Algunos efectos laborales de la sobrecarga de información

El uso del e-mail e Internet puede convertirse en algo que debe ser atendido con cuidado cuando comienza a influir negativamente en la vida de las personas y en su desempeño laboral.

Se trata de un fenómeno complejo, ya que a pesar de la gran influencia negativa en nuestra capacidad de atención, no hay dudas que hay importantes ventajas de esta herramienta de comunicación.

¿Un círculo vicioso? Nos sentimos mal si no podemos revisar el e-mail y ese estado de ánimo a su vez afecta negativamente nuestra concentración en el trabajo.

Según la encuestra realizada por la empresa Basex, el 25% de los entrevistados admitió que padece de trastornos de salud, derivados del estrés que involucra manejar grandes volúmenes de información.

En la misma dirección, dos tercios de esos gerentes reportaron que la sobrecarga de información también genera tensión entre los compañeros de trabajo y disminuye la satisfacción laboral.

¿Acaso no son razones suficientes para abordar estratégicamente la gerencia del e-mail en el trabajo?

Por supuesto, la sobrecarga de información en el trabajo no sólo tiene que ver con el correo electrónico. Pero el e-mail funciona como un eje alrededor del cual giran otros aspectos.

Es mucha la información repetida que circula dentro de las empresas por el efecto del "forwarding" indiscriminado de correos electrónicos, o la cantidad de veces que la gente responde inconcientemente un e-mail con la opción de "Responder a Todos".

¿No le llegan diariamente la misma información desde diferentes remitentes?

De acuerdo al estudio de Basex, parte de las consecuencias de la sobrecarga informativa son:

* Pérdida de tiempo.

* Posponer responsabilidades para más tarde.

* Retraso de importantes decisiones de negocio.

* Altos niveles de dispersión en la ejecución del trabajo.

* Distracción en el cumplimiento de responsabilidades.

* Tensión en la relación con los colegas.

* Estrés e insatisfacción profesional.

* Enfermedades físicas en muchos casos y resquebrajamiento de las relaciones personales.

El gobierno de la información en las empresas

Un informe elaborado por la Unidad de Inteligencia de "The Economist" urge a los líderes de las organizaciones a acelerar la implantación de programas globales de gobierno de la información, que puedan ayudar a incrementar el valor estratégico de la información a lo largo de su ciclo de vida, mientras se minimizan costos y riesgos.

El estudio denominado "The Future of Enterprise Information Governance", destaca la importancia estratégica de gestionar activos de información vitales, y las políticas formales y procesos que definen cómo se controla, comparte y potencia la información dentro y fuera de al empresa.

La investigación fue realizada entre directivos de compañías líderes en todo el mundo, y se enfocó en los beneficios, desafíos y riesgos asociados al desarrollo de estrategias sobre el gobierno de la información en compañías globales.

El 62% de los encuestados indicaron que sus empresas no contaban con programas formales de gobierno de la información. Una tendencia preocupante que puede llevar a muchas compañías a no estar preparadas para las nuevas reglamentaciones, ni para un mundo de altos riesgos sobre la información.

A pesar de que los estándares de buen gobierno corporativo se están elevando, encontramos que mucha de la atención que se presta hoy día al gobierno corporativo deja a la información fuera de la discusión.

Vea el estudio...

10 Maneras de disminuir la productividad con Internet

Si bien es cierto que en algunos de estos sitios se pueden realizar actividades productivas, en su mayoría son "distracciones on-line" que afectan el rendimiento de los trabajadores.

Siempre han existido maneras de perder el tiempo mientras se trabaja, pero con Internet la tentación se ha multiplicado y nos acecha permanentemente. Por supuesto, "perder el tiempo en el trabajo" es un tema polémico. Está demostrado que es necesario hacer pausas y descansos para poder reponer energía y refrescar el intelecto.

Sin embargo, en este caso nos referimos a la poca conciencia que podemos tener en un momento dado que no nos permite darnos cuenta del exceso, y de que debemos volver al trabajo. Esa poca conciencia hace que de pronto comencemos a navegar en Internet de un sitio a otro y no nos demos cuenta del tiempo transcurrido ni de las responsabilidades de trabajo que se retrasaron o dejamos de cumplir... Leer más...

Los jóvenes latinoamericanos usan Internet intensamente

Así lo muestra el estudio La generación interactiva en Iberoamérica. Niños y adolescentes ante las pantallas, desarrollado por la empresa Telefónica y la Universidad de Navarra (España).

El 95% de los jóvenes en América Latina utilizan Internet y la gran mayoría considera indispensables las tecnologías de información y comunicaciones (TIC's).

Manuel Echanove Pasquín, director general de Segmento Residencial Fijo de Telefónica en Latinoamérica, indicó que se trata de una generación "precoz, interactiva, equipada y emancipada en el uso de las tecnologías".

Son jóvenes capaces de ver la televisión, mientras chatean y reciben mensajes telefónicos; manejan a la vez dos o tres pantallas ante el asombro de sus padres, mucho menos ágiles en este aspecto.

Más allá de las comunicaciones sociales, el contenido que suscita mayor interés entre los jóvenes es la música, la temática más visitada (un 78 por ciento), seguida de los juegos (50), el humor (36) y los deportes (33). Más información.

Cada vez hay menos incautos en línea

Investigadores de la Universidad de Berkeley (USA), ha intentado medir el número real de usuarios que responde el correo masivo no solicitado. Probaron con 350 millones de destinatarios y recibieron 28 respuestas. Esto equivale a una respuesta por cada 12,5 millones de correos, o una frecuencia de 0,00001%.

Los investigadores usaron la red de zombis Storm con el fin de distribuir spam basados en el supuesto que "la mejor forma de medir el spam es enviando spam". Se hicieron del control de 75.000 computadoras zombi usadas para enviar el correo masivo. En su oferta ficticia presentaban una variante ecológica de Viagra a los 350 millones de destinatarios.

A pesar del ínfimo número de clientes potenciales, concluyeron que el spam es un negocio millonario. De hecho, consiguieron acceso a sólo el 1,5 % de toda la red Storm, lo que significa que su oferta de "Viagra ecológico" les habría representado una ganancia potencial superior a 1 millón de dólares, si no se hubieran limitado a enviar la oferta desde 75.000 PC.

¿Sufre de adicción a Internet?

Las personas afectadas por la adicción a Internet se conectan a la red al menos 6 horas al día, y presentan al menos uno de los siguientes síntomas: Problemas para conciliar el sueño, dificultades de concentración, anhelo por encontrarse conectados a Internet, irritación, y estrés mental o físico.

Si usted tiene alguno de estos síntomas no se sienta solo. El 10% de los 253 millones de usuarios de Internet en China parece que también son adictos; y el 70% de ellos son hombres jóvenes.
Por cierto, el primer artículo de Diario TI sobre este tema fue publicado el 20 de agosto de 1997.

¿Qué busca la gente en Google y en otros "serach engines"?

Según estudio de la empresa Hitwise, realizado en octubre de este año, los porcentajes de sitios web que fueron visitados desde Google y otros motores de búsqueda ("search engines") fueron los siguientes:
* De salud y medicina, 44.92%;
* De viajes, 31.71%;
* De videos on-line, 31.83%;
* Tiendas electrónicas y de avisos clasificados, 25.14%;
* De entretenimiento, 23.57%;
* De noticias y medios, 20.90%;
* De negocios y finanzas, 18.61%;
* De deportes, 12.01%.
El estudio de la empresa Hitwise se basa en el seguimiento de la búsqueda y el comportamiento de 25 millones de internautas.

91,77% de los correos que llegan a las empresas son "spam"

Después de revisar 123 millones de e-mails en el tercer trimestre del 2008, la empresa PandaLabs identificó que sólo el 5.77% de los mensajes que llegan a las empresas es lícito, y 1,43% está infectado con malware.

"El porcentaje de emails infectados subió claramente en el mes de septiembre, suponiendo más del doble de los niveles que se habían registrado en los cinco meses anteriores", señaló Luis Corrons, director técnico de PandaLabs.

La temática de los correos basura, los potenciadores sexuales (23% del total), los productos farmacéuticos (19%) y los préstamos (12%) fueron los asuntos mayoritarios durante el tercer trimestre.

"Para las empresas, el spam no sólo es una molestia, sino que también reduce la productividad de la compañía ya que los trabajadores pierden tiempo en eliminar estos correos, se pierde espacio en los archivos y se consume ancho de banda con correos electrónicos sin valor", agregó Corrons.

Grandes cambios en la manera de usar Internet

Estudio realizado entre 16 millones de abonados a conexión de banda ancha muestra un panorama renovado en los patrones de uso de servicios en línea.

La compañía canadiense Sandvine encuestó a 16 millones de usuarios de banda ancha en 18 países, en cinco continentes. El alcance de la muestra es indicativo de que se trata de datos representativos.

El entretenimiento basado en aplicaciones de internet, como juegos, videos y redes sociales, tuvo un incremento de 50% entre las 6 de la tarde y las 11 de la noche.

"Nuestras encuestas muestran que las familias usan una mayor parte de su tiempo libre por las tardes, en entretenimiento basado en Internet y en comunicaciones en sitios como YouTube, Xbox Live y Skype", indica Dave Caputo, director de Sandvine.

Un dato sorprendente del estudio es que YouTube y otras formas de streaming de vídeo y audio constituyen el 59% de las descargas, que en las horas de mayor tráfico aumenta al 64%.

En encuestas similares, realizadas hace menos de un año, este tipo de trafico solo representaba entre un 25% y 30% del trafico digital mundial.

Caputo agrega que las cifras no solo muestran un dramático cambio en las costumbres de los usuarios de Internet, sino también reflejan una carga cada vez mayor para el ancho de banda disponible.

Para el cierre del 2008 habrán 154 millones de internautas latinoamericanos

Esta cifra equivale al 27% de la población en la región. Según Tendencias Digitales, esto significa una penetración ligeramente por encima del promedio. Para los próximos tres años se espera que este crecimiento se mantenga para superar el 32% en el año 2010.

A pesar de que las conexiones en hogares crecieron con respecto al 2007, la importancia de los cibercafés como medio de acceso a Internet se mantiene en el 2008. Este año se puede considerar como el año de la explosión de las redes sociales, las cuales experimentaron un crecimiento del 121% y, con relación a Facebook, el aumento en la base de usuarios fue de 800%. En caso del comercio electrónico el número de compradores se incrementó en un 67%.

Los datos se desprenden del estudio "Usos de Internet en Latinoamérica 2008", que presentó Tendencias Digitales en el marco de su séptimo aniversario. La investigación contó con 29.000 respuestas en 14 países de la región.

Aumenta el "networking" en la red en un 16%

La coyuntura económica actual unida a la incertidumbre en el puesto de trabajo ha disparado en un 16% la utilización de comunidades sociales y redes profesionales en Internet para reforzar las relaciones laborales, según un estudio elaborado por Nielsen Online.

Según el análisis, esta nueva situación está provocando que el "arte de saber relacionarse" o "networking" tenga también su reflejo más inmediato en la red, donde los profesionales acuden con el objetivo de dejarse ver, establecer contactos con otros colegas de mercado, así como intercambiar ideas o estar al día.

Durante el pasado mes de septiembre los usuarios de estas comunidades destinaron más de dos horas a relacionarse en la red, duplicando el tiempo empleado en el mismo periodo del año anterior.

Llama la atención sobre el uso que hacen los internautas de estas redes sociales desde el trabajo. Así, sorprende que el 37% de ellos se conectara desde su puesto laboral durante el pasado mes de septiembre, llegando a pasar incluso más de dos horas buceando por estas páginas.

Ineficiencia de las discusiones corporativas a través del e-mail

En las empresas se producen ciertas "discusiones" a través de correos electrónicos que no finalizan satisfactoriamente hasta que se da una conversación verbal entre los involucrados.

En el año 2004 comencé a ver las consecuencias de esta situación, mientras daba un asesoramiento sobre calidad de atención al cliente a una empresa de servicios tecnológicos.

A pesar de que eran ingenieros especializados, con una excelente formación académica e insdicutibles competencias técnicas, tenían grandes dificultades para escribir ciertos mensajes a los clientes que después no necesitaran "aclaratorias" a través de una conversación telefónica o cara-a-cara.

En ciertos casos críticos o complejos relacionados con los servicios que recibían, la credibilidad y la confianza por parte de los clientes sólo quedaba satisfecha después de una comunicación verbal y no de un mensaje escrito (aunque esto no lo comentaran explícitamente los clientes).

La situación se repetía una y otra vez, durante varios meses y con diferentes tipos de clientes. Y después confirmé el mismo patrón con otras empresas diferentes a quienes tuve la oportunidad de asesorar.

Aunque tuvieran una buena formación técnica, a casi todas las personas les costaba mucho darse cuenta y aceptar que en ciertos casos el e-mail no era el medio de comunicación más adecuado para obtener credibilidad y confianza. Era el recurso más cómodo para ellos, pero no el más eficiente con los clientes.

Ellos disfrutaban del hecho de poder escribir el mensaje cuando podían y no de manera inmediata, y no tenían que oir y/o ver al cliente mientras afrontaban una situación delicada de servicio. Aunque paradójicamente sabían que más temprano o más tarde tendrían que darle la cara al cliente.

Muchos pensaban que sólo necesitaban mejorar sus habilidades de redacción, algo que era cierto pero no era la principal mejora que debía hacerse. Pero ninguno llegaba a considerar que en ciertas condiciones en la relación con los clientes el e-mail no era el medio más apropiado de comunicación.

Ciertos estudios indican que cuando hay emociones involucradas, es muy fácil que la interacción a través de mensajes escritos se vea afectada con malas interpretaciones de los significados del mensaje.

En el mejor de los casos, cuando los involucrados tienen grandes habilidades de redacción, una discusión por escrito puede tardar 3 ó 4 veces más del tiempo que tomaría tener el mismo intercambio por teléfono o cara-a-cara.

Así que, si quieres recuperar calidad de vida y que el tiempo te rinda más en el trabajo, evita discusiones y aclaratorias a través del correo electrónico.

"Email at the workplace" en Amazon.com

Cuando visite Amazon.com, aproveche la ocasión de obtener una valiosa asesoría para su empresa sobre el uso adecuado del correo electrónico en el trabajo, como un factor clave de productividad.

El libro El e-mail en el trabajo ahora está traducido al inglés, E-mail at the workplace, y está disponible en Amazon.com. Constituye una lectura estimulante y sencilla que, como a muchos de los lectores que lo recomiendan, le permitirá construir nuevos criterios sobre los aspectos que determinan la efectividad del correo electrónico como herramienta laboral.

E-mail at the workplace no es un libro sobre tecnología. Es una guía práctica para enfrentar los desafíos de un medio que puede ser un aliado o un enemigo de la productividad en su negocio.

Después de leerlo lo recordará con frecuencia cada vez que escriba o reciba un e-mail.

¿Logras tus objetivos de trabajo con todos tus correos electrónicos?

En el 2006 tuve una experiencia de trabajo con una empresa muy grande e importante en su ramo, que dio origen a la idea de mi libro.

La gente del departamento administrativo estaba muy frustrada en el uso del correo electrónico. Sus responsabilidades incluían enviar ciertos mensajes corporativos de vital importancia para los empleados, pero aún así el porcentaje de respuestas era muy inferior a la esperada.

Un caso que llamó mi atención fue sobre los e-mails que enviaban a ciertos ejecutivos solicitándoles la relación de gastos de representación.

Aún después de varios mensajes "recordatorios" las respuestas rápidas que recibían de los destinatarios era muy baja. "¿Cómo era posible que los destinatarios casi no respondían si les estábamos escribiendo para pagarles?", me plateaban con cierta desesperación.

Otro caso curioso era el de los mensajes corporativos que la misma gente del departamento de administración enviaban a los empleados de diferentes áreas para informarles de cambios que ocurrían en las normas y procesos que afectaban el desempeño de sus departamentos.

¿Por qué muchos de esos mensajes parecían ser ignorados, si eran importantes para sus destinatarios?.

¿Por qué si los mensajes contenían toda la información, suficientemente bien escrita, muchos eran mal interpretados, o no eran leidos completamente, o en muchos casos los empleados sólo comprendían el asunto después de comunicarse verbalmente con el departamento administrativo?

Entrevistando directamente a los empleados pude encontrar que una de las raices de la falta de respuestas o comprensión generalizada tenía que ver con el gran volumen de mensajes diarios que ellos debían gerenciar, tanto de clientes como de compañeros de trabajo.

Aunque hoy en día resulta difícil conseguir a un profesional que no se sienta agobiado por el gran número de correos electrónicos que tiene que manejar cotidianamente, resulta más interesante el hecho de que el abuso que nosotros mismos hacemos del e-mail es el origen del volumen que nos agobia.

La sobrecarga de trabajo que cada día implica la gerencia del e-mail está influyendo cada vez más en la cantidad y calidad de lo que leemos, y en consecuencia en la calidad de la comprensión de los mensajes y la calidad de los procesos de comunicación escrita que forman parte de las relaciones laborales.

Es verdad que el e-mail nos brinda grandes beneficios, pero en muchas situaciones no es el medio de comunicación laboral más adecuado.

Conferencia sobre la productividad con el e-mail

El pasado 7 de agosto Juan Carlos Jiménez tuvo la oportunidad de conversar con los ejecutivos de la Gerencia de Control de Gestion Banca Corporativa del Banco Mercantil, sobre la productividad real con el correo electrónico.

"Ellos pudieron ver claramente los distintos costos involucrados en la gerencia del e-mail, como base para medir su eficiencia" indicó Jiménez.

La conferencia además hizo referencia a los distintos aspectos que determinan la efectividad de la comunicación escritas y la manera en que los destinatarios "consumen" información a través de este canal.

De unos 120 asistentes, sólo uno dijo que no estaba estresado con el e-mail en el trabajo, cuando Jiménez les preguntó al respecto.

Así mismo, los asistentes obtuvieron una serie de recomendaciones muy concretas para generar mejoras inmediatas en la gestión de sus correos electrónicos.

¿Facebook puede influir en la productividad profesional?

Cada trabajador tiene la responsabilidad de responder por su productividad profesional. Si la calidad de su trabajo o su rendimiento disminuye como consecuencia de navegar en Internet, entonces es un asunto que debe atender con importancia.

Muchos trabajadores hoy en día no nos damos cuenta de los efectos negativos que pueden producirse por navegar indiscriminadamente en Internet en sitios de entretenimiento como Facebook, "curiosiando" en otros sitios, "chateando" o "simplemente revisando" el e-mail.

Cuando uno navega sin rumbo en Internet le ocurre lo mismo que fuera de Internet: Damos vueltas, nos perdemos, perdemos tiempo. Es decir, navegar sin un propósito definido y sin estar pendiente del tiempo que transcurre mientras navegamos siempre incide negativamente en la calidad del trabajo de cualquier profesional.

Pruebas sobre las incidencias en la productividad

En mi libro El e-mail en el trabajo, cito varios estudios sobre este tema. Uno lo hizo el Instituto de Psiquiatría de la Universidad de Londres en el 2005. En el mismo surgió el término "infomanía", el cual se utiliza para referirse a las personas adictas al correo electrónico, a la mensajería instantánea de sistemas "chats", a los mensajes de texto a través de dispositivos móviles (SMS) y a Internet...

"El e-mail en el trabajo" ahora en Amazon.com

Ahora puede adquirir el libro El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos desde su casa u oficina, en Amazon.com y su seguro sistema de compras en Internet.

Escrita por Juan Carlos Jiménez, esta obra le ofrece una visión global sobre los aspectos que determinan la productividad del correo electrónico como herramienta laboral.

Gracias a la seguridad de Amazon.com, usted puede recibir su compra donde quiera que esté, pagando cómodamente con su tarjeta de crédito.

El e-mail en el trabajo está basado en la recopilación de experiencias de consultoría en diversas empresas y organizaciones, así como en la sistematización de reveladoras investigaciones y mediciones internacionales.

Vea el libro en Amazon.com.

Seminario sobre cómo ser más productivos con el e-mail en el trabajo

¿Podemos mejorar la efectividad y seguridad de las comunicaciones corporativas a través del correo electrónico? Sí, si comprendemos mejor los aspectos humanos que intervienen en la comunicación escrita.

Para ello lo invitamos a que participe en el seminario que vamos a realizar el próximo 11 de junio, en el auditorio de la Asociación Venezolana de Ejecutivos.

La exposición estará cargo de Juan Carlos Jiménez, autor del libro "El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos".

El seminario es de medio día, de 8:30am. a 12:30pm. Está dirigido a todos los profesionales con funciones vinculadas al manejo de mensajes corporativos y de mercadeo a través del correo electrónico.

En el seminario se podrá tener acceso a información útil y actualizada sobre tendencias y buenas prácticas que permiten obtener el impacto deseado con las comunicaciones a través del correo electrónico, en las diferentes áreas de las empresas.

¿Más información?

Mercadeo personal a través del e-mail

Si quieres mejorar tus oportunidades de crecimiento profesional con el debido uso del correo electrónico, necesitas estar más conciente y alerta de lo que significa tu proceso permanente de mercadeo como persona.

Las mismas técnicas de mercadeo que utilizan las empresas para crear una marca comercial, para que sea percibida de manera positiva y sea preferida por los consumidores, pueden ser aplicadas por un profesional al buscar trabajo, o durante su desarrollo laboral.

Las marcas de productos, servicios o empresas desarrollan una imagen única y la utilizan de manera planificada para atraer y mantener clientes y consumidores. Igualmente un profesional puede planificar su imagen en función de atraer a sus empleadores ideales, o para obtener mejores oportunidades de trabajo.

Mercadeo comercial básicamente es el reto que tienen las marcas de comunicar sus valores y beneficios, a través de una imagen que las diferencia de sus competidores y las convierten en marcas deseables.

¿Este no es acaso el mismo reto que uno tiene a la hora de buscar trabajo, o cuando aspira más chances de crecimiento en el trabajo actual?

Más recomendaciones en el libro El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos

Bautizamos el libro "El e-mail en el trabajo"

En el marco del cóctel de inauguración del Primer Foro Internacional de Empleo 2008, el 16 de abril fue bautizado el libro El e-mail en el trab@jo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos, escrito por Juan Carlos Jiménez, empresario, publicista y asesor en imagen y comunicaciones corporativas.

En el evento intervinieron Italo Pizzolante, prologuista de la obra, José Manuel Rodríguez, presidente de Empléate.com y Sonia de Paola, directora ejecutiva de la Asociación Venezolana de Ejecutivos, AVE. Asistieron representantes del mundo empresarial y gerencial del país, así como destacados talentos y representantes de universidades, presentes en el Foro. El cóctel fue patrocinado por Destilerias Unidas y Empresas Polar.

El e-mail en el trabajo, según comentó su autor, fue escrito con el propósito de contribuir a crear conciencia sobre el uso adecuado de esta herramienta de comunicación". Muchas interrogantes que se plantean a diario son respondidas en esta obra; entre ellas:

• ¿De qué depende que los e-mails que enviamos sean más leídos, tomados en cuenta, mejor comprendidos y generen las respuestas buscadas?

• ¿Cómo se puede ahorrar tiempo y dinero evitando improductivas discusiones o aclaratorias laborales a través de correos electrónicos?

• ¿Cuáles son y cómo se pueden estimar los costos involucrados en la lectura y escritura de cada correo electrónico?.

Más información sobre el libro->

El e-mail en el trab@jo. Manual de Supervivencia.

La gestión diaria de correos electrónicos se ha estado convirtiendo en un estresante reto en el manejo del tiempo, lo que a su vez se influye en la eficiencia de las comunicaciones corporativas y la productividad de la jornada laboral.

¿Estamos perdiendo el control sobre esta útil herramienta gerencial? ¿Existen oportunidades para una efectiva gestión de este indispensable medio de comunicación de negocios?

Éstas y otras inquietudes han sido la principal motivación para que Juan Carlos Jiménez escribiera el libro El e-mail en el trab@jo, a partir de la sistematización de experiencias de consultoría a diversas empresas y organizaciones que confirman la necesidad de reflexionar sobre el impacto global de este medio.

Se trata de una guía para que los e-mails sean más eficientes y cumplan mejor con sus objetivos de comunicación y de negocio. Contiene recomendaciones sobre la forma de estructurar los correos electrónicos, para que se diferencien mejor, sean más leídos, más comprendidos y obtengan más respuestas.

Ofrece orientaciones prácticas para la gerencia de las comunicaciones escritas, en cuanto a redacción de mensajes y manejo de las percepciones de los destinatarios, tomando en cuenta el impacto emocional que tienen las palabras escritas y los hábitos de la gente para manejar y leer sus e-mail.

El e-mail en el trab@jo además sintetiza importantes investigaciones sobre los costos del e-mail, cómo leemos en un monitor, cómo consumimos información y cómo se forma nuestra percepción en la comunicación verbal y no-verbal.

Después de leer este libro con frecuencia lo recordará a la hora de escribir o leer sus correos electrónicos.

Para más información visite www.libroscograf.com o llame al (212) 239-5864, o envíe un mensaje a jucar@cograf.com.

También puede ver el Indice del libro, la Introducción, o el Prólogo.

La fiebre de las "redes sociales"

En la medida que más gente descubra el potencial de interacción de Internet tambíén aumentará la fiebre de participación en los sitios llamados de "redes sociales", como Facebook, Linkedin, MySpace, Hi5, Twitter, Sexyono, y Orkut, entre muchos otros.

Desde el punto de vista tecnológico Internet nació como una respuesta a la necesidad social de interconexión de personas e información vinculadas alrededor de temas de interés común. Así que Internet es sinónimo de red social, y las redes sociales no son algo nuevo en la "World Wide Web".

Los sitios y las empresas exitosas en Internet -entre otras cosas- se han caracterizado por estimular la conformación de redes de "interactores", que opinan de diversas maneras sobre productos y servicios, bien sea de manera explícita (con comentarios, artículos o noticias), o a través de sistemas de votación, encuestas, o discusiones (como los Blogs).

Por otra parte, cuando los sitios ofrecen contenidos y servicios vedaderamente útiles e interesantes, también se generan redes sociales de "recomendadores". Así que cada día tenemos a más amigos, familiares y compañeros de trabajo que nos recomiendan que visitemos o utilicemos tal o cual sitio web. Un fenómeno que en el mundo del mercadeo también se llama "viralidad" o "publicidad boca-a-boca", independientemente de que se haga a través de un e-mail, por teléfono o en una conversación cara-a-cara.

En otras palabras, se puede decir que la interacción social es "el mercado natural" de Internet. Razón por la cual desde sus inicios siempre han existido diversos servicios web para favorecer la formación de redes sociales.

Otros textos relacionados con redes sociales en Internetips.com.

Sobrecarga de información

En el 2007, la empresa Basex (www.basex.com), con 22 años de experiencia en investigaciones y análisis de ambientes colaborativos y de negocios, publicó un informe titulado “Information overload: We have met the enemy and he is us” (“Sobrecarga informativa: Conocimos al enemigo y somos nosotros”).

En éste afirman que las interrupciones de trabajo en empresas norteamericanas cuestan 650 billones de dólares al año, gracias a situaciones como las siguientes:

• Los trabajadores son interrumpidos hasta 11 veces por hora.

• Un gerente promedio es interrumpido entre 6 y 7 veces por hora.

• Las distracciones pueden llegar a ser el 30% del tiempo laboral.

• Puede tomar entre 5 y 15 minutos recobrar la concentración después de una interrupción.

Lea el reporte...

Beneficios relativos del correo electrónico

El correo electrónico nos ofrece otros beneficios, pero que tienen un valor relativo, porque en ciertas concidiciones su uso puede llegar a tener consecuencias negativas.

Es el caso de la posibilidad de configurar respuestas automáticas a los mensajes que recibimos. Se trata de un recurso que puede tener utilidad cuando no revisaremos nuestro buzón en cierto tiempo.

Sin embargo, para que esas respuestas automáticas sean eficientes, debemos indicar en su configuración la dirección de los remitentes a quienes deseamos responder de manera automatizada. De lo contrario los resultados pueden ser perjudiciales.

Por ejemplo, si recibimos uno de esos "spam" concebidos para validar nuestra dirección de correo, y nuestro e-mail lo responde automáticamente, a partir de ese momento comenzaremos a recibir más "correos basura" de lo habitual.

Otro beneficio relativo es la posibilidad que ofrecen algunos programas para chequear si el e-mail que enviamos a alguien fue leido o no por esa persona y cuándo.

Este recurso sólo funciona cuando usted y su destinatario se han puesto de acuerdo al respecto. Si no, su destinatario tiene la potestad de desactivar la función que le avisa a usted que su mensaje fue leido.

Cada vez menos personas utilizan esta opción porque de alguna manera les hace sentir que son "controlados" en cierta forma por el remitente, y les genera el compromiso implícito (y automático) que supone haber leido el mensaje.

Un tercer beneficio relativo del e-mail es la posibilidad de "adornar" gráficamente los mensajes, bien sea con imágenes, o coloreando las letras, o haciendo cambios tipográficos de forma y tamaño.

El adorno gráfico de los mensajes es un recurso que mucho remitentes disfrutan, porque sienten que es una manera de agregar cierta emoción a sus escritos. Pero la relatividad del beneficio está dada por las percepciones de los destinatarios, quienes suelen quejarse de los mismos porque no son pocos los casos que afectan negativamente la lectura.

Hay remitentes que hacen combinaciones de letras y colores que producen serias dificultades para que sus mensajes sean leidos. En otros casos, las imágenes utilizadas tienen tanto movimiento que cuando estamos leyendo el e-mail nos perturban y hacen que nos cueste más de lo habitual concentrarnos en lo que estamos leyendo. Y hay remitentes que agregan dibujos que ellos consideran atractivos, pero que muchos destinatarios perciben como muy infantiles o poco serios, y sienten que estos elementos le restan importancia, formalidad y atención al mensaje.

Sin dudas los efectos positivos del correo electrónico son mayoritariamente satisfactorios frente a una importante cantidad de necesidades de comunicación.

Sin embargo, el aumento vertiginosamente creciente del volumen de mensajes escritos con los que debemos enfrentarnos diariamente ha estado poniendo de relieve una serie de efectos colaterales y características secundarias, de tal impacto negativo en ciertos casos que los beneficios se ven disminuidos severamente.

En este sentido, si nos anticipamos a estos efectos negativos, comprendiendo mejor en qué consisten y cómo se producen, podremos incrementar significativamente la calidad de las comunicaciones escritas vía e-mail, tanto con los clientes como con nuestros colegas de trabajo.

Consulte más información sobre el libro "El e-mail en el trabajo" en http://tinyurl.com/4jte3w.

10 Ventajas del correo electrónico en el trabajo

1. Disponibilidad: 24 horas del día y los 365 días del año, conectados con el mundo todo el tiempo, para informar o estar informados.

2. Accesibilidad: Podemos enviar y recibir mensajes desde y hacia diferentes lugares.

3. Rapidez: El e-mail viaja más rápido que un fax o un sistema expreso de encomiendas, como el de FedEx o UPS.

4. Tu decides: Cada quién decide cuándo y dónde leer los mensajes que recibe, de a cuerdo a la importancia y la prioridad que establece, de manera personal.

5. Multi-destinatarios: Puedes transmitir el mismo mensaje a más de una persona al mismo tiempo, sin retrabajo ni costos adicionales.

6. Multi-documentos: Podemos incluir diferentes tipos de documentos digitales (imágenes, sonido, video, hojas de cálculo, gráficos, textos, etc.) a cada e-mail.

7. Ahorros significativos: Además de tiempo, ahorramos papel, sobres, estampillas, el resto de la logística operativa del correo tradicional, y espacio físico de archivo.

8. Documentación: Los procesos de intercambio de información quedan registrados.

9. Retransmisión fidedigna: Podemos retransmitir una información o un mensaje de manera fiel a la fuente original.

10. Efectividad comunicacional:
Cuando los correos electrónicos están debidamente personalizados, son oportunos para el destinatario, están bien escritos, y toman en cuenta las buenas prácticas de la comunicación escrita, llegan a ser poderosamente efectivos, según los objetivos del remitente.

Como un beneficio adicional en las empresas, el e-mail ha contribuido a allanar sus estructuras jerárquicas, hasta el punto de que hoy en día es común ver al Presidente de una gran corporación mantenidnedo comunicación escrita con todos los niveles de empleados, y con más frecuencia de la que había antes del correo electrónico.

Otros beneficios relativos del correo electrónico.

Diferencias entre "buscadores" y "directorios"

Si está buscando cómo ser más efectivo con su sitio web, para que tenga mejores opciones frente a la búsqueda de los internautas, es necesario que conozca las diferencias del funcionamiento entre buscadores y directorios.

Cuando la gente hace búsquedas de información en Internet, utilizando buscadores y/o directorios, si su sitio web aparece entre las primeras 10 direcciones que están en los resultados de la búsqueda, entonces tendrá mucho más chance de que lo visiten más.

Por eso resulta importante comprender el funcionamiento de una u otra herramienta.

Los directorios fueron los primeros sitios en Internet en ofrecer el servicio de categorizar las páginas web, de acuerdo a una organización y clasificación temática.

Los directorios presentan los resultados de una búsqueda casi siempre en orden alfabético, y se basan en la información que suministran los internautas a la hora de registrar su sitio web en el directorio. Esto explica por qué en los directorios no se encuentra el contenido de las páginas web, sino una resumida referencia general del sitio.

Para calsificar temáticamente a los sitios web, por áreas, los directorios utilizan los mismos criterios aplicados en la Bliotecología para categorizar las publicaciones.

Los programas y servicios en Internet evolucionaron y después surgieron los software conocidos como "arañas" (spider) o "motores de búsqueda" (del inglés "search engine").

Los buscadores son herramientas usadas por los buscadores, y cada uno las utiliza de manera diferente y particular.

Todos los buscadores "entran" en las páginas web, y cada uno "captura" aspectos diferentes. Unos el título e información de la página; otros parte de la programación; y otros palabras claves dentro de la programación ("etiquetas").

Con el tiempo esta tecnología también evolucionó y le dio paso a los algoritmos en los buscadores. Estos son una especie de función programática, que le permite al buscador ofrecer listas de resultados más pertinentes para quien hace las consultas.

Vea cómo funcionan los directorios o cómo funcionan los buscadores.

Desbordamiento de información será el reto del 2008

Aunque los sistemas informáticos deberían ayudar a optimizar la jornada laboral, lo que está ocurriendo es que también interfieren en las rutinas de trabajo.

La empresa estadounidense Basex ha evaluado la forma en que los empleados usan los sistemas informáticos y de comunicación, y han concluido que la forma en que actualmente usamos el correo electrónico y otras herramientas de comunicación digital nos están haciendo menos productivos.

El volumen de información con el que debemos relacionarnos tiende a aumentar dramáticamente, y aunque las nuevas tecnologías de búsqueda facilitan el acceso a la información correcta, el excesivo caudal de información se está convirtiendo en una calamidad para muchos usuarios.

"Se trata de demasiada información. Hay demasiadas interrupciones durante la jornada laboral, que hacen que se pierda demasiado tiempo", declaró Jonathan Spira, director ejecutivo de Basex, a Yahoo News.

Según Spira, el correo electrónico, los mensajes de texto y los mensajes telefónicos constituyen las mayores interferencias. Estiman que en promedio se dedican 10 a 20 veces más minutos después de producida la interrupción, que la duración de la interrupción propiamente. En tal sentido, se indica que los empleados necesitan mucho tiempo para retomar la concentración y el ritmo de la labor que realizaban antes de ser interrumpidos.

La consultora ha realizado un cálculo estimativo del perjuicio económico que tales interrupciones tienen para las empresas y la sociedad, concluyendo que para el caso de Estados Unidos se trató de 650.000 millones de dólares en perdidas de productividad en 2006.