No es fácil saber si uno es ineficiente con el e-mail, especialmente si uno maneja Internet a diestra y siniestra. Pero si tus bandejas de mensajes están "recalentadas", entonces tienes razones para pensar en cómo mejorar. Llevo cierto tiempo comparando el llamado "recalentamiento global" con la situación del e-mail que deben enfrentar muchas empresas y profesionales.
Ambos casos tienen mucho en común, pero quiero destacar 3 aspectos claves:
Primero: Ambos son procesos en crecimiento alarmante, tanto por su velocidad como por su alcance.
El cambio climático cada día que pasa nos afecta más, no sólo de manera colectiva sino también individual. Asímismo, la cantidad de correos electrónicos que debemos atender en el trabajo tiende a crecer de manera estresante, con cada día que pasa.
Segundo: En ambas situaciones hay responsabilidad global, pero también personal.
La manera boráz en que ciertas naciones se han desarrollado en los últimos 50 años es una de las bases del grave cambio climático que vive hoy el mundo.
Pero cada uno de nosotros, como individuos, también tenemos un grado importante de incidencia en la situación cada vez que hacemos un uso irracional de ciertos recursos energéticos.
Tercero: Hace falta más conciencia sobre estos temas, que se traduzca en acciones prácticas.
Si uno lee el libro o ve la película "An Inconvenient Truth" (de Al Gore), podría pensar que hay cierta conciencia general sobre el impacto y el alcance del cambio climático. Pero no es así, como el mismo Gore alerta.
En consecuencia, podríamos decir que hay aún menos conciencia sobre la responsabilidad personal en el recalentamiento global, y aún menos sobre lo que cada quien puede hacer para enfrentar la situación.
Pues esta es una situación muy similar a la que ocurre con la sobrecarga de información alrededor del correo electrónico en el trabajo.
Muy pocas organizaciones están abordando el recalentamiento digital sin limitarse al enfoque tecnocrático, con programas y "normas" de seguridad. Y es difícil encontrar empresas que entrenen a sus empleados en el uso del e-mail como herramienta de comunicación. Esta necesidad no es muy obvia.
Adicionalmente, de manera individual, no es menos fácil saber si uno es ineficiente con el e-mail, especialmente si uno maneja Internet a diestra y siniestra.
Cuando le digo a la gente que necesitamos entrenarnos para gerenciar mejor el correo electrónico en el trabajo, al principio la mayoría piensa que es algo que no necesita porque sabe manejar su programa de e-mail y sabe escribir.
Pero los retos más importantes son otros:
En promedio, muchos pasamos la mitad del tiempo de nuestro día laboral gerenciando correos electrónicos. Y de todo ese tiempo la mitad suele ser improductivo, ineficiente o sin efectividad. Por lo tanto, si uno:
1. Comprende mejor los diferentes aspectos que inciden en la eficiencia del e-mail como medio;
2. Y aplica buenas prácticas de comunicación escrita;
Podrías ganar en términos inmediatos --por lo menos-- un 20% más de tiempo al día!
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¿Cuánta conciencia tenemos de cómo usamos el e-mail?*
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