Uno de los defectos más frecuentes en los correos electrónicos es la baja calidad del título: Si no es útil para el destinatario es muy probable que no lo lea o le resulte muy difícil hacerle seguimiento.Dependiendo del programa que usted utilice para manejar su correo electrónico, el título de sus e-mails es el campo de "Subject" o el "Asunto": Uno de los elementos más importante para sus destinatarios en el trabajo.
Sus clientes, proveedores o compañeros de trabajo quieren poder diferenciar fácil y rápidamente un e-mail de otro. Eso les permite ser más productivos cuando están revisando y organizando su congestionado buzón de correos electrónicos.
Y en un momento determinado, ellos también quieren poder encontrar de manera rápida y fácil uno o un grupo de e-mails relacionados con un tema en particular.
En ambos casos, el título de su mensaje es el recurso clave que le permite a sus destinatarios ser más eficientes con el tiempo que invierten en el correo electrónico.
Títulos inapropiados para e-mails
Estos son sólo ejemplos, que quitan tiempo y generan más trabajo en la gerencia del e-mail:
* En el texto
* Asuntos varios
* Asunto urgente
* Temas pendientes
* Urgente
* Contacto
* Pregunta
* Respuesta
* Para tu información
* Solicitud de información
* Información solicitada
* Atención
* Comunicado
* Información para todos
* Lee esto
* (Sin título) = El peor de todos...
Como remitente, usted también pirede
Cuando envía correos electrónicos con esta clase de título su imagen personal y su reputación profesional se deteriora: Ellos transmiten poco valor, aprecio y respeto hacia sus destinatarios.
De una u otra manera, títulos tan ambiguos y escuetos transmiten que usted es muy egoista, o muy flojo, o que tiene poca claridad del sentido de la comunicación escrita.
Fue muy cómodo para usted escribir estos títulos cortos, porque tenía mucho apuro y en ese momento contaba con poco tiempo. Pero para su destinatario el título de su e-mail representa:
1. Una dificultad para distinguir su correo electrónico en una extensa lista de otros mensajes que tienen títulos iguales o muy similares.
2. La dificultad de identificar fácil y rápifamente su mensaje cuando tenga que buscarlo después, cuando necesite hacer seguimiento a un proyecto o a un tema de trabajo.
Estas dos situaciones significan para su destinatario pérdida de tiempo y un alto costo de oportunidad. El poco tiempo que él dispone para gerenciar su "in-box", sobre saturado de correos electrónicos, lógicamente tiende a invertirlo en los mensajes que percibe que tienen más valor.
Si su intención es comunicarse como remitente de esta clase de títulos, las probabilidades de que su mensaje sea leido y tomado en cuenta disminuyen, porque el destinatario lo pasará por alto.
Regla de oro para titular un e-mail profesional:
Si por alguna razón el destinatario no abre su correo electrónico, el título del mismo debe darle una idea concreta del contenido del mensaje. Esto influye de manera crucial en la decisión de él para prestarle atención y leer su mensaje.
Le recomiendo que lea:
* Ejemplos de títulos apropiados para e-mails.
* Qué debe tomar en cuenta para escribir mejores títulos de e-mails.
También le recomiendo que lea mi libro El e-mail en el trabajo. Le proporcionará más recomendaciones prácticas para ser más eficiente en sus comunicaciones escritas.
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