Debe tomar más en cuenta la forma en que sus destinatarios gerencian sus buzones de correo electrónico y debe mejorar la gerencia de su ego frente a la comunicación escrita.La gente en el trabajo que recibe e-mails, tus destinatarios, cada día están más ocupados y presionados con el uso del tiempo.
Sus colegas de su empresa, sus proveedores, sus clientes, y todas sus audiencias, todos los días deben atender una gran cantidad de e-mails: Es un medio en creciente recalentamiento.
Alrededor del 50% de los mensajes que ellos deben gerenciar no le son pertinentes o útiles; bien sea porque les fueron copiados innecesariamente, o porque temáticamente son irrelevantes. Así que él está muy predispuesto: La mitad de los e-mails que recibe le hacen perder tiempo o no son fáciles de procesar.
A la hora de gerenciar el correo electrónico, sus destinatarios quieren obtener el mayor beneficio posible con el menor esfuerzo. Lo que significa, entre otras cosas, poder diferenciar fácilmente unos e-mails de otros y, en consecuencia, poder decidir rápidamente qué hacer con ellos. En esto radica la importancia del título en los correos electrónicos.
El impacto del ego en el e-mail
Cuando estamos en la posición de remitente, tenemos la tendencia natural a actuar de manera mecánica e impulsiva con el correo electrónico. Así, nos resulta difícil controlar nuestra propia perspectiva de lo que nos comunicamos y nos cuesta ponernos en los zapatos de los destinatarios.
No estamos habituados a detenernos para considerar qué estarán haciendo nuestros destinatarios o cómo podrían interpretar cada mensaje que les enviamos.
Cuando escribimos un e-mail escuchamos el tono de nuestra voz, pero no nos acordamos que los destinatarios no pueden escucharlo. Lo que nos lleva a sobrestimar nuestra capacidad de transmitir o interpretar por escrito la intención y el tono de nuestros mensajes.
Igualmente, sentimos que nuestros destinatarios nos interpretarán bien. Asumimos que tienen suficiente información sobre nuestras intenciones y motivaciones. En otras palabras, el ego natural nos hace asumir, suponer o dar por obvio (esto ocurre en todas las instancias de comunicación interpersonal).
Por estas razones la efectividad y la eficiencia del correo electrónico, como medio de comunicación en el trabajo, está altamente supeditada a la madurez que hace falta para gerenciar el ego de manera apropiada.
Además, el e-mail es más ambiguo que la voz
Lo que tú escribes en un correo electrónico no siempre es lo que tus destinatarios leen. Es muy difícil que un e-mail tenga las claves no-verbales de la comunicación oral, a menos que usted tenga las habilidades de un buen escritor, para compensar por escrito los aspectos gestuales de la comunicación interpersonal.
Sus creencias y expectativas determinan la forma en la que su destinatario lee e interpreta sus e-mail. La ambiguedad propia de los mensajes escritos explica por qué cierto ripo de e-mails siempre corren riesgos de ser mal interpretados, especialmente los que tienen que ver con emociones fuertes.
Cuando usted piensa en su destinatario como cliente, asume la postura mental necesaria para buscar de manera conciente ponerse en su posición. De esta manera puede controlar mejor el ego y tener más asertividad para satisfacer las expectativas de los destinatarios.
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