1. Deben ventilar el tema como un asunto de negocio, que afecta la rentabilidad de las empresas. Si la gente invierte el 30 ó 40% de su tiempo atendiendo correos electrónicos, entonces es un asunto de caracter financiero que incide en la productividad.
Las organizaciones deben promover espacios de “encuentro e intercambio” en donde los empleados puedan hablar de sus inquietudes como remitentes y destinatarios, compartan sus experiencias en el trabajo diario, determinen oportunidades de mejoras y reciban asesoría. Los costos financieros asociados son de tal impacto, que este tema necesita conversarse en todos los niveles de la empresa, especialmente en la alta gerencia.
2. En este sentido, las empresas deben implementar planes específicos de entrenamiento y asesoría sobre la comunicación escrita a través del correo electrónico, dirigidos a todos sus empleados.
Hace falta formación sobre los factores que determinan la productividad del correo electrónico, y también se necesita sensibilizar a los trabajadores sobre cuándo el e-mail es apropiado y cómo debe estructurarse.
En nuestra experiencia, gracias al entrenamiento las empresas logran obtener en términos inmediatos hasta un 20% de ahorro de tiempo en la gestión de sus e-mail.
Así mismo, la gente necesita ser entrenada en el uso eficiente de su tiempo y en métodos para organizar el trabajo.
3. Las empresas necesitan establecer normas escritas comprensibles sobre el uso corporativo del correo electrónico (e-Normas), que orienten positivamente a los empleados sobre las buenas prácticas que se esperan de ellos.
Pero estas políticas internas no sólo deben establecer lo que la gente "no debe hacer" y las sanciones por hacerlo, como tiende a suceder. Tampoco deben estar sesgadas por los aspectos tecnológicos del e-mail o los de seguridad.
Al hablar de los deberes de los empleados con el e-mail, las e-Normas necesitan destacar de manera especial las ventajas individuales de cumplirlas, y deben promoverse como buenas prácticas gerenciales.
Las normas sobre el uso del correo electrónico también pueden ser parte de un documento en el que figuren también las políticas de seguridad informática, el uso correcto del software y la navegación en Internet.
4. Las empresas deben implementar planes para premiar y estimular a los empleados que asuman la iniciativa de mejorar de manera individual sus competencias de comunicación escrita.
Cuando somos remitentes activamos el proceso de comunicación, y establecemos las pautas del mismo. De manera que al mejorar este rol y nuestra habilidad de comunicarnos por escrito, automáticamente mejoramos el rendimiento profesional y el de la empresa.
5. Una innovación sería establecer en las empresas "plazos de respuesta". Es decir, que la gente cuente con un lapso determinado para responder los correos de sus compañeros de trabajo.
¿Qué pasaría si la gente dispusiera formalmente hasta 4 ó 6 horas laborales para responder las solicitudes internas?
* Se dejaría de utilizar el e-mail para requerimientos urgentes, los cuales se gerencian mejor a a través de una llamada telefónica o una conversación cara-a-cara.
* Bajaría el volumen de mensajes escritos indiscriminadamente.
* Bajaría el estrés y la ansiedad de los empleados.
* Mejoraría el ambiente laboral.
Con una medida de este tipo, todas las necesidades que necesitan atención urgente a través del e-mail se acordarían previamente entre las partes, y se obtendría más eficiencia.
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Más recomendaciones: El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos.
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