El título de un e-mail es de buena calidad si realmente ayuda a su destinatario a diferenciar su mensaje y hacerle segumiento, en medio de los ya congestionados buzones de correos electrónicos.En el Internetips anterior, le sugerí que considerara la siguiente recomendación como una regla de oro para titular un e-mail de manera profesional:
Si por alguna razón el destinatario no abre su correo electrónico, el título del mismo debe darle una idea concreta del contenido del mensaje. Esto influye de manera crucial en la decisión de él para prestarle atención y leer su mensaje.
En este sentido, los siguientes ejemplos persiguen ofrecerle una referencia de títulos apropiados para e-mails en el trabajo, en contraste con títulos ambiguos.
Título Ambiguo: Reunión
Título Preferible: Reunión, lunes 18, 2pm, sobre el presupuesto
TA: Necesito información
TP: ¿Puedes enviarme el número de teléfono de la empresa X?
TA: Solicitud de información
TP: Necesito informe X para mañana antes de las 10 am
TA: Reporte importante
TP: Anexo reporte de ventas de la semana pasada en Valencia
TA: Información solicitada
TP: Anexo presupuesto de la reparación de oficina en Mérida
TA: Reunión urgente
TP: ¿Podemos reunirnos mañana a las 9am en tu oficina?
TA: Reunión corporativa
TP: Encuentro de gerentes de venta. Jueves 20, 5 pm. Auditorio
TA: Presentación
TP: Láminas de la presentación que vimos ayer en la tarde
TA: Pregunta
TP: ¿Recibieron el reporte de horas extras de la semana pasada?
TA: Información para todos
TP: Nuevas orientaciones sobre el uso del uniforme corporativo
TA: A todo el personal
TP: Lineamientos sobre el uso del uniforme corporativo
Como puede ver, los títulos de los e-mails pueden ser concretos sin ser demasiado cortos y escuetos.
Edite el título del e-mail si es necesario
En función del mejoramiento de sus procesos de comunicación escrita en el trabajo, cuando reciba e-mails importantes cuyo título es inapropiado o ambiguo, edite el título.
Paradógicamente, es muy probable que su destinatario pase por alto su respuesta, si el título de su e-mail no de diferencia suficientemente en el buzón de entrada de él.
Además, a usted le resultará más fácil encontrar su respuesta en la bandeja de salida, si en el futuro debe buscarla.
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