Una de las razones por la cual el e-mail se usa de manera discriminada es la falta de conciencia de los costos involucrados. La mayoría de la gente ni siquiera los sospecha. Más allá de los costos tecnológicos (que no son pocos), el correo electrónico puede significar altos costos laborales de desempeño, y las empresas deberían hacer un esfuerzo sostenido por comunicarlos a sus empleados. Es una manera de ayudar a mejorar la productividad con sus comunicaciones escritas corporativas.
Por ejemplo, para calcular el costo de la lectura usted puede utilizar esta fórmula: ERD x (T1 + T2) x SD x NE, en donde:
* ERD es la cantidad de e-mails recibidos diariamente, sin incluir correos basura o correos que no tienen que ver con el trabajo.
* T1 es el tiempo promedio de lectura de cada mensaje.
* T2 es el tiempo promedio de recuperación por la interrupción que un e-mail puede significar con respecto a otras funciones laborales.
* SD es el promedio del salario diario de los empleados de la empresa, en términos de minutos.
* NE es el número de empleados que en la empresa utilizan e-mail.
Pudimos probar esta fórmula con una importante organización venezolana del sector financiero, con 480 empleados.
El promedio de e-mails que ellos reciben diariamente es de 40.
El tiempo promedio de lectura de cada e-mail y de recuperación de la interrupción lo redondeamos en 2 minutos (lo que significa un promedio de 1 hora y 20 minutos diarios leyendo e-mails, ó 15% del día de cada empleado).
El costo promedio del minuto laboral de los empleados de esta empresa es de US$ 0.50. Lo que significa que el costo promedio de lectura de cada correo electrónico es de 1 dólar.
Tomamos como base 250 días al año laborables y aplicamos la fórmula antes mencionada.
Así encontramos que en esta empresa (con sus características), tiene un costo anual de la lectura de sus correos electrónicos de 4.8 millones de dólares US.
Tome en cuenta que este monto no incluye costos de la escritura de los mensajes, las lamadas telefónicas para avisar o validar e-mails, ni las tecnologías de operación y seguridad.
Usted también puede aplicar esta fórmula en su equipo de trabajo, departamento o empresa. Y si lo necesita puede solicitar nuestra ayuda.
No hay comentarios:
Publicar un comentario