No hay dudas de que el e-mail nos ha proporcionado ventajas trascendentales como herramienta de comunicación, trabajo, estudio, investigación y archivo, con una influencia creciente en todos los aspectos de la vida de la gente, en todos los países y culturas.Pero el proceso de asimilación del e-mail se ha dado, prácticamente, sin suficiente preparación. En algunos casos se da entrenamiento sobre el funcionamiento de un programa específico de correo electrónico (por ejemplo el "Outlook"). En otros casos hay "políticas" de uso del e-mail, pero principalmente cubren necesidades de seguridad y control de los sistemas informáticos.
Hemos asumido que saber escribir es automáticamente saber redactar bien, y esto es suficiente para comunicarnos por escrito con eficiencia. A veces pensamos que si escribimos como hablamos nos entenderán. Pero resulta más difícil dominar correctamente la comunicación escrita que la verbal y la no-verbal.
Ahora el correo electrónico ejerce una gran influencia en nuestra imagen personal. La cantidad de mensajes que enviamos, la redacción de los mismos, su extensión y hasta la hora en que escribimos dice mucho de nuestra calidad como profesionales.
La velocidad de respuesta de los mensajes válidos que recibimos, si los leemos con detenimiento y hasta si enviamos copia del mensaje a otros destinatarios son algunos de los aspectos que contribuyen a formar una reputación pública de nuestro desempeño laboral.
Algunas expresiones cada día más frecuentes en el trabajo:
"Parece que Pedro no tiene más nada que hacer que enviar e-mails. A cada rato están llegando sus mensajes. Son larguísimos y cuesta mucho entender su redacción".
"María si es desconsiderada: Se la pasa enviando cadenas. ¿Acaso no sabe que estoy muy ocupado y que no tengo tiempo para esas tonterías? Además, me llenan mi buzón y evitan que me lleguen otros mensajes que sí son importantes".
"José siempre copia todos los mensajes al jefe: No se puede confiar en él. Se que debemos documentar los procesos. ¿Pero por qué no me llamó primero para hablar del asunto? Habríamos aclarado la situación y después podía escribir el mensaje con lo que acordamos".
Si a estos casos agregamos la gran cantidad de correos "spam" o "correos basura" que nos llegan, y el volumen de mensajes de los nos llegan copias innecesarias, es comprensible el estrés creciente en el trabajo derivado del e-mail.
La productividad que tenemos con esta herramienta en buena medida está asociada a nuestra reputación personal. Es decir, si logramos o no el propósito de un mensaje eso refleja nuestra efectividad en el manejo del e-mail. Por ejemplo, si escribimos "demasiados" correos es muy probable que los destinatarios nos comiencen a ignorar, especialmente los que están en el campo de los copiados ("Cc").
Si queremos mejorar nuestra efectividad con el e-mail, necesitamos comprender cómo actúan y qué valoran más los destinatarios de nuestros mensajes escritos, para poder influir positivamente en sus percepciones y actitudes.
Igualmente, debemos tratar a cada destinatario de la manera más personalizada posible, tomando en cuenta el impacto emocional que pueden tener las palabras escritas y la estructura del e-mail.
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