La importancia de titular adecuadamente un correo electrónico

Interesante artículo de Jeroen Sangers, publicado en su Blog El Canasto, el 16 de febrero de 2011.

El e-mail es una de las causas de problemas en la productividad personal.

¿Cuántas veces has recibido un mensaje con un asunto que no dice nada sobre su contenido?

¿No sería mejor si al leer el asunto ya sabes de qué va el mensaje?

Mira por ejemplo estos asuntos:
* Taller
* Acción
* Ayuda
* Hola
* Urgente
* Díptico nuevo producto

Compara estos asuntos con los siguientes:
* Inscripción para taller de productividad personal
* Puntos de acción para la reunión de febrero 18
* Pregunta: ¿sabes cómo puedo contactar con el gerente de la empresa?
* Estoy interesado en los productos de tu empresa
* Urgente: necesito hoy tu texto para la revista
* ¿Puedes verificar el primer borrador del díptico para el nuevo producto?

La información en la primera lista no te sirve mucho. Estos e-mails pueden ser de todo. Además es posible que recibas varios mensajes con el mismo asunto pero que tratan de cosas completamente distintas.

Al abrir un correo con un asunto de la segunda lista sabes de antemano de qué va el mensaje. Estos asuntos también te ayudan a identificar los mensajes más importantes y urgentes si no tienes tiempo para procesar todos los e-mails.

Si todos somos conscientes de la importancia de un buen asunto del mensaje y si tomamos el tiempo para escribir un mejor asunto ganamos todos tiempo.

Un buen asunto es claro y concreto. Un buen asunto comunica qué esperas que haga el destinatario y cuál es el plazo para hacerlo.

Consejo: Si respondes a un mensaje sin asunto claro, puedes cambiar el asunto. Si luego vuelves a recibir una respuesta sabrás de qué va el mensaje.

Visita el Blog El Canasto

No te distraigas: no hagas varias cosas a la vez

¿Cada vez tienes menos tiempo para pensar?... Es muy probable que tengas un estilo de vida "multitarea".

Es decir, debes ser de las personas que están convencidas de que pueden hacer bien varias cosas a la vez. Pero algunos estudios médicos dicen lo contrario.

El correo electrónico en el trabajo parece que produce apnea. La carrera contrarreloj que se monta en la mente mientras lees tus e-mails parece dejarnos sin aire: "¿a quién responder primero?", "¿quién puede esperar?", "¿a quién debo llamar?", "¿qué debí haber terminado antes?"

La Universidad de Stanford (USA) probó la teoría de que las personas que hacen varias cosas a la vez (los multitarea intensivos), que habitualmente abren el correo, hablan por teléfono y escuchan música, son menos productivos que el resto.

El estudio reconoce que estas personas multitareas están mejor entrenadas para cambiar de foco rápidamente, pero cuando tienen toda la información delante de sus ojos no pueden separar las cosas en su cerebro y se equivocan más.

Los multitarea creen que son buenos haciendo varias cosas al mismo tiempo, pero el estudio los contradice.

La ilusión de eficacia que proporciona estar y parecer muy ocupado nos tranquiliza, e Internet genera recompensas que parecen justificar nuestra nuestra adicción digital. Pero los neurocientíficos insisten en que el cerebro humano no es bueno saltando de una tarea a otra, pues se dispersa con más facilidad de la que aceptamos.

Estas son sólo alguna de las distracciones que nos tientan todo el tiempo mientras trabajamos: Facebook, Twitter, revisar algún periódico o revista, echar un vistazo a un blog, recibir y enviar SMS, contestar al teléfono...

Te invito a que leas más sobre este tema en el reportaje que se publicó ayer en El País (España).

Email sigue siendo el mejor canal de atención al cliente

(Fragmento de reseña tomada de PuroMarketing.com)

Las nuevas tendencias del marketing, especialmente en el entorno digital, están motivando a las marcas a ser más interactivas y comprometidas con sus clientes. Y para ello, el trato tanto en los procesos estratégicos como en la comunicación requieren de un acercamiento más humano e individual.

Según se desprende de un reciente estudio de Alterian entre profesionales del marketing, casi tres cuartas partes de los encuestados (72%) coincidieron en que el correo electrónico es sin lugar a dudas el canal y la herramienta más importantes para iniciar y crear experiencias personalizadas con los clientes, superando a otros como los propios medios de comunicación o sitios web (56%), los social media (53%) o la publicidad directa (59%).

En este sentido cabe destacar que el 9% de los encuestados afirmo no utilizar ninguno de los canales mencionados para desarrollar una experiencia personalizada con el cliente. Mientras que aquellos que no pueden o disponen de acceso a todos los canales para este objetivo, reconocen de su importancia.

Más información en PuroMarketing.com.

Consejos para escribir mejores e-mails

Te recomiendo que sigas los 10 consejos de Berto Pena, un escritor español especializado en organización, gestión personal y productividad:

1. Piensa por un momento si es necesario escribir ese e-mail...

2. Tienes que tener muy claro de antemano qué quieres contar y qué mensaje vas a transmitir.

3. Escribe de manera simple y precisa.

4. No inviertas tiempo en excesiva cortesía.

5. Escribe frases cortas y pocas (en mi libro recomiendo que escribas frases que tengan entre 15 y 20 palabras como máximo).

6. Planifica y estructura los e-mails que son largos, para que sean más fáciles de leer.

7. Utiliza respuestas previamente diseñadas (puedes ahorrar mucho tiempo).

8. Realiza una lectura rápida antes de enviarlo ("seguro mató a confia'o").

9. El título del e-mail ("Asunto" o "Subject") debe ser como el titular de una noticia.

10. Deja el nombre del destinatario para el final del proceso, justo antes de enviar el e-mail.

Puedes leer en detalle los consejos de Beto Pena aquí.

El e-mail sigue siendo clave en la decisión de compra

En algunas economías, como la norteamericana, aún el email sigue teniendo un papel clave en la decisión de compra de los consumidores. Es decir, sigue siendo un canal de mercadeo y publicidad con mucha influencia en sus destinatarios.

Según el estudio Digital Morning, el 93 por cien de los consumidores norteamericanos reciben sus productos a través del email marketing.

Es decir, los consumidores reciben a través de su correo electrónico diferentes campañas personalizadas y promociones, pero cada día emplean más los sitios web de redes sociales para interactuar entre ellos.

En Latinoamérica, la tendencia es a la inversa; las redes sociales (especialmente Facebook), poseen una situación de privilegio y el e-commerce, aún por desarrollar es una de las asignaturas pendientes para empresarios y gerentes en un continente que ya supone el 8 por cien de la población mundial de Internet.

Por supuesto, las campañas de e-mail marketing con más éxito son las que se basan en listas de destinatarios que se han construido con el permiso de los mismos o con su subscripción voluntaria a un boletín u otro servicio.

Las campañas basadas en "spam" siguen generando muy mala reputación a sus remitentes.

Más información en MarketingDirecto.com.

Buscar, detectar, seleccionar, adquirir y consumir información

En el Centro de Investigaciones de Palo Alto (PARC), se desarrolló en los años 90' un concepto para referirse al patrón de comportamiento humano para buscar, detectar, seleccionar, adquirir y consumir información: Dieta Selectiva.

La Dieta Selectiva puede explicar de manera simple: Aspiramos la máxima ganancia por el esfuerzo dedicado para "cazar" una información que nos interesa, y aspiramos la máxima utilidad o beneficio de esa información por el tiempo invertido para consumirla.

De acuerdo a este concepto, la información es como una "presa", que tiene costos en la mente de quien navega en Internet o de quien es destinatario de correos electrónicos:

• Costos de Búsqueda e Identificación: Se refiere al tiempo utilizado para ubicar el asunto de interés, o para detectar su relevancia.

• Costos de Selección y Adquisición: Es acerca del tiempo invertido en la "persecusión" de la presa (la información que nos interesa).

• Costos de Manejo y Consumo: Tiempo de procesamiento y "digestión" de la información, después de adquirida.

• Y otros costos de oportunidad, en un momento determinado.

Las personas analizamos y procesamos estos costos en cada momento y en fracciones de segundo, según distintos componentes de información que percibimos y que voy a explicar más detalladamente en el siguiente capítulo.

Si tomamos en cuenta el elevado volumen de información que debemos manejar diariamente en el trabajo, más la cantidad creciente de correos electrónicos que recibimos, podemos decir que hacer Dieta Selectiva es un mecanismo indispensable de gerencia para ser más eficientes en el uso de nuestro tiempo y esfuerzo.

Las personas que mejor se comunican a través de mensajes escritos desarrollan la habilidad de transmitir a sus lectores los beneficios de la Dieta Selectiva: Obtener la mayor ganancia con el mínimo esfuerzo.

Por el contrario, cuando no se comprenden los principios de la Dieta Selectiva, el diseño gráfico de los sitios web o los textos en los mismos buscan que el lector se adapte a ellos... Cosa que ocurre nada más de manera excepcional…

Costos de oportunidad para los destinatarios

El procesamiento de los correos electrónicos también implica costos de oportunidad. Cada e-mail que uno envía compite con otras funciones y responsabilidades que también deben ser atendidas por el destinatario.

La sensación de ineficiencia y desorden que tenemos en el trabajo cuando debemos dejar lo que estamos haciendo (y que es importante), para atender otra necesidad "urgente", implica costos emocionales significativos.

Las decisiones de cambiar lo que se está haciendo, pueden originar estrés y ansiedad por las actividades que posponemos y nos quedan pendientes por hacer.

Por ejemplo, las personas que tienen activada la alarma automática de su buzón de e-mail, que les indica la llegada de cada nuevo mensaje, están muy expuestas a innumerables interrupciones que también producen estrés y afectan negativamente la calidad de su atención y concentración en el trabajo.

Esas interrupciones son parte del precio que paga el destinatario por gerenciar de esa manera la recepción de sus correos electrónicos.

Por otro lado, lo que le hace sentir el mensaje recibido influye de manera determinante en la acción de respuesta del destinatario. Por ejemplo, si se trata de un mensaje de crítica o reclamo, el impacto emocional y el costo del tiempo de atención suele ser muy alto y negativo. Pero los mensajes de agradecimiento o reconocimiento por un trabajo realizado, generan instantáneamente un gran estímulo positivo para ser respondidos.

Algunas consideraciones que deben hacer los destinatarios al atender cada e-mail:

¿Debe responder el mensaje?...

¿Cuánto tiempo tomaría responderlo?...

¿Cuál es la acción que supone el mensaje?... ¿Debe suspender lo que está haciendo?...

¿Qué implicaciones tendría suspender lo que estaba haciendo para responder ese e-mail?...

¿La respuesta implica que debe pararse de su puesto para buscar una información ubicada en otra parte, o debe llamar por teléfono?...

¿Cuáles son los costos y beneficios de responder el mensaje de inmediato?...

¿Ese mensaje puede esperar?... ¿Hasta cuándo podría esperar por respuesta?

Comprender la situación de tus destinatarios te permite gerenciar mejor la decisión de enviar o no ese mensaje, y en caso afirmativo, también te ayuda a visualizar las mejores prácticas en la estructuración y redacción de tus correos electrónicos.

¿Cuánto estrés laboral puede producir el email?

Importantes consecuencias para la salud y ausentismo laboral están relacionados con el estrés en el trabajo.

Cada día hay más tensión en nuestras jornadas diarias y una de las oportunidades de reducirla tiene que ver con la gerencia del correo electrónico.

Las buenas prácticas en el manejo del email pueden optimizar el uso del tiempo en el trabajo y, como consecuencia, se puede reducir el estrés.

¿Sabía que, en promedio, 30% de los e-mails que recibimos cada día no son pertinentes para el destinatario?

¿Sabía qué 40% no son fáciles de comprender y 50% de las veces habría sido mejor usar la comunicación cara a cara?...

Estos son algunos de los datos revelados en la conferencia que Juan Carlos Jiménez dictó para empleados de diferentes áreas y niveles de Pfizer Venezuela el pasado mes de abril, cuyas láminas de apoyo didáctico puede ver en este link.

Jiménez es autor del libro El email en el trabajo.

Efectos del email en la salud laboral

Ayer tuve la oportunidad de dar una primera conferencia en Pfizer Venezuela sobre este tema.

Ahí expuse algunos de los orígenes de la sobre carga de correos electrónicos que cada día muchos profesionales deben gerenciar.

Es un círculo vicioso: Mientras más e-mails tengo que atender termino generando aún más e-mails.

Una de las alternativas más efectivas para frenar este ciclo comienza por entender tres aspectos:

1. En qué situaciones el e-mail es un medio pertinente y en cuáles no.

2. Las comunicaciones escritas tienen aspectos no-verbales que debes conocer y dominar.

3. La manera en que las personas consumimos información escrita tiene un peso determinante en cómo los destinatarios leerán tus correos electrónicos.

Estos aspectos los abordo ampliamente en mi libro El e-mail en el trabajo. También puedes consultar el índice del libro.

Y estas son las láminas de apoyo didáctico que utilicé en la conferencia:

El correo electrónico y la salud laboral

View more presentations from Juan Carlos Jiménez.

Cómo consumimos información escrita

Las personas actuamos frente a la información de una manera similar a como los animales salvajes cazan a sus presas. Así lo plantean los estudios sobre búsqueda de información (information foraging) de Peter Pirolli y Stuard Card, en el Centro de Investigaciones de Palo Alto (PARC).

Pirolli desarrolló un modelo cognitivo que permite analizar cualitativamente los patrones del comportamiento humano cuando interactua con información, bien sea para buscarla, detectarla o consumirla.

Por ejemplo, al hojear un peródico tendemos a ver primero los titulares de las noticias. Su contenido nos ayuda a decidir si vale la pena o no profundizar en esa información.

Sin embargo, hay otros aspectos que igualmente inciden en nuestra percepción sobre la relevancia de la información. Tal es el caso de la cantidad, la cual puede disuadirnos de “consumirla” si “olfateamos” que requiere demasiado esfuerzo, o si percibimos que el beneficio que obtendremos de la lectura no justifica su consumo.

Si aplicamos el modelo al comportamiento de los animales salvajes, podemos entender por qué las fieras igualmente no deciden cazar los animales más grandes, aunque teóricamente representen más "beneficios". Instintivamente, esos cazadores saben que mientras mayor es el tamaño de su presa mayor será el esfuerzo que deberán hacer para cazarla y consumirla. Lo más seguro es que no se la coman toda y haya desperdicio.

Cuando se aplica a Internet, el modelo nos permite explicar la secuencia de clicks que hacemos en las páginas web para conseguir información. Decidimos interactuar con los links que percibimos como claves (explícitas o implícitas) del camino que a su vez intuimos nos permitirá conseguir lo que estamos buscando de la manera más rápida.

Por ejemplo, para decidir la prioridad de atención de los correos electrónicos que recibimos, “olfateamos” su importancia viendo el nombre del remitente y el título del mensaje. Esas claves las contrastamos con el posicionamiento que tiene en nuestra mente la persona que nos escribe.

Así pues, atendemos más rápidamente los e-mails que vienen del jefe o de un cliente importante, y dejamos para más tarde los mensajes de las personas que nos envían correos con demasiada frecuencia.

Según Pirolli, el aroma de la información (“information scent”) es una medida psicológica sobre la relevancia y pertinencia que tiene un link o un fragmento informativo, de acuerdo a necesidades y objetivos como “cazadores”. Por eso nos resultan muy útiles los sumarios en los textos muy largos, o ese primer párrafo que en las noticias se conoce como “lead”. Ambos son ejemplos de recursos que nos permiten “olfatear” la información para decidir si la continuamos “hurgando”.

Si tomas en cuenta estos patrones de conducta, puedes estructurar una información determinada de manera más eficiente. Es decir, en función de la comodidad dellector para "olfatearla" y "consumirla".

Por eso es tan importante que los e-mails tengan títulos más explícitos, que las oraciones tengan un máximo de 15 y 20 palabras, y que los párrafos no tengan más de 3 ó 4 oraciones.

Evalúa críticamente los contenidos en Internet

A veces nosotros mismos generamos mucho del e-mail que nos llega. ¿Cómo?. Por ejemplo, cuando enviamos e-mails con rumores o información no confirmada.

Este tipo de práctica hace que te lleguen correos electrónicos preguntándote la fuente o, peor aún, tus mensajes se te regresan como cadenas y spam... ¿Cuántas veces no te ha pasado esto?

A veces encuentras una información interesante en un sitio web, pero no tiene fecha de publicación o no está claro quién es el autor de la publicación. Adicionalmente, ese sitio web está lleno de publicidad... ¿Acaso no son razones para sospechar la credibilidad de esa información?

Sin embargo, probablemente por el apuro con el que hacemos mucho del trabajo contemporáneo, no nos fijamos en esos detalles. Simplemente copiamos la dirección de la página y se la enviamos a varios colegasa quienes apreciamos y consideramos que peden aprovechar la utilidad de aquella información.

Inconcientemente o por apuro iniciamos un proceso que, de una manera u otra, generó más información para ser procesada por otros, quienes a su vez ya estaba muy ocupados...

Te invito a que veas este ejemplo: Credibilidad en Internet. Es una información muy interesante sobre este mismo tema, pero no indica ni cuándo fur publicada ni quién lo hizo.

Este caso es relevante, porque está en un sitio web mexicano que hace una labor educativa muy valiosa. Se trata del portal SePiensa.org.mx, que ofrece "contenidos de interés y utilidad para los diferentes actores que intervienen en el proceso educativo, niños y niñas, jóvenes, docentes y, padres y madres."

Su trabajo se ennoblecería aún más si adicionalmente agregara la fecha de publicación y el nombre del autor en contenidos como el mencionado.

¿Cuántas veces has encontrado páginas con la misma situación?

Si no haces una evaluación crítica de lo que encuentras en Internet, terminarás contribuyendo con la "contaminación informática" que reina en la red...

Influencia del e-mail en la percepción que tenemos del tiempo

Cuando somos remitentes podemos llegar a sentir mucha ansiedad con los mensajes que enviamos.

En ciertas ocasiones actuamos como si los e-mails llegaran directamente al cerebro del destinatario, sin pasar por la bandeja de entrada. Apenas uno envía el mensaje y enseguida piensa:

"¿Ya habrán leido el e-mail?"

"¿Le habrán hecho caso?"

"Voy a llamar para estar seguro..."

Otras veces, tenemos la osadía de enviar mensajes sobre los cuales sospechamos que pueden generar cierta confusión o conflictos. Parece que el estrés puede superar la capacidad de precaución.

Sin embargo, aunque la situación sea muy delicada o compleja, siempre nos sentimos aliviados por poder contar con el teléfono como medio alterno.

Pero esta "comodidad" con el teléfono nos puede llevar a trabajar mucho más de lo necesario (imagina que llamas por teléfono y no consigues a la persona en ese momento...).

Por su parte, los destinatarios viven angustias similares pero en su perspectiva...

Cuando reciben ciertos mensajes (sin ni siquiera abrirlos) son propensos a tener este tipo de reacción o pensamiento:

"Cónchale... Otro e-mail de..."

"¿Qué quiere decir este con 'Importante'?... ¿Y lo que hago?"

"Lo reviso en lo que pueda..."

"Ahora no tengo tiempo de leerlo..."

"Seguro es otra pérdida de tiempo..."

"¿Llamaré?... Llamarán..."

Al enviar muchos correos electrónicos los remitentes sentimos que salimos de un asunto "rápidamente". Pero eso únicamente es una sensación sobre el uso de nuestro tiempo, que no toma en cuenta el tiempo de reacción y procesamiento del destinatario...

¿Cuánto cuesta la lectura de los e-mails en su equipo de trabajo?

Una de las razones por la cual el e-mail se usa de manera discriminada es la falta de conciencia de los costos involucrados. La mayoría de la gente ni siquiera los sospecha.

Más allá de los costos tecnológicos (que no son pocos), el correo electrónico puede significar altos costos laborales de desempeño, y las empresas deberían hacer un esfuerzo sostenido por comunicarlos a sus empleados. Es una manera de ayudar a mejorar la productividad con sus comunicaciones escritas corporativas.

Por ejemplo, para calcular el costo de la lectura usted puede utilizar esta fórmula: ERD x (T1 + T2) x SD x NE, en donde:

* ERD es la cantidad de e-mails recibidos diariamente, sin incluir correos basura o correos que no tienen que ver con el trabajo.

* T1 es el tiempo promedio de lectura de cada mensaje.

* T2 es el tiempo promedio de recuperación por la interrupción que un e-mail puede significar con respecto a otras funciones laborales.

* SD es el promedio del salario diario de los empleados de la empresa, en términos de minutos.

* NE es el número de empleados que en la empresa utilizan e-mail.

Pudimos probar esta fórmula con una importante organización venezolana del sector financiero, con 480 empleados.

El promedio de e-mails que ellos reciben diariamente es de 40.

El tiempo promedio de lectura de cada e-mail y de recuperación de la interrupción lo redondeamos en 2 minutos (lo que significa un promedio de 1 hora y 20 minutos diarios leyendo e-mails, ó 15% del día de cada empleado).

El costo promedio del minuto laboral de los empleados de esta empresa es de US$ 0.50. Lo que significa que el costo promedio de lectura de cada correo electrónico es de 1 dólar.

Tomamos como base 250 días al año laborables y aplicamos la fórmula antes mencionada.

Así encontramos que en esta empresa (con sus características), tiene un costo anual de la lectura de sus correos electrónicos de 4.8 millones de dólares US.

Tome en cuenta que este monto no incluye costos de la escritura de los mensajes, las lamadas telefónicas para avisar o validar e-mails, ni las tecnologías de operación y seguridad.

Usted también puede aplicar esta fórmula en su equipo de trabajo, departamento o empresa. Y si lo necesita puede solicitar nuestra ayuda.

Paradojas sobre lo bueno y lo malo del e-mail en el trabajo

Algunos de los beneficios del e-mail son también algunos de sus defectos:

Por ejemplo, el e-mail nos permite enviar un mismo mensaje a varias personas al mismo tiempo, lo que a su vez nos hace ahorrar tiempo.

Pero el uso irracional de esta ventaja origina muchos mensajes copiados innecesariamente. Algunas investigaciones indican que alrededor del 30% de los correos en el trabajo fueron copiados innecesariamente.

Igualmente, del e-mail nos gusta poder dejar un registro y un respaldo formal de los procesos de comunicación en el trabajo.

Sin embargo, nos disgusta mucho cuendo recibimos correos electrónicos que sólo fueron concebidos para cuidarse las espaldas o para acusarnos frente a compañeros de trabajo o frente a los jefes.

Asímismo, el correo electrónico es un medio sumamente económico, y nos permite enviar tantos mensajes de carácter laboral como uno necesite.

No obstante, esta virtud también se usa de manera indiscriminada. Lo que trae como consecuencia que las empresas tengan muchas cadenas y correos basura internos.

De una u otra manera, nosotros mismos podemos originar mucho del correo que indeseadamente recibimos...

El uso que haces del e-mail impacta tu reputación profesional

El correo electrónico cada día influye más en tu reputación profesional, y tus oportunidades profesionales de crecimiento dependen de tu reputación.

Esta es razón suficiente para que te ocupes activamente en optimizar la gerencia de tus e-mails en el trabajo.

Cuando hablo de reputación, me refiero a tu capital de credibilidad y confianza en el trabajo, tanto con tus clientes, como con tus compañeros de trabajo o proveedores.

¿Recuerdas el refrán "Cría fama y acuéstate a dormir"? Tiene la misma validéz con el correo electrónico.

Gracias al e-mail, tu imagen como profesional ahora depende también de tu ortografía y de la calidad de tu redacción.

Pero también depende de la velocidad y pertinencia de tus respuestas, o del hecho de enviar copia de tus e-mails a otras personas.

Por ejemplo, si envías demasiados e-mails, la gente que los recibe puede llegar a pensar que no haces más nada que enviar correos electrónicos.

Si te prestas para enviar cadenas, también podrían pensar que eres muy desconsiderado y que no tienes conciencia de que tus destinatarios están muy ocupados.

El que le presten atención a tus mensajes... El que los lean... Y el que tu destinatario reacciones de una manera determinada frente a una solicitud que le hagas, son aspectos que dependen de tu reputación.

Si tienes buena reputación gerenciando el e-mail, tus mensajes serán más leidos.

Al final del día podemos decir que mientras más confianza y credibilidad tengas, tus destinatarios te prestarán mejor atención.

Consideraciones esenciales para titular emails de trabajo

Uno de los defectos más frecuentes en los correos electrónicos es la baja calidad del título: Si no es útil para el destinatario es muy probable que no lo lea o le resulte muy difícil hacerle seguimiento.

Dependiendo del programa que usted utilice para manejar su correo electrónico, el título de sus e-mails es el campo de "Subject" o el "Asunto": Uno de los elementos más importante para sus destinatarios en el trabajo.

Sus clientes, proveedores o compañeros de trabajo quieren poder diferenciar fácil y rápidamente un e-mail de otro. Eso les permite ser más productivos cuando están revisando y organizando su congestionado buzón de correos electrónicos.

Y en un momento determinado, ellos también quieren poder encontrar de manera rápida y fácil uno o un grupo de e-mails relacionados con un tema en particular.

En ambos casos, el título de su mensaje es el recurso clave que le permite a sus destinatarios ser más eficientes con el tiempo que invierten en el correo electrónico.

Títulos inapropiados para e-mails

Estos son sólo ejemplos, que quitan tiempo y generan más trabajo en la gerencia del e-mail:
* En el texto
* Asuntos varios
* Asunto urgente
* Temas pendientes
* Urgente
* Contacto
* Pregunta
* Respuesta
* Para tu información
* Solicitud de información
* Información solicitada
* Atención
* Comunicado
* Información para todos
* Lee esto
* (Sin título) = El peor de todos...

Como remitente, usted también pirede

Cuando envía correos electrónicos con esta clase de título su imagen personal y su reputación profesional se deteriora: Ellos transmiten poco valor, aprecio y respeto hacia sus destinatarios.

De una u otra manera, títulos tan ambiguos y escuetos transmiten que usted es muy egoista, o muy flojo, o que tiene poca claridad del sentido de la comunicación escrita.

Fue muy cómodo para usted escribir estos títulos cortos, porque tenía mucho apuro y en ese momento contaba con poco tiempo. Pero para su destinatario el título de su e-mail representa:

1. Una dificultad para distinguir su correo electrónico en una extensa lista de otros mensajes que tienen títulos iguales o muy similares.

2. La dificultad de identificar fácil y rápifamente su mensaje cuando tenga que buscarlo después, cuando necesite hacer seguimiento a un proyecto o a un tema de trabajo.

Estas dos situaciones significan para su destinatario pérdida de tiempo y un alto costo de oportunidad. El poco tiempo que él dispone para gerenciar su "in-box", sobre saturado de correos electrónicos, lógicamente tiende a invertirlo en los mensajes que percibe que tienen más valor.

Si su intención es comunicarse como remitente de esta clase de títulos, las probabilidades de que su mensaje sea leido y tomado en cuenta disminuyen, porque el destinatario lo pasará por alto.

Regla de oro para titular un e-mail profesional:

Si por alguna razón el destinatario no abre su correo electrónico, el título del mismo debe darle una idea concreta del contenido del mensaje. Esto influye de manera crucial en la decisión de él para prestarle atención y leer su mensaje.

Le recomiendo que lea:

* Ejemplos de títulos apropiados para e-mails.

* Qué debe tomar en cuenta para escribir mejores títulos de e-mails.

También le recomiendo que lea mi libro El e-mail en el trabajo. Le proporcionará más recomendaciones prácticas para ser más eficiente en sus comunicaciones escritas.

Ejemplos de títulos apropiados para e-mails

El título de un e-mail es de buena calidad si realmente ayuda a su destinatario a diferenciar su mensaje y hacerle segumiento, en medio de los ya congestionados buzones de correos electrónicos.

En el Internetips anterior, le sugerí que considerara la siguiente recomendación como una regla de oro para titular un e-mail de manera profesional:

Si por alguna razón el destinatario no abre su correo electrónico, el título del mismo debe darle una idea concreta del contenido del mensaje. Esto influye de manera crucial en la decisión de él para prestarle atención y leer su mensaje.

En este sentido, los siguientes ejemplos persiguen ofrecerle una referencia de títulos apropiados para e-mails en el trabajo, en contraste con títulos ambiguos.

Título Ambiguo: Reunión
Título Preferible: Reunión, lunes 18, 2pm, sobre el presupuesto

TA: Necesito información
TP: ¿Puedes enviarme el número de teléfono de la empresa X?

TA: Solicitud de información
TP: Necesito informe X para mañana antes de las 10 am

TA: Reporte importante
TP: Anexo reporte de ventas de la semana pasada en Valencia

TA: Información solicitada
TP: Anexo presupuesto de la reparación de oficina en Mérida

TA: Reunión urgente
TP: ¿Podemos reunirnos mañana a las 9am en tu oficina?

TA: Reunión corporativa
TP: Encuentro de gerentes de venta. Jueves 20, 5 pm. Auditorio

TA: Presentación
TP: Láminas de la presentación que vimos ayer en la tarde

TA: Pregunta
TP: ¿Recibieron el reporte de horas extras de la semana pasada?

TA: Información para todos
TP: Nuevas orientaciones sobre el uso del uniforme corporativo

TA: A todo el personal
TP: Lineamientos sobre el uso del uniforme corporativo

Como puede ver, los títulos de los e-mails pueden ser concretos sin ser demasiado cortos y escuetos.

Edite el título del e-mail si es necesario

En función del mejoramiento de sus procesos de comunicación escrita en el trabajo, cuando reciba e-mails importantes cuyo título es inapropiado o ambiguo, edite el título.

Paradógicamente, es muy probable que su destinatario pase por alto su respuesta, si el título de su e-mail no de diferencia suficientemente en el buzón de entrada de él.

Además, a usted le resultará más fácil encontrar su respuesta en la bandeja de salida, si en el futuro debe buscarla.

Para escribir mejores títulos de e-mails en el trabajo

Debe tomar más en cuenta la forma en que sus destinatarios gerencian sus buzones de correo electrónico y debe mejorar la gerencia de su ego frente a la comunicación escrita.

La gente en el trabajo que recibe e-mails, tus destinatarios, cada día están más ocupados y presionados con el uso del tiempo.

Sus colegas de su empresa, sus proveedores, sus clientes, y todas sus audiencias, todos los días deben atender una gran cantidad de e-mails: Es un medio en creciente recalentamiento.

Alrededor del 50% de los mensajes que ellos deben gerenciar no le son pertinentes o útiles; bien sea porque les fueron copiados innecesariamente, o porque temáticamente son irrelevantes. Así que él está muy predispuesto: La mitad de los e-mails que recibe le hacen perder tiempo o no son fáciles de procesar.

A la hora de gerenciar el correo electrónico, sus destinatarios quieren obtener el mayor beneficio posible con el menor esfuerzo. Lo que significa, entre otras cosas, poder diferenciar fácilmente unos e-mails de otros y, en consecuencia, poder decidir rápidamente qué hacer con ellos. En esto radica la importancia del título en los correos electrónicos.

El impacto del ego en el e-mail

Cuando estamos en la posición de remitente, tenemos la tendencia natural a actuar de manera mecánica e impulsiva con el correo electrónico. Así, nos resulta difícil controlar nuestra propia perspectiva de lo que nos comunicamos y nos cuesta ponernos en los zapatos de los destinatarios.

No estamos habituados a detenernos para considerar qué estarán haciendo nuestros destinatarios o cómo podrían interpretar cada mensaje que les enviamos.

Cuando escribimos un e-mail escuchamos el tono de nuestra voz, pero no nos acordamos que los destinatarios no pueden escucharlo. Lo que nos lleva a sobrestimar nuestra capacidad de transmitir o interpretar por escrito la intención y el tono de nuestros mensajes.

Igualmente, sentimos que nuestros destinatarios nos interpretarán bien. Asumimos que tienen suficiente información sobre nuestras intenciones y motivaciones. En otras palabras, el ego natural nos hace asumir, suponer o dar por obvio (esto ocurre en todas las instancias de comunicación interpersonal).

Por estas razones la efectividad y la eficiencia del correo electrónico, como medio de comunicación en el trabajo, está altamente supeditada a la madurez que hace falta para gerenciar el ego de manera apropiada.

Además, el e-mail es más ambiguo que la voz

Lo que tú escribes en un correo electrónico no siempre es lo que tus destinatarios leen. Es muy difícil que un e-mail tenga las claves no-verbales de la comunicación oral, a menos que usted tenga las habilidades de un buen escritor, para compensar por escrito los aspectos gestuales de la comunicación interpersonal.

Sus creencias y expectativas determinan la forma en la que su destinatario lee e interpreta sus e-mail. La ambiguedad propia de los mensajes escritos explica por qué cierto ripo de e-mails siempre corren riesgos de ser mal interpretados, especialmente los que tienen que ver con emociones fuertes.

Cuando usted piensa en su destinatario como cliente, asume la postura mental necesaria para buscar de manera conciente ponerse en su posición. De esta manera puede controlar mejor el ego y tener más asertividad para satisfacer las expectativas de los destinatarios.

Ensayo sobre tu mercadeo personal a través del e-mail

Si quieres mejorar tus oportunidades de crecimiento profesional, necesitas estar más conciente y alerta de lo que significa tu proceso permanente de mercadeo como persona, especialmente cuando usas tu correo electrónico.

Las mismas técnicas de mercadeo que utilizan las empresas para crear una marca comercial, para que sea percibida de manera positiva y sea preferida por los consumidores, pueden ser aplicadas por un profesional al buscar trabajo, o durante su experiencia laboral.

En este breve ensayo encontrarás los aspectos más importantes que debes cuidar a la hora de gerenciar tu correo electrónico de trabajo:

Mercadeo personal a través del e-mail

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Una guía práctica sobre cómo escribir para la web

Si usted tiene que escribir para la web, bien sea en un sitio, un blog o cualquier otro servicio de divulgación, esta publicación puede serle muy útil.

Se trata de un libro en formato .pdf, que lleva por título "Periodismo 2.0: Una gía de alfabetización digital".

Este trabajo es el resultado de una iniciativa del Centro Knight para el Periodismo en las Américas, de la Universidad de Texas en Austin.

Originalmente se publicó en inglés, pero después fue traducido a español y portugués.

Su autor, Mark Briggs, lo presenta como un manual práctico, pero ofrece suficientes elementos teóricos para entrar en el mundo del periodismo digital y prosperar en la era de la información.

Las ediciones en español, inglés y portugués se pueden descargar gratuitamente en el sitio web del Centro Knight. No hay dudas: cada vez serán más valiosos los periodistas que tengan más de una habilidad. Más información.