerlo conciente y no como un autómata. (Las personas que usan servicios gratuitos de "web-mail", como Gmail, Hotmail o Yahoo, no disponen de una alarma automática que avise la llegada de nuevos mensajes. Deben "refrescar" ("reload") la página web para darse cuenta de ello).
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Vea más recomendaciones en el libro El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos.
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