Evalúa críticamente los contenidos en Internet

A veces nosotros mismos generamos mucho del e-mail que nos llega. ¿Cómo?. Por ejemplo, cuando enviamos e-mails con rumores o información no confirmada.

Este tipo de práctica hace que te lleguen correos electrónicos preguntándote la fuente o, peor aún, tus mensajes se te regresan como cadenas y spam... ¿Cuántas veces no te ha pasado esto?

A veces encuentras una información interesante en un sitio web, pero no tiene fecha de publicación o no está claro quién es el autor de la publicación. Adicionalmente, ese sitio web está lleno de publicidad... ¿Acaso no son razones para sospechar la credibilidad de esa información?

Sin embargo, probablemente por el apuro con el que hacemos mucho del trabajo contemporáneo, no nos fijamos en esos detalles. Simplemente copiamos la dirección de la página y se la enviamos a varios colegasa quienes apreciamos y consideramos que peden aprovechar la utilidad de aquella información.

Inconcientemente o por apuro iniciamos un proceso que, de una manera u otra, generó más información para ser procesada por otros, quienes a su vez ya estaba muy ocupados...

Te invito a que veas este ejemplo: Credibilidad en Internet. Es una información muy interesante sobre este mismo tema, pero no indica ni cuándo fur publicada ni quién lo hizo.

Este caso es relevante, porque está en un sitio web mexicano que hace una labor educativa muy valiosa. Se trata del portal SePiensa.org.mx, que ofrece "contenidos de interés y utilidad para los diferentes actores que intervienen en el proceso educativo, niños y niñas, jóvenes, docentes y, padres y madres."

Su trabajo se ennoblecería aún más si adicionalmente agregara la fecha de publicación y el nombre del autor en contenidos como el mencionado.

¿Cuántas veces has encontrado páginas con la misma situación?

Si no haces una evaluación crítica de lo que encuentras en Internet, terminarás contribuyendo con la "contaminación informática" que reina en la red...

Influencia del e-mail en la percepción que tenemos del tiempo

Cuando somos remitentes podemos llegar a sentir mucha ansiedad con los mensajes que enviamos.

En ciertas ocasiones actuamos como si los e-mails llegaran directamente al cerebro del destinatario, sin pasar por la bandeja de entrada. Apenas uno envía el mensaje y enseguida piensa:

"¿Ya habrán leido el e-mail?"

"¿Le habrán hecho caso?"

"Voy a llamar para estar seguro..."

Otras veces, tenemos la osadía de enviar mensajes sobre los cuales sospechamos que pueden generar cierta confusión o conflictos. Parece que el estrés puede superar la capacidad de precaución.

Sin embargo, aunque la situación sea muy delicada o compleja, siempre nos sentimos aliviados por poder contar con el teléfono como medio alterno.

Pero esta "comodidad" con el teléfono nos puede llevar a trabajar mucho más de lo necesario (imagina que llamas por teléfono y no consigues a la persona en ese momento...).

Por su parte, los destinatarios viven angustias similares pero en su perspectiva...

Cuando reciben ciertos mensajes (sin ni siquiera abrirlos) son propensos a tener este tipo de reacción o pensamiento:

"Cónchale... Otro e-mail de..."

"¿Qué quiere decir este con 'Importante'?... ¿Y lo que hago?"

"Lo reviso en lo que pueda..."

"Ahora no tengo tiempo de leerlo..."

"Seguro es otra pérdida de tiempo..."

"¿Llamaré?... Llamarán..."

Al enviar muchos correos electrónicos los remitentes sentimos que salimos de un asunto "rápidamente". Pero eso únicamente es una sensación sobre el uso de nuestro tiempo, que no toma en cuenta el tiempo de reacción y procesamiento del destinatario...

¿Cuánto cuesta la lectura de los e-mails en su equipo de trabajo?

Una de las razones por la cual el e-mail se usa de manera discriminada es la falta de conciencia de los costos involucrados. La mayoría de la gente ni siquiera los sospecha.

Más allá de los costos tecnológicos (que no son pocos), el correo electrónico puede significar altos costos laborales de desempeño, y las empresas deberían hacer un esfuerzo sostenido por comunicarlos a sus empleados. Es una manera de ayudar a mejorar la productividad con sus comunicaciones escritas corporativas.

Por ejemplo, para calcular el costo de la lectura usted puede utilizar esta fórmula: ERD x (T1 + T2) x SD x NE, en donde:

* ERD es la cantidad de e-mails recibidos diariamente, sin incluir correos basura o correos que no tienen que ver con el trabajo.

* T1 es el tiempo promedio de lectura de cada mensaje.

* T2 es el tiempo promedio de recuperación por la interrupción que un e-mail puede significar con respecto a otras funciones laborales.

* SD es el promedio del salario diario de los empleados de la empresa, en términos de minutos.

* NE es el número de empleados que en la empresa utilizan e-mail.

Pudimos probar esta fórmula con una importante organización venezolana del sector financiero, con 480 empleados.

El promedio de e-mails que ellos reciben diariamente es de 40.

El tiempo promedio de lectura de cada e-mail y de recuperación de la interrupción lo redondeamos en 2 minutos (lo que significa un promedio de 1 hora y 20 minutos diarios leyendo e-mails, ó 15% del día de cada empleado).

El costo promedio del minuto laboral de los empleados de esta empresa es de US$ 0.50. Lo que significa que el costo promedio de lectura de cada correo electrónico es de 1 dólar.

Tomamos como base 250 días al año laborables y aplicamos la fórmula antes mencionada.

Así encontramos que en esta empresa (con sus características), tiene un costo anual de la lectura de sus correos electrónicos de 4.8 millones de dólares US.

Tome en cuenta que este monto no incluye costos de la escritura de los mensajes, las lamadas telefónicas para avisar o validar e-mails, ni las tecnologías de operación y seguridad.

Usted también puede aplicar esta fórmula en su equipo de trabajo, departamento o empresa. Y si lo necesita puede solicitar nuestra ayuda.

Paradojas sobre lo bueno y lo malo del e-mail en el trabajo

Algunos de los beneficios del e-mail son también algunos de sus defectos:

Por ejemplo, el e-mail nos permite enviar un mismo mensaje a varias personas al mismo tiempo, lo que a su vez nos hace ahorrar tiempo.

Pero el uso irracional de esta ventaja origina muchos mensajes copiados innecesariamente. Algunas investigaciones indican que alrededor del 30% de los correos en el trabajo fueron copiados innecesariamente.

Igualmente, del e-mail nos gusta poder dejar un registro y un respaldo formal de los procesos de comunicación en el trabajo.

Sin embargo, nos disgusta mucho cuendo recibimos correos electrónicos que sólo fueron concebidos para cuidarse las espaldas o para acusarnos frente a compañeros de trabajo o frente a los jefes.

Asímismo, el correo electrónico es un medio sumamente económico, y nos permite enviar tantos mensajes de carácter laboral como uno necesite.

No obstante, esta virtud también se usa de manera indiscriminada. Lo que trae como consecuencia que las empresas tengan muchas cadenas y correos basura internos.

De una u otra manera, nosotros mismos podemos originar mucho del correo que indeseadamente recibimos...

El uso que haces del e-mail impacta tu reputación profesional

El correo electrónico cada día influye más en tu reputación profesional, y tus oportunidades profesionales de crecimiento dependen de tu reputación.

Esta es razón suficiente para que te ocupes activamente en optimizar la gerencia de tus e-mails en el trabajo.

Cuando hablo de reputación, me refiero a tu capital de credibilidad y confianza en el trabajo, tanto con tus clientes, como con tus compañeros de trabajo o proveedores.

¿Recuerdas el refrán "Cría fama y acuéstate a dormir"? Tiene la misma validéz con el correo electrónico.

Gracias al e-mail, tu imagen como profesional ahora depende también de tu ortografía y de la calidad de tu redacción.

Pero también depende de la velocidad y pertinencia de tus respuestas, o del hecho de enviar copia de tus e-mails a otras personas.

Por ejemplo, si envías demasiados e-mails, la gente que los recibe puede llegar a pensar que no haces más nada que enviar correos electrónicos.

Si te prestas para enviar cadenas, también podrían pensar que eres muy desconsiderado y que no tienes conciencia de que tus destinatarios están muy ocupados.

El que le presten atención a tus mensajes... El que los lean... Y el que tu destinatario reacciones de una manera determinada frente a una solicitud que le hagas, son aspectos que dependen de tu reputación.

Si tienes buena reputación gerenciando el e-mail, tus mensajes serán más leidos.

Al final del día podemos decir que mientras más confianza y credibilidad tengas, tus destinatarios te prestarán mejor atención.

Consideraciones esenciales para titular emails de trabajo

Uno de los defectos más frecuentes en los correos electrónicos es la baja calidad del título: Si no es útil para el destinatario es muy probable que no lo lea o le resulte muy difícil hacerle seguimiento.

Dependiendo del programa que usted utilice para manejar su correo electrónico, el título de sus e-mails es el campo de "Subject" o el "Asunto": Uno de los elementos más importante para sus destinatarios en el trabajo.

Sus clientes, proveedores o compañeros de trabajo quieren poder diferenciar fácil y rápidamente un e-mail de otro. Eso les permite ser más productivos cuando están revisando y organizando su congestionado buzón de correos electrónicos.

Y en un momento determinado, ellos también quieren poder encontrar de manera rápida y fácil uno o un grupo de e-mails relacionados con un tema en particular.

En ambos casos, el título de su mensaje es el recurso clave que le permite a sus destinatarios ser más eficientes con el tiempo que invierten en el correo electrónico.

Títulos inapropiados para e-mails

Estos son sólo ejemplos, que quitan tiempo y generan más trabajo en la gerencia del e-mail:
* En el texto
* Asuntos varios
* Asunto urgente
* Temas pendientes
* Urgente
* Contacto
* Pregunta
* Respuesta
* Para tu información
* Solicitud de información
* Información solicitada
* Atención
* Comunicado
* Información para todos
* Lee esto
* (Sin título) = El peor de todos...

Como remitente, usted también pirede

Cuando envía correos electrónicos con esta clase de título su imagen personal y su reputación profesional se deteriora: Ellos transmiten poco valor, aprecio y respeto hacia sus destinatarios.

De una u otra manera, títulos tan ambiguos y escuetos transmiten que usted es muy egoista, o muy flojo, o que tiene poca claridad del sentido de la comunicación escrita.

Fue muy cómodo para usted escribir estos títulos cortos, porque tenía mucho apuro y en ese momento contaba con poco tiempo. Pero para su destinatario el título de su e-mail representa:

1. Una dificultad para distinguir su correo electrónico en una extensa lista de otros mensajes que tienen títulos iguales o muy similares.

2. La dificultad de identificar fácil y rápifamente su mensaje cuando tenga que buscarlo después, cuando necesite hacer seguimiento a un proyecto o a un tema de trabajo.

Estas dos situaciones significan para su destinatario pérdida de tiempo y un alto costo de oportunidad. El poco tiempo que él dispone para gerenciar su "in-box", sobre saturado de correos electrónicos, lógicamente tiende a invertirlo en los mensajes que percibe que tienen más valor.

Si su intención es comunicarse como remitente de esta clase de títulos, las probabilidades de que su mensaje sea leido y tomado en cuenta disminuyen, porque el destinatario lo pasará por alto.

Regla de oro para titular un e-mail profesional:

Si por alguna razón el destinatario no abre su correo electrónico, el título del mismo debe darle una idea concreta del contenido del mensaje. Esto influye de manera crucial en la decisión de él para prestarle atención y leer su mensaje.

Le recomiendo que lea:

* Ejemplos de títulos apropiados para e-mails.

* Qué debe tomar en cuenta para escribir mejores títulos de e-mails.

También le recomiendo que lea mi libro El e-mail en el trabajo. Le proporcionará más recomendaciones prácticas para ser más eficiente en sus comunicaciones escritas.

Ejemplos de títulos apropiados para e-mails

El título de un e-mail es de buena calidad si realmente ayuda a su destinatario a diferenciar su mensaje y hacerle segumiento, en medio de los ya congestionados buzones de correos electrónicos.

En el Internetips anterior, le sugerí que considerara la siguiente recomendación como una regla de oro para titular un e-mail de manera profesional:

Si por alguna razón el destinatario no abre su correo electrónico, el título del mismo debe darle una idea concreta del contenido del mensaje. Esto influye de manera crucial en la decisión de él para prestarle atención y leer su mensaje.

En este sentido, los siguientes ejemplos persiguen ofrecerle una referencia de títulos apropiados para e-mails en el trabajo, en contraste con títulos ambiguos.

Título Ambiguo: Reunión
Título Preferible: Reunión, lunes 18, 2pm, sobre el presupuesto

TA: Necesito información
TP: ¿Puedes enviarme el número de teléfono de la empresa X?

TA: Solicitud de información
TP: Necesito informe X para mañana antes de las 10 am

TA: Reporte importante
TP: Anexo reporte de ventas de la semana pasada en Valencia

TA: Información solicitada
TP: Anexo presupuesto de la reparación de oficina en Mérida

TA: Reunión urgente
TP: ¿Podemos reunirnos mañana a las 9am en tu oficina?

TA: Reunión corporativa
TP: Encuentro de gerentes de venta. Jueves 20, 5 pm. Auditorio

TA: Presentación
TP: Láminas de la presentación que vimos ayer en la tarde

TA: Pregunta
TP: ¿Recibieron el reporte de horas extras de la semana pasada?

TA: Información para todos
TP: Nuevas orientaciones sobre el uso del uniforme corporativo

TA: A todo el personal
TP: Lineamientos sobre el uso del uniforme corporativo

Como puede ver, los títulos de los e-mails pueden ser concretos sin ser demasiado cortos y escuetos.

Edite el título del e-mail si es necesario

En función del mejoramiento de sus procesos de comunicación escrita en el trabajo, cuando reciba e-mails importantes cuyo título es inapropiado o ambiguo, edite el título.

Paradógicamente, es muy probable que su destinatario pase por alto su respuesta, si el título de su e-mail no de diferencia suficientemente en el buzón de entrada de él.

Además, a usted le resultará más fácil encontrar su respuesta en la bandeja de salida, si en el futuro debe buscarla.

Para escribir mejores títulos de e-mails en el trabajo

Debe tomar más en cuenta la forma en que sus destinatarios gerencian sus buzones de correo electrónico y debe mejorar la gerencia de su ego frente a la comunicación escrita.

La gente en el trabajo que recibe e-mails, tus destinatarios, cada día están más ocupados y presionados con el uso del tiempo.

Sus colegas de su empresa, sus proveedores, sus clientes, y todas sus audiencias, todos los días deben atender una gran cantidad de e-mails: Es un medio en creciente recalentamiento.

Alrededor del 50% de los mensajes que ellos deben gerenciar no le son pertinentes o útiles; bien sea porque les fueron copiados innecesariamente, o porque temáticamente son irrelevantes. Así que él está muy predispuesto: La mitad de los e-mails que recibe le hacen perder tiempo o no son fáciles de procesar.

A la hora de gerenciar el correo electrónico, sus destinatarios quieren obtener el mayor beneficio posible con el menor esfuerzo. Lo que significa, entre otras cosas, poder diferenciar fácilmente unos e-mails de otros y, en consecuencia, poder decidir rápidamente qué hacer con ellos. En esto radica la importancia del título en los correos electrónicos.

El impacto del ego en el e-mail

Cuando estamos en la posición de remitente, tenemos la tendencia natural a actuar de manera mecánica e impulsiva con el correo electrónico. Así, nos resulta difícil controlar nuestra propia perspectiva de lo que nos comunicamos y nos cuesta ponernos en los zapatos de los destinatarios.

No estamos habituados a detenernos para considerar qué estarán haciendo nuestros destinatarios o cómo podrían interpretar cada mensaje que les enviamos.

Cuando escribimos un e-mail escuchamos el tono de nuestra voz, pero no nos acordamos que los destinatarios no pueden escucharlo. Lo que nos lleva a sobrestimar nuestra capacidad de transmitir o interpretar por escrito la intención y el tono de nuestros mensajes.

Igualmente, sentimos que nuestros destinatarios nos interpretarán bien. Asumimos que tienen suficiente información sobre nuestras intenciones y motivaciones. En otras palabras, el ego natural nos hace asumir, suponer o dar por obvio (esto ocurre en todas las instancias de comunicación interpersonal).

Por estas razones la efectividad y la eficiencia del correo electrónico, como medio de comunicación en el trabajo, está altamente supeditada a la madurez que hace falta para gerenciar el ego de manera apropiada.

Además, el e-mail es más ambiguo que la voz

Lo que tú escribes en un correo electrónico no siempre es lo que tus destinatarios leen. Es muy difícil que un e-mail tenga las claves no-verbales de la comunicación oral, a menos que usted tenga las habilidades de un buen escritor, para compensar por escrito los aspectos gestuales de la comunicación interpersonal.

Sus creencias y expectativas determinan la forma en la que su destinatario lee e interpreta sus e-mail. La ambiguedad propia de los mensajes escritos explica por qué cierto ripo de e-mails siempre corren riesgos de ser mal interpretados, especialmente los que tienen que ver con emociones fuertes.

Cuando usted piensa en su destinatario como cliente, asume la postura mental necesaria para buscar de manera conciente ponerse en su posición. De esta manera puede controlar mejor el ego y tener más asertividad para satisfacer las expectativas de los destinatarios.

Ensayo sobre tu mercadeo personal a través del e-mail

Si quieres mejorar tus oportunidades de crecimiento profesional, necesitas estar más conciente y alerta de lo que significa tu proceso permanente de mercadeo como persona, especialmente cuando usas tu correo electrónico.

Las mismas técnicas de mercadeo que utilizan las empresas para crear una marca comercial, para que sea percibida de manera positiva y sea preferida por los consumidores, pueden ser aplicadas por un profesional al buscar trabajo, o durante su experiencia laboral.

En este breve ensayo encontrarás los aspectos más importantes que debes cuidar a la hora de gerenciar tu correo electrónico de trabajo:

Mercadeo personal a través del e-mail

View more documents from Juan Carlos Jiménez.

Una guía práctica sobre cómo escribir para la web

Si usted tiene que escribir para la web, bien sea en un sitio, un blog o cualquier otro servicio de divulgación, esta publicación puede serle muy útil.

Se trata de un libro en formato .pdf, que lleva por título "Periodismo 2.0: Una gía de alfabetización digital".

Este trabajo es el resultado de una iniciativa del Centro Knight para el Periodismo en las Américas, de la Universidad de Texas en Austin.

Originalmente se publicó en inglés, pero después fue traducido a español y portugués.

Su autor, Mark Briggs, lo presenta como un manual práctico, pero ofrece suficientes elementos teóricos para entrar en el mundo del periodismo digital y prosperar en la era de la información.

Las ediciones en español, inglés y portugués se pueden descargar gratuitamente en el sitio web del Centro Knight. No hay dudas: cada vez serán más valiosos los periodistas que tengan más de una habilidad. Más información.

Organizaciones pueden reducir costos del e-mail

Ya hemos probado con varias empresas que los costos improductivos del e-mail pueden reducirse.

Para ello los empleados necesitan comprender cuándo el correo electrónico es mejor que otros canales de comunicación, por qué y cómo usarlo en esos casos.

Esto se traduce en términos inmediatos en una reducción sustancial del "spam" interno de la organización. Es decir, que muchos de esos e-mails improductivos que circulan dentro de las empresas pueden evitarse, y con ello también se evitarían pérdidas de tiempo y dinero.

Con nuestros seminarios sobre cómo optimizar el uso del e-mail en el trabajo, sensibilizamos y orientamos a los participantes sobre los aspectos que determinan la efectividad del correo electrónico y sobre los costos involucrados en su gerencia individual.

Igualmente promovemos el uso de buenas prácticas corporativas de comunicación escrita.

La semana siguiente a su participación en el seminario, hemos encontrado que muchos de los participantes comenzaron a recibir entre 20 y 40% menos de mensajes innecesarios!

Adicionalmente, se produce un mejor flujo de información a través de otros medios y se reduce el estrés en el ambiente laboral.

Muchos de las situaciones analizadas en este seminario, así como estudios e investigaciones recientes acerca del impacto del e-mail en la productividad se encuentran en el libro El e-mail en el trabajo.

Un ejemplo de las láminas de apoyo didáctico que utilizamos en nuestras asesorías sobre el uso adecuado del e-mail profesional están disponibles en SlideShare.com

"Multitaskers" están en peligro de sobrecargar sus cerebros

¿Cuánto puede afectar esta situación la productividad y la eficiencia en el trabajo?

Mensajería instantánea, celulares, televisión, radio, Twiter, Facebook se han convertido en elementos cotidianos de la vida moderna.


Un artículo en TimesOnLine.com indica que el incremento de recursos para obtener información desde cualquier lugar y en cualquier momento está comprometiendo nuestra capacidad para enfocarnos, concentrarnos y priorizar nuestras tareas.

Con todos estos medios compitiendo por nuestra atención, frecuentemente nos enfrentamos a tantos estímulos que nuestros cerebros se están sobrecargando.
Estas constantes interrupciones nos restan concentración y limitan nuestra capacidad de responder de manera acertada varias tareas a la vez.


Otro estudio de la Universidad de Stanford, USA, publicado en Proceedings of the National Academy of Sciences, es uno de los primeros en cuestionar el efecto negativo de todos estos medios en las habilidades cognitivas de las personas.

Estos cambios están planteando nuevas demandas y afectan especialmente la capacidad de jerarquizar y valorar la información para tomar decisiones ante cada tarea.

Seminario sobre la optimización del uso del e-mail

Los días 5, 11 y 12 de agosto realizamos un seminario especial sobre el uso del e-mail en el trabajo, dirigido a tres grupos de empleados de la empresa Ron Santa Teresa.


Los objetivos de esta asesoría eran sensibilizar a los participantes sobre cómo optimizar el uso del e-mail como herramienta de productividad, el impacto de los costos involucrados en este medio; y promover el uso de buenas prácticas corporativas de comunicación escrita definiendo criterios homogéneos sobre el uso adecuado del e-mail en la empresa.

Muchos de los casos analizados en este seminario, así como estudios e investigaciones recientes acerca del impacto del e-mail en la productividad se encuentran en el manual de supervivencia El e-mail en el trabajo escrito por Juan Carlos Jiménez, una útil guía con soluciones y consejos prácticos para que el e-mail no se convierta en una amenaza diaria para nuestro trabajo.

Láminas del seminario en SlideShare.com.

Claves para hacer buen periodismo web

Recomendaciones del maestro Jean François Fogel para quienes trabajan en medios de comunicación on line.

Periodista y ensayista de larga trayectoria, Fogel forma parte de la Fundación Nuevo Periodismo Iberoamericano.

Aconseja no dejar de ser periodistas. Los fundamentos de investigación, reporterismo y ética que rigen este oficio siguen vigentes en Internet.

El periodista de Internet debe liberarse de su ego. La relación con las audiencias es horizontal y requiere conocerlas y valorar sus intereses. Internet es el medio de participación por excelencia para generar opinión y debate.

Es imprescindible que esté activo en redes sociales para aprovechar la energía de los usuarios. Debe saber entenderse con los equipos de desarrollo.

El periodismo on line tiene su propia narración que trasciende el texto escrito (video, fotos, infografías, material descargable).

El periodista en Internet debe asumir el rol de autor y editor y adaptarse a los ciclos de vida de la información.

El ritmo vertiginoso de la web tiene una lógica muy distinta a la de los medios impresos donde la información queda estática una vez publicada. Más información.

Alarmante crecimiento del spam en el segundo trimestre del 2009

Este trimestre hay más de 14 millones de nuevos ordenadores zombis (computadores infectados que se utilizan con fines hostiles).

Esta cifra confirma la predicción que McAfee realizó en el primer trimestre del año sobre el crecimiento de botnets (software capaz de ejecutarse de manera autónoma e infectar a otros servidores).

Según esto, el spam ha alcanzado nuevos límites alarmantes superando su propio record.

Los investigadores de McAfee señalan que softwares dañinos han infectado más de 27 millones de archivos en un período de 30 días.

Según Mike Gallagher, Vicepresidente Senior y Director de la Oficina de Tecnología de los Laboratorios McAfee Avert, "el crecimiento en los últimos tres meses es alarmante... la expansión de estas infecciones es un grave recordatorio del daño que pueden sufrir los ordenadores desprotegidos, sean domésticos o empresariales."

A lo cual cabe agregar el grave impacto que tiene sobre la productividad de las empresas y que puede minimizarse con buenas prácticas en la gerencia del email, que incluyen normas para hacer un uso adecuado de Internet y del correoelectrónico como herramienta de comunicación corporativa.

Ver nota de prensa original, en inglés.

Advierten sobre el costo de recuperar correos electrónicos

La empresa Kroll Ontrack estima que el promedio de e-mails por persona pasará de 156 mensajes diarios en el año 2009 a 233 mensajes en el 2012.

Este fenómeno implica costos muy importantes: sobrecarga de trabajo e incremento de las horas-hombre para los departamentos de tecnología.

Además, hay que tener en cuenta los recortes presupuestarios y el desconocimiento de los costos ocultos ligados a la recuperación de correos. Por ejemplo, el gasto de instalar un servidor para las tareas de recuperación.

Kroll Ontrack estima que el administrador de redes informáticas dedica hoy un 25% de su tiempo a recuperar y gestionar correos.

Esto podría evitarse mediante sistemas básicos de gestión de archivos que implican aspectos tecnológicos.

Pero, sobre todo, hay que desarrollar conciencia y "buenas prácticas" en el correcto uso del e-mail en el trabajo, para hacer de este medio una herramienta de comunicación efectiva y no una amenaza para la productividad.

Planifica tu imagen personal y profesional con el e-mail

Antes que nada necesitamos tener más conciencia sobre el hecho de que en todos los ámbitos de la sociedad contemporánea siempre nos estamos mercadeando, como profesionales y como personas.

Necesitamos tomar más en cuenta que siempre estamos influyendo en la percepción que la gente se forma de nosotros. Influimos de manera positiva o negativa.

Influimos con lo que hacemos y dejamos de hacer. También influimos con lo que decimos y dejamos de decir. Así que nuestro propio plan de mercadeo y comunicación lo comenzamos a definir con las siguientes preguntas:

• "¿Cómo quisiera ser conocido y recordado como profesional?"

• "¿Con qué valores quisiera ser asociado cuando los demás me recuerden?"

Las respuestas a esta preguntas nos proporcionan la orientación necesaria sobre el tipo de acciones que debemos realizar para influir positivamente en los demás y obtener la percepción profesional que deseamos.

Igualmente, necesitamos tener una perspectiva amplia de quiénes son nuestros "clientes". Lo cual podemos definirlo de manera simple pero eficiente respondiendo a "¿Quiénes pueden hablar de uno, bien o mal, como profesionales y como personas?".

Hacia todos ellos se deben orientar nuestras estrategias y tácticas de mercadeo. Nuestros clientes son las personas con las que interactuamos de manera directa o indirecta, que nos importan y nos interesan profesionalmente. Ellas siempre tienen posibilidades de recomendarnos con otros.

En una sociedad con trabajos tan interconectados entre tantas personas, para nuestro mercadeo personal los "clientes externos" tienen igual de importancia que todos los compañeros de trabajo, incluyendo jefes de todos las áreas y niveles, personal de otros departamentos y proveedores.

Sí esta respuesta es muy amplia es porque, precisamente, los errores más frecuentes en mercadeo se comenten en parte por subestimar el alcance de los públicos o audiencias con las que interactuamos como clientes.

Por último, tener más conciencia del mercadeo personal implica estar más pendientes del uso de las herramientas con las que comunicamos nuestras habilidades, competencias, valores y beneficios. Es decir, necesitamos mantener afinados nuestros canales y medios de comunicación interpersonal.

Ellos están constituidos principalmente por todos nuestros ámbitos de comunicación interpersonal, bien sea cara-a-cara, a través del teléfono o la computadora, y por la forma y el fondo de los contenidos que transmitimos a través de estos medios. Es decir, nuestro cuerpo y comportamiento son como canales ambulates de nuestro mercadeo, con mensajes verbales y no-verbales.

En este contexto, el correo electrónico cada día tienen más impacto en la imagen profesional que proyectamos como personas. Así que comprender mejor los factores de efectividad de la comunicación escrita nos permitirá gerenciar de manera más acertiva los aspectos que determinan nuestra reputación a través de éste medio.

¿Mercadeo personal a través del e-mail?

- - - - -
Más recomendaciones en el libro El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos, de Juan Carlos Jiménez.

5 Acciones qué pueden hacer las empresas para mejorar la gerencia del e-mail

1. Deben ventilar el tema como un asunto de negocio, que afecta la rentabilidad de las empresas. Si la gente invierte el 30 ó 40% de su tiempo atendiendo correos electrónicos, entonces es un asunto de caracter financiero que incide en la productividad.

Las organizaciones deben promover espacios de “encuentro e intercambio” en donde los empleados puedan hablar de sus inquietudes como remitentes y destinatarios, compartan sus experiencias en el trabajo diario, determinen oportunidades de mejoras y reciban asesoría. Los costos financieros asociados son de tal impacto, que este tema necesita conversarse en todos los niveles de la empresa, especialmente en la alta gerencia.

2. En este sentido, las empresas deben implementar planes específicos de entrenamiento y asesoría sobre la comunicación escrita a través del correo electrónico, dirigidos a todos sus empleados.

Hace falta formación sobre los factores que determinan la productividad del correo electrónico, y también se necesita sensibilizar a los trabajadores sobre cuándo el e-mail es apropiado y cómo debe estructurarse.

En nuestra experiencia, gracias al entrenamiento las empresas logran obtener en términos inmediatos hasta un 20% de ahorro de tiempo en la gestión de sus e-mail.

Así mismo, la gente necesita ser entrenada en el uso eficiente de su tiempo y en métodos para organizar el trabajo.

3. Las empresas necesitan establecer normas escritas comprensibles sobre el uso corporativo del correo electrónico (e-Normas), que orienten positivamente a los empleados sobre las buenas prácticas que se esperan de ellos.

Pero estas políticas internas no sólo deben establecer lo que la gente "no debe hacer" y las sanciones por hacerlo, como tiende a suceder. Tampoco deben estar sesgadas por los aspectos tecnológicos del e-mail o los de seguridad.

Al hablar de los deberes de los empleados con el e-mail, las e-Normas necesitan destacar de manera especial las ventajas individuales de cumplirlas, y deben promoverse como buenas prácticas gerenciales.

Las normas sobre el uso del correo electrónico también pueden ser parte de un documento en el que figuren también las políticas de seguridad informática, el uso correcto del software y la navegación en Internet.

4. Las empresas deben implementar planes para premiar y estimular a los empleados que asuman la iniciativa de mejorar de manera individual sus competencias de comunicación escrita.

Cuando somos remitentes activamos el proceso de comunicación, y establecemos las pautas del mismo. De manera que al mejorar este rol y nuestra habilidad de comunicarnos por escrito, automáticamente mejoramos el rendimiento profesional y el de la empresa.

5. Una innovación sería establecer en las empresas "plazos de respuesta". Es decir, que la gente cuente con un lapso determinado para responder los correos de sus compañeros de trabajo.

¿Qué pasaría si la gente dispusiera formalmente hasta 4 ó 6 horas laborales para responder las solicitudes internas?

* Se dejaría de utilizar el e-mail para requerimientos urgentes, los cuales se gerencian mejor a a través de una llamada telefónica o una conversación cara-a-cara.

* Bajaría el volumen de mensajes escritos indiscriminadamente.

* Bajaría el estrés y la ansiedad de los empleados.

* Mejoraría el ambiente laboral.

Con una medida de este tipo, todas las necesidades que necesitan atención urgente a través del e-mail se acordarían previamente entre las partes, y se obtendría más eficiencia.

- - - - -
Más recomendaciones: El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos.

10 Buenas prácticas en el uso del e-mail en el trabajo

Recomendaciones gerenciales para que sus correos electrónicos sean más productivos, de acuerdo a sus intenciones y las características propias de este medio:

1. En cada oportunidad que vayamos a escribirlo, vale la pena detenernos un instante para que verifiquemos que el envío de ese e-mail es mejor que una llamada telefónica o una conversación cara-a-cara.

2. Evite discusiones o "aclaraciones" por escrito. Esto siempre nos lleva a correr un gran riesgo de ser malinterpretados. Además, generamos procesos más largos de intercambio de mensajes. Las discusiones son naturales y necesarias en cualquier trabajo, pero lo que más nos conviene es tenerlas a través de otros medios y enviar por e-mail solamente los acuerdos.

3. Cuando no haya más opción y sea inevitable "aclarar" un asunto por escrito, evite involucrar a terceras personas en el mensaje. No envíe copia de su aclaratoria a otros destinatarios. El mensaje tendría otras lecturas o interpretaciones.

4. A menos que hayamos establecido previamente un acuerdo con nuestro interlocutor, el correo electrónico no es el medio de comunicación laboral más adecuado si se requieren respuestas urgentes.

5. Los remitentes deben ser más explícitos con lo que esperan de sus destinatarios. Más del 40% de los e-mails que recibimos no indican lo que debemos hacer, porque el remitente lo asume como "obvio".

6. Responda los mensajes válidos y limpie su buzón. Atienda los mensajes pertinentes a su responsabilidad. Su reputación personal está en juego. Inclusive, cuando se tiene mucho trabajo su puede responder "Pedro, recibí tu mensaje. Ahora no dispongo del tiempo. Te respondo mañana".

7. Cada profesional debe desarrollar más competencias personales de redacción como una responsabilidad personal. Podemos ser muy eficientes con nuestra manera de expresarnos verbalmente, pero al hacerlo por escrito el mensaje puede ser confuso y difícil de leer.

8. Debemos tomar en cuenta el orden de procesamiento de los correos electrónicos antes de ser abiertos por parte de los destinatarios: Primero leen quien es el remitente, después revisan el título del mensaje, y después verifican si su nombre está como destinatario.

9. Utilice los "filtros" y "reglas" en las preferencias de su programa de correo electrónico. Estos permiten distribuir los e-mails que recibe (antes de ser leídos) en carpetas previamente determinadas. Así, puede destacar más los mensajes de mayor interés. La lista indiscriminada de mensajes pendientes por ser atendidos tiende a producirnos ansiedad. Pero esos filtros nos ayudan de manera automatizada a que podamos establecer más fácilmente un orden y una prioridad para revisar los e-mails recibidos.

10. Si es su caso, desactive la alarma automática de la bandeja de entrada en su buzón de correo. Así evitará interrupciones indiscriminadas y reducirá el estrés que produce el efecto de anuncio de cada mensaje que llega. Es preferible revisar su bandeja de entrada manualmente, cada cierto tiempo que usted mismo determine, según sus necesidades. Lo importante es hacerlo conciente y no como un autómata. (Las personas que usan servicios gratuitos de "web-mail", como Gmail, Hotmail o Yahoo, no disponen de una alarma automática que avise la llegada de nuevos mensajes. Deben "refrescar" ("reload") la página web para darse cuenta de ello).

- - - - -
Vea más recomendaciones en el libro El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos.

¿Cuánto tiempo invertimos gerenciando diariamente el e-mail?

Una de las razones que originan el uso adecuado del correo electrónico es la poca conciencia que hay de tiempo que invertimos en gerenciarlo y, en consecuencia, en su costo.

Resulta difícil establecerlo por las diversas funciones que se realizan en las empresas, pero donde Internet se usa a nivel intermedio, se invierten entre 2 y 3 horas (casi 40% del tiempo laboral).

En empresas dedicadas a tecnologías de información el nivel de uso puede ser mayor: Niveles Medios-Altos, 4-5 horas; Niveles Altos, 6 horas o más.

Los gerentes medios y altos pueden invertir 4-5 horas al día. Lo que trae como consecuencia que las 8 horas laborales no alcancen para atender todas sus responsabilidades y el sobretiempo tienda a convertirse en una práctica estándar para los ejecutivos.

En los últimos 10 años hemos realizado investigaciones al respecto en empresas bancarias, de telecomunicaciones, y de servicios. Y hemos cubierto organizaciones que tienen desde 30 empleados hasta más de 5.000.

En mi libro muestro de manera detallada cuáles son las prácticas cotidianas en la gerencia del e-mail que traen como consecuencia que entre el 40 y el 50% del tiempo actualmente invertido es improductivo: Una cantidad alarmante.

Por ejemplo, los procesos normales de discusión de cualquier trabajo, cuando ocurren a través de e-mails pueden tomar 4 veces o más del tiempo que si se hicieran cara-a-cara o telefónicamente.

En este mismo sentido, de todos los correos electrónicos en promedio recibimos al día:

* Más del 30% nos fueron copiados innecesariamente.

* Más del 40% son difíciles de leer o interpretar, y debemos releerlos varias veces o llamar por teléfono para solicitar precisiones.

* Más del 20% están acompañados de llamadas telefónicas para anuciarnos que nos enviaron un e-mail o para repetirnos el contenido del mismo (retrabajo y más retrabajo).

* Más del 40% de las veces habría sido mejor una llamada telefónica o una conversación cara-a-cara.

Estas son razones suficientes para que en las empresas se hable de este tema como un asunto de negocio, y no sólo tecnológico o de redacción.

El tiempo que estamos invirtiendo en el e-mail cada día afecta más la productividad y la rentabilidad en las empresas.

Si la gente invierte el 30 ó 40% de su tiempo laboral atendiendo correos electrónicos, entonces es un asunto de caracter financiero.

La productividad laboral con el correo electrónico

No hay dudas de que el e-mail nos ha proporcionado ventajas trascendentales como herramienta de comunicación, trabajo, estudio, investigación y archivo, con una influencia creciente en todos los aspectos de la vida de la gente, en todos los países y culturas.

Pero el proceso de asimilación del e-mail se ha dado, prácticamente, sin suficiente preparación. En algunos casos se da entrenamiento sobre el funcionamiento de un programa específico de correo electrónico (por ejemplo el "Outlook"). En otros casos hay "políticas" de uso del e-mail, pero principalmente cubren necesidades de seguridad y control de los sistemas informáticos.

Hemos asumido que saber escribir es automáticamente saber redactar bien, y esto es suficiente para comunicarnos por escrito con eficiencia. A veces pensamos que si escribimos como hablamos nos entenderán. Pero resulta más difícil dominar correctamente la comunicación escrita que la verbal y la no-verbal.

Ahora el correo electrónico ejerce una gran influencia en nuestra imagen personal. La cantidad de mensajes que enviamos, la redacción de los mismos, su extensión y hasta la hora en que escribimos dice mucho de nuestra calidad como profesionales.

La velocidad de respuesta de los mensajes válidos que recibimos, si los leemos con detenimiento y hasta si enviamos copia del mensaje a otros destinatarios son algunos de los aspectos que contribuyen a formar una reputación pública de nuestro desempeño laboral.

Algunas expresiones cada día más frecuentes en el trabajo:

"Parece que Pedro no tiene más nada que hacer que enviar e-mails. A cada rato están llegando sus mensajes. Son larguísimos y cuesta mucho entender su redacción".

"María si es desconsiderada: Se la pasa enviando cadenas. ¿Acaso no sabe que estoy muy ocupado y que no tengo tiempo para esas tonterías? Además, me llenan mi buzón y evitan que me lleguen otros mensajes que sí son importantes".

"José siempre copia todos los mensajes al jefe: No se puede confiar en él. Se que debemos documentar los procesos. ¿Pero por qué no me llamó primero para hablar del asunto? Habríamos aclarado la situación y después podía escribir el mensaje con lo que acordamos".

Si a estos casos agregamos la gran cantidad de correos "spam" o "correos basura" que nos llegan, y el volumen de mensajes de los nos llegan copias innecesarias, es comprensible el estrés creciente en el trabajo derivado del e-mail.

La productividad que tenemos con esta herramienta en buena medida está asociada a nuestra reputación personal. Es decir, si logramos o no el propósito de un mensaje eso refleja nuestra efectividad en el manejo del e-mail. Por ejemplo, si escribimos "demasiados" correos es muy probable que los destinatarios nos comiencen a ignorar, especialmente los que están en el campo de los copiados ("Cc").

Si queremos mejorar nuestra efectividad con el e-mail, necesitamos comprender cómo actúan y qué valoran más los destinatarios de nuestros mensajes escritos, para poder influir positivamente en sus percepciones y actitudes.

Igualmente, debemos tratar a cada destinatario de la manera más personalizada posible, tomando en cuenta el impacto emocional que pueden tener las palabras escritas y la estructura del e-mail.

Para mejorar la comunicación escrita

Podemos tomar la iniciativa en el mejoramiento de las habilidades de redacción. Sólo así podremos ser más precisos en nuestros mensajes escritos, podremos generar más interés en ser leídos y tendremos más oportunidades de que su contenido sea más fácilmente comprendido.

Hace una década, parecía exagerado decir que una persona sin conocimientos mínimos de Office (Microsoft) tendría mucha dificultades para conseguir trabajo, lo que hoy es una realidad. Así que a lo mejor igual suena exagerado decir que en 5 años también será dificil obtener trabajo si no se cuenta con óptimas habilidades para comunicarse eficientemente por escrito (recuerde que saber escribir no significa saber comunicarse).

Es indispensable ampliar el vocabulario y mejorar la forma de estructurar y presentar la información. Asista a cursos y seminarios sobre redacción. Si puede haga posgrados sobre comunicación social, con énfasis en periodismo escrito. Por la objetividad y amplitud que lo debe caracterizar, el estilo periodístico es un buen ejemplo de redacción a seguir.

Tenga a mano libros prácticos y guías de redacción del tipo: “Mejore su castellano en 30 días”, de Fortunato Brown; o “Manual de Estilo” de periódicos; o el prestigioso “Curso de Redacción” de los profesores Vivaldi y Pérez.

También tenga en su puesto de trabajo con un buen diccionario general y uno mejor de sinónimos. La Real Academia Española ofrece un servicio fantástico en www.rae.es.

Ampliar permanentemente el vocabulario es el camino que nos permite superar las muletillas y los lugares comunes, además de ayuarnos a no sonar repetitivos o retóricos. En otras palabras, mientras más vocabulario tengamos, menos “blah blah blah” escribimos.

Pero tenga cuidado, algunas personas utilizan su vocabulario para escribir de manera incomprensible. El objetivo de tener un vocabulario más amplio no es demostrar que sabemos palabras "domingueras", sino contar con los recursos para comunicarnos de la manera más simple y eficiente.

Si quieres mejorar tu reputación profesional y tener más oportunidades con tu imagen personal, necesitas estar más conciente y alerta de lo que significa tu proceso permanente de mercadeo como persona a través del correo electrónico.

Cómo optimizar el uso del correo electrónico en el trabajo

Esta mañana realizamos un seminario de mejoramiento profesional con parte del personal de la empresa Cinex.

Los objetivos de esta asesoría fueron:

1) Sensibilizar al personal sobre los costos involucrados en el uso del correo electrónico diario;

2) Mejorar sustancialmente el sentido de eficiencia sobre el e-mail, para que esta herramienta sea realmente productiva;

3) Reducir la generación del "spam" interno y los costos que esto involucra;

4) Promover el uso de buenas prácticas de comunicación escrita; y...

5) Homogenizar los criterios sobre el uso adecuado del e-mail en la empresa.

La receptividad de los participantes fue significativa y los comentarios sobre sus aprendizajes también.

Este seminario es un ejemplo de cómo en Cograf Comunicaciones ayudamos a las empresas a mejorar sustancialmente sus comunicaciones corporativas.

Vea las láminas en SlideShare.net, o vea el esquema del contenido.

Más información: El e-mail en el trabajo.

¿El uso excesivo del e-mail puede provocar adicción?

No hay dudas de que el e-mail es fuente de estrés y tensión en el trabajo. Pero aún no hay consenso médico sobre si produce adicción. Sin embargo, hay evidencias de su influencia en la vida de las personas y su desempeño laboral.

En un estudio realizado en la Escuela de Psiquiatría de la Universidad de Londres, acuñaron el término "infomanía" para referirse a las personas adictas al e-mail, los chats y los SMS. El 62% de los participantes en la investigación reconocieron que revisan su e-mails en horas fuera de oficina y en vacaciones. Si no se siente "desinformados".

En este mismo estudio, 80 trabajadores fueron interrumpidos intensivamente por el correo electrónico, teléfonos y mensajes instantáneos. Las pruebas de su coeficiente intelectual cayeron 10 puntos.

En China y Corea del Sur están enfrentando una situación más complicada. El año pasado murieron 10 surcoreanos en cibercafés, por jugar online más de 3 días sin parar. Y en China estiman que 10 millones de adolescentes son adictos a los "ciber juegos".

Recientemente di una conferencia a 120 altos ejecutivos de un importante Banco y les pregunté cuántos no sentían estrés con la gerencia del e-mail. Sólo 1 respondió que no. También estuve con 150 venededores y tuve los mismos resultados. He repetido esta pregunta a más de 1000 personas en el último año y la respuesta siempre ha sido la misma.

Justo ahora los psiquiatras están debatiendo sobre si clasifican el uso compulsivo del e-mail, los mensajes de textos y la navegación en Internet como adicciones. Muchos abogan para que los síntomas se incluyan en el Manual de Diagnóstico y Estadísticas de Desórdenes Mentales, el diccionario oficial de la psiquiatría mundial.

Cuando señalan que se trata de desórdenes mentales, los psiquiatras argumentan que ciertos comportamientos con Internet son similares en otras adicciones. Por ejemplo:

* El exceso de juegos en línea;

* La preocupación compulsiva por más y mejores programas o equipos.

* La ansiedad inmanejable por estar conectados, sentirnos informados, o saber si nos escribieron.

* La pérdida del sentido del tiempo mientras estamos frente a la computadora.

* El descuido de necesidades básicas como comer o dormir, por estar "navegando".

* Conectarse para escapar de la realidad, de la misma manera que lo hacen los adictos al alcohol o las drogas.

Sin embargo, quienes no concuerdan con la idea de hablar de adicción a Internet, se basan en que no hay suficientes estadísticas internacionales al respecto.

Lo cierto es que el uso del e-mail e Internet se convierte en una situación problemática cuando comienza a influir negativamente en la vida de las personas y en su desempeño laboral.

Se trata de un fenómeno complejo, ya que a pesar de la gran influencia negativa en nuestra capacidad de atención, no hay dudas que hay importantes ventajas al estar 'conectados'.

Parece un círculo vicioso: Nos sentimos mal si no podemos revisar el e-mail y ese estado de ánimo a su vez afecta negativamente nuestra concentración en el trabajo.

Sabemos que la mayoría de los mensajes que recibimos son inútiles, pero estamos ansiosamente pendientes de los pocos que nos importan.

Es muy difícil que uno mismo se de cuenta de la adicción, porque es algo que se vuelve habitual, y los hábitos son acciones inconcientes.

Con cualquier rutina de trabajo es fácil que terminemos haciéndola en forma mecánica. Es un riesgo propio de las rutinas. Y "el comportamiento mecanizado" es la prueba inequívoca del estado de inconciencia que tendemos a tener con las rutinas.

Si debemos enfrentar un volumen excesivo de correos electrónicos, que a su vez nos presionan por la responsabilidad que implican, es muy probable que terminemos gerenciándo muchos de sus aspectos de manera inconciente, como de hecho ocurre.

Exigencias de los mensajes escritos

Si quieres mejorar tus oportunidades de crecimiento profesional con el debido uso del correo electrónico, necesitas estar más conciente y alerta de lo que significa tu proceso permanente de mercadeo como persona.

Las mismas técnicas de mercadeo que utilizan las empresas para crear una marca comercial, para que sea percibida de manera positiva y sea preferida por los consumidores, pueden ser aplicadas por un profesional al buscar trabajo, o durante su desarrollo laboral.

Las marcas de productos, servicios o empresas desarrollan una imagen única y la utilizan de manera planificada para atraer y mantener clientes y consumidores. Igualmente un profesional puede planificar su imagen en función de atraer a sus empleadores ideales, o para obtener mejores oportunidades de trabajo.

Mercadeo comercial básicamente es el reto que tienen las marcas de comunicar sus valores y beneficios, a través de una imagen que las diferencia de sus competidores y las convierten en marcas deseables.

¿Este no es acaso el mismo reto que uno tiene a la hora de buscar trabajo, o cuando aspira más chances de crecimiento en el trabajo actual?

El concepto de "marca personal" no es común en la perspectiva de las personas que no son artistas, deportistas u otra profesión con relevancia en la opinión pública. Pero si la persona que busca trabajo o planifica su desarrollo profesional dentro de una empresa no construye una fuerte imagen positiva de sí mismo le resultará más difícil llamar la atención sobre sus cualidades, su valor y –en especial– los beneficios que brinda.

La marca personal es la suma cuantitativa y cualitativa de la carrera profesional como un todo, de manera integrada, y la imagen de la persona que la constituye. Por lo que planificarse y desarrollarse como marca tiene sus ventajas:

• Nos ayuda a generar interés profesional y llamar positivamente la atención entre clientes, jefes, compañeros de trabajo, amigos y potenciales empleadores.

• Nos permite enfocarnos en lo que nos interesa más que la gente recuerde de nuestras cualidades como personas y profesionales.

• Nos facilita obtener confianza y credibilidad, como consecuencia de la consistencia y coherencia en nuestro desempeño profesional.

• Nos garantiza diferenciarnos como trabajadores.

Al igual que lo que pasa con el mercadeo de cualquier producto, si uno no se ocupa de su propia imagen de marca como profesional, los demás nos establecen una, que muy probablemente no es la que queremos o nos interesa proyectar.

¿La productividad con el correo electrónico?

- - - - -
Más referencias sobre este tema: El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos.

Brasil, Argentina y Colombia entre principales generadores de SPAM

La empresa Sophos publicó una nueva edición del informe sobre los 12 principales países emisores de correos basura.

En el primer trimestre de 2009, el estudio sitúa una vez más a USA a la cabeza del ranking, responsable de más del 15% de los correos basura recibidos en todo el mundo.

Por su parte, el Reino Unido y Alemania abandonan la lista negra. Pero no es el caso de Polonia y Colombia, que regresan a este ranking por primera vez desde el segundo y tercer trimestre de 2008, respectivamente.

Brasil experimentó el mayor aumento de todos, pasó del cuarto lugar que ocupaba en el Q1 de 2008 al segundo.

También hay que destacar la ascensión protagonizada por España durante los tres primeros meses del año.

El TOP 12 de países emisores de spam de enero a marzo de 2009:

1. Estados Unidos 15,8%
2. Brasil 10,2%
3. China (incluye HK) 7,7%
4. India 5,1%
5. Turquía 4,1%
6. Corea del Sur y Rusia 3,8%
7 Rusia 3,8%
8. España 3,0%
9. Argentina 2,8%
10. Polonia 2,6%
11. Colombia 2,6%
12. Italia 2,3%
Otros 36,2%

Lea la nota de prensa de Sophos.

Enviar e-mails no significa, automáticamente, ser eficiente

Parte de la locura profesional a la que hemos llegado, es la sensación de trabajo que sentimos muchas veces al presionar el botón "send" del correo electrónico. Pero la responsabilidad laboral no termina ahí.

Es verdad que los destinatarios legítimos de tus e-mails tienen ciertas responsabilidades profesionales contigo, como lo son leer y actuar en correspondencia con los mensajes que les envías. Pero la realidad que ellos enfrentan se ha vuelto mucho muy compleja, y la culminación de cada trabajo casi siempre va más allá.

Una de las propiedades del e-mail en el trabajo es que deja un registro de la eficiencia de nuestras comunicaciones. Por ejemplo, si tengo que enviar demasiados "recordatorios", queda claro que mis mensajes no están siendo tomados en cuenta como "deberían".

Más allá de las responsabilidades y deberes de mis destinatarios, debo tomar en cuenta otros aspectos que influyen en mi eficiencia laboral:

1. Todo el tiempo estoy sumándole o restándole valor a mi reputación personal.

Si envío muhos mensajes cuyo objetivo es cuidar mi espalda o regañar a mis destinatarios frente a otros (a quienes envío copia), es muy probable que mis correos electrónicos sean más rápidamente ignorados.

De manera que, cuando tenga la necesidad de enviar otro tipo de e-mail, la reputación personal que he construido previamente tendrá una gran incidencia en la atención que reciba mi mensaje.

En cambio, si no envío copias innecesarias ("spam corporativo"), y mis mensajes son oportunos y están bien estructurados, mis correos electrónicos tendrán más posibilidades de ser mejor atendidos.

2. Mis mensajes compiten con muchos otros en el buzón de entrada de mis destinatarios.

Mientras más ocupado sea mi destinatario más correos electrónicos recibe de diferentes fuentes. El y ella tienen la tendencia natural de darle más tiempo y atención a los correos electrónicos que tienen más valor para ellos:

* Los que son específicamente para ellos y no en donde simplemente están copiados.

* Los que son pertinentes para su trabajo, funciones y responsabilidades.

* Los que puede identificar, procesar y archivar más fácilmente.

* Los que reciben de colegas sobre las que tienen una buena opinión.

3. Mis destinatarios están bombardeados y saturados de comunicaciones profesionales.

Ellos y ellas atienden deben atender a muchas personas por diferentes medios: cara-a-cara, por teléfono, poe e-mail, por blackberries, por mensajes de textos, unas veces en sus oficinas, otras en sus automóviles, o donde quiera que estén.

El tiempo diario que ellos disponen para atender todas sus comunicaciones es finito: Sus días también son de 24 horas. Por lo que están muy deseosos de aprovechar al máximo su tiempo, y tratan de no desperdiciar energía en correos electrónicos improductivos.

¿Cuál es la intención de cada mensaje que envío?

La respuesta a esta pregunta determina si estoy logrando los objetivos de mi trabajo. Si quiero que lean mis e-mails, que sea bien comprendido su contenido, y que mi destinatario reaccione de acuerdo a mi propósito, entonces debo dejar de pensar que mi trabajo consiste en enviar e-mails.

Sólo así tendré la posibilidad de hacer los ajustes necesarios para estructurar mejores correos electrónicos, al mismo tiempo de que me ocupo de cultivar mi reputación personal.

Puedes mejorar tus e-mails con estas recomendaciones:

* Mercadeo personal a través del e-mail

* Exigencias de los mensajes escritos

* ¿Cuánta conciencia tenemos de cómo usamos el e-mail?.

Decimos por escrito cosas que no diríamos cara-a-cara

El abuso de la virtualidad propia de los mensajes electrónicos puede afectar la confianza y el sentido de identidad de los equipos de trabajo.

La suerte de "anonimato presencial" que hay en un e-mail, especialmente cuando de relaciones laborales se trata, es una poderosa excusa detrás de la cual nos protegemos para transmitir mensajes delicados o complejos, especialmente si sospechamos que al destinatario le van a desagradar.

Es comprensible que aprovechemos la comodidad que nos brinda el e-mail para que no tengamos que enfrentar las reacciones de los compañeros de trabajo a quienes vamos a transmitir mensajes que a veces no son gratos dar o no son fáciles, porque están rodeados de emociones fuertes o pueden generarlas. Por ejemplo los reclamos, las evaluaciones, las exigencias extraordinarias, las negociaciones, los cambios drásticos, o las llamadas de atención disciplinaria, entre otras cosas.

Pero la poca conciencia de las consecuencias que pueden tener estos e-mails, hace que hoy en día en las empresas se enfrenten muchas tensiones en el ambiente de trabajo.

El correo electrónico permite que nos desinhibamos a la hora de comunicarnos en el trabajo. Pero decir las cosas "sin tapujos" no significa que nos comuniquemos mejor o que digamos lo que realmente queremos decir. De hecho, desinhibirnos puede hacer que olvidemos las sutilezas necesarias en ciertos mensajes.

Es necesario que tomemos en cuenta que algunos asuntos por escrito también pueden producir efectos colaterales en los equipos de trabajo. Para temas muy sensibles, si no se tiene una comunicación cara-a-cara o telefónica, la confianza y la credibilidad entre los miembros del equipo tiende a debilitarse, porque el destinatario siente que el e-mail ha sido utilizado como un arma y no como un puente.

El correo electrónico es una herramienta fabulosa para pasar información de forma rápida, barata y fácil, y probablemente utilicemos estos argumentos para manejar la presión del tiempo laboral y justificar el envío de mensajes escritos, cuando pudimos haber conversado personal o telefónicamente.

Pero resulta muy fácil que esa rapidez o comodidad generen significativos costos adicionales en el proceso de construcción de las relaciones personales en el trabajo. En este sentido podemos aplicar el viejo refrán que dice: "lo barato sale caro".

La gente que se ha sentido atacada por un e-mail de un compañero de trabajo, que a su vez fue copiado a los jefes, se sentirá más inclinada a ignorar otros mensajes del mismo remitente o a responderlos con retraso, como una manera de "venganza".

Según un informe publicado por la empresa Cisco Systems en septiembre de 2006, titulado “Psicología de las comunicaciones empresariales efectivas en equipos de trabajo geográficamente dispersos”, el uso indiscriminado de medios impersonales para comunicarse puede causar problemas en equipos de trabajo. Los usuarios de e-mails pueden tardar más de 4 veces en intercambiar el mismo número de mensajes que cuando se comunican cara-a-cara.

Además de que estos mensajes contribuyen a aumentar la sobrecarga de trabajo por el volumen de e-mails que debemos atender, sus destinatarios tienden a hacer una lectura adicional: "¿No soy lo suficientemente importante como para que me comuniquen esto de manera personal? ¿Cuánto realmente me valoran en esta compañía si no se pueden comunicar conmigo de forma más directa?".

Controle sus emociones con la debida madurez profesional y no envíe correos electrónicos que puedan desatar "batallas" escritas dentro de su empresa. Es preferible invertir 5 minutos en una llamada telefónica y ahorrarse 5 semanas de dimes y diretes pocos productivos.

El e-mail no es el medio más adecuado para transmitir mensajes sensibles a malas interpretaciones, producto de la carga emocional que puedan tener. Siempre terminará trabajando mucho más cuando envía estos mensajes.

Le invito a que promueva en su empresa la reflexión sobre el impacto del e-mail como herramienta de comunicación corporativa. Lea los siguientes artículos:

• La productividad con el correo electrónico.

• Recomendaciones gerenciales con el e-mail.

• Medidas empresariales sobre el e-mail en el trabajo.

También puede consultar el libro El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos.

No contestes el spam (bajo ninguna circunstancia)

Una regla de oro que todo internauta debe respetar es que nunca, y bajo ningún concepto, debe responder al SPAM.

Cuando estos te llegan es porque tu dirección de e-mail la ha generado aleatoriamente un servidor de correos electrónicos dedicado a esto. De esa manera, quedas expuesto al validar que eres un usuario activo de tu e-mail.

Para corroborar esto, la empresa de seguridad McAfee realizó un experimento que bautizaron S.P.A.M. en el que se demuestran nuestras peores sospechas: responder al SPAM es un cyber suicidio.

Para ello, McAfee contrató a 50 voluntarios de diez países a los que se les dio la orden de responder desde sus ordenadores a todos los correos de SPAM que les fueran llegando.

Los participantes del experimento también recibieron tarjetas de crédito para que compraran a su libre elección los productos ofrecidos por los spammers (ya se sabe, Rolex, Viagra, Levitra, etc...).

El resultado es que los respondedores de spam recibieron cada uno más de 70 correos electrónicos no deseados al día!

Pero la situación se agravó cuando descubrieron que ninguno de los voluntarios recibió en su domicilio lo que había comprado, con lo cual el delito digital viene acompañado de estafa.

Además, aquellos que al comprar sus presuntos Rolex dieron sus direcciones postales, empezaron a encontrarse con sus buzones físicos bombardeados con publicidad no deseada.

Visto este desastre, está claro que para los participantes del experimento la forma de volver a tener la cuenta operativa es eliminarla y crear una nueva.

Para el resto de los internautas:

1. No respondas jamás a los spammers;

2. No publiques tu dirección de e-mail en lugares visibles de la red;

3. Usa para tu cuenta personal servicio como GMail, Yahoo! ó Hotmail, que además de estar libres de virus, mantienen a raya el spam.

Gerencia mejor tu e-mail: ¿Cómo ahorrar tiempo y dinero?

Si eres un profesional que deseas ser más efectivo en la gerencia de tus correos electrónicos, obtener mejores resultados con los mensajes que envías, y te interesa dejar de perder tiempo y dinero con tu e-mail, entonces este seminario es para ti.

Es el próximo miércoles 22 de abril, de 8 am a 12:30 pm, en la Cámara de Comercio e Industria Venezolano-Alemana, CAVENAL.

La efectividad gerencial del e-mail se puede mejorar, siempre y cuando se comprendan mejor los aspectos humanos de la comunicación que caracterizan este medio.

Más información sobre este seminario.

Un año después de su primera edición

En abril de 2008 publicamos la primera edición del libro El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos, escrito por Juan Carlos Jiménez.

Un año después tenemos la satisfacción de saber que muchos profesionales y gerentes lo consideran un texto de gran utilidad práctica en su día a día.

Luego de su publicación, hemos realizado decenas de conferencias y seminarios sobre el impacto del email y la importancia de las buenas prácticas para convertirlo en una efectiva herramienta de comunicación y no una amenaza a la productividad.

Adicionalmente, el libro está disponible en disponible en Amazon.com, tanto en español como en inglés, y su versión para el Kindle, igualmente en español e inglés.

Asímismo, creamos este Blog en español y otro en inglés, para compartir investigaciones, estadísticas, casos, noticias y opiniones sobre el tema.

Y parte del contenido del libro tambié puede ser visto en Google Books.

¿Cuánto puede costar el "spam" en una empresa?

Más que una molestia, los emails spam afectan directamente la productividad en las empresas y los costos de las tecnologías de información (TI).

Cuánto puede costar el spam es una de las preguntas que McAfee buscar responder con sus servicios y estudios.

En su informe mensual más reciente esta empresa de seguridad concluyó que las que tienen más de 1.000 empleados deben agregar a sus cuentas unos 182.500 dólares que el spam les supone anualmente.

Midiendo los datos en forma de porcentaje, la compañía destaca que el costo es de un unos 41.000 dólares por cada 1% de spam que llega a una empresa; una cifra que en plena crisis tiene especial énfasis.

Adicionalmente, está el costo del almacenamiento, que aumenta proporcionalmente si hay más emails y hay más spam.

“El spam cuesta a las compañías más de lo que creen, afecta a sus beneficios y puede desembocar en cibercrimen", afirma Jeff Green, Vicepresidente Senior de los laboratorios McAfee.

El "recalentamiento" del email en el trabajo

No es fácil saber si uno es ineficiente con el e-mail, especialmente si uno maneja Internet a diestra y siniestra. Pero si tus bandejas de mensajes están "recalentadas", entonces tienes razones para pensar en cómo mejorar.

Llevo cierto tiempo comparando el llamado "recalentamiento global" con la situación del e-mail que deben enfrentar muchas empresas y profesionales.

Ambos casos tienen mucho en común, pero quiero destacar 3 aspectos claves:

Primero: Ambos son procesos en crecimiento alarmante, tanto por su velocidad como por su alcance.

El cambio climático cada día que pasa nos afecta más, no sólo de manera colectiva sino también individual. Asímismo, la cantidad de correos electrónicos que debemos atender en el trabajo tiende a crecer de manera estresante, con cada día que pasa.

Segundo: En ambas situaciones hay responsabilidad global, pero también personal.

La manera boráz en que ciertas naciones se han desarrollado en los últimos 50 años es una de las bases del grave cambio climático que vive hoy el mundo.

Pero cada uno de nosotros, como individuos, también tenemos un grado importante de incidencia en la situación cada vez que hacemos un uso irracional de ciertos recursos energéticos.

Tercero: Hace falta más conciencia sobre estos temas, que se traduzca en acciones prácticas.

Si uno lee el libro o ve la película "An Inconvenient Truth" (de Al Gore), podría pensar que hay cierta conciencia general sobre el impacto y el alcance del cambio climático. Pero no es así, como el mismo Gore alerta.

En consecuencia, podríamos decir que hay aún menos conciencia sobre la responsabilidad personal en el recalentamiento global, y aún menos sobre lo que cada quien puede hacer para enfrentar la situación.

Pues esta es una situación muy similar a la que ocurre con la sobrecarga de información alrededor del correo electrónico en el trabajo.

Muy pocas organizaciones están abordando el recalentamiento digital sin limitarse al enfoque tecnocrático, con programas y "normas" de seguridad. Y es difícil encontrar empresas que entrenen a sus empleados en el uso del e-mail como herramienta de comunicación. Esta necesidad no es muy obvia.

Adicionalmente, de manera individual, no es menos fácil saber si uno es ineficiente con el e-mail, especialmente si uno maneja Internet a diestra y siniestra.

Cuando le digo a la gente que necesitamos entrenarnos para gerenciar mejor el correo electrónico en el trabajo, al principio la mayoría piensa que es algo que no necesita porque sabe manejar su programa de e-mail y sabe escribir.

Pero los retos más importantes son otros:

En promedio, muchos pasamos la mitad del tiempo de nuestro día laboral gerenciando correos electrónicos. Y de todo ese tiempo la mitad suele ser improductivo, ineficiente o sin efectividad. Por lo tanto, si uno:

1. Comprende mejor los diferentes aspectos que inciden en la eficiencia del e-mail como medio;

2. Y aplica buenas prácticas de comunicación escrita;

Podrías ganar en términos inmediatos --por lo menos-- un 20% más de tiempo al día!

Te recomiendo que leas:

* ¿Cuánta conciencia tenemos de cómo usamos el e-mail?

* ¿Analfabetismo funcional en Internet?

* Medidas empresariales sobre el e-mail en el trabajo.

También te recomiendo que asistas a mi próximo seminario Gerencia mejor tu e-mail: ¿Cómo ahorrar tiempo y dinero?

El libro "El e-mail en el trabajo" ahora en Kindle

Ahora usted puede leer el libro "El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos", en su Kindle.

Sólo necesita tener este dispositivo, el cual le permite leer e-books ("libros electrónicos"), y bajar el archivo correspondiente a este libro en Amazon.com. Ver más.

También puede ver más información sobre todo el contenido del libro haciendo click aquí.

13 de Marzo: La World Wide Web cumple 20 años

Los fundadores de la World Wide Web celebran el 13 de marzo el vigésimo aniversario de su invención en el lugar donde nació, en el Laboratorio Europeo de Física de Partículas (CERN), en Ginebra.

La Web (como se conoce mejor a la triple w) fue concebida por el ingeniero informático británico Tim Berners-Lee y sus compañeros de este laboratorio.

Su objetivo inicial fue que los miles de científicos pudieran estar en contacto y compartir a distancia los resultados de sus trabajos.

En aquellos días de marzo de 1989, Berners-Lee le entregó a su jefe un documento titulado "Gestión de la Información: una propuesta". El jefe dijo que el proyecto era "vago, pero apasionante", y lo aprobó.

Berners-Lee y su colega Robert Caillau empezaron a estudiar el lenguaje hipertextual -el que se esconde tras las iniciales "http" de las direcciones de internet- y en octubre de 1990 lograron poner en funcionamiento el primer programa navegador de Internet, asombrosamente parecido a los actuales (como Explorer, Firefox o Safari, entre otros).

"Todo lo que ahora usamos, los blogs, etc, eso era lo que hacíamos en 1990. No hay ninguna diferencia. Así es como empezamos", comentó recientemente Cailliau en una emisora de radio suiza.

La nueva tecnología se puso a disposición del gran público a partir de 1991. Y dos años después, el CERN renunció a recibir los derechos de autor por esa invención que revolucionó el mundo de las comunicaciones.

Pero no hay que confundir la World Wide Web con Internet. La Web es una de sus aplicaciones; la más conocida y la más extendida. Pero Internet tiene también otras aplicaciones, como la de los motores de búsqueda o buscadores.

Lynn St.Amour, directora de Internet Society, dice que "el gran éxito de Tim Berners-Lee fue comprender la medida del poder y del potencial de Internet".

Para un poco más de historia de la Web y el correo electrónico, click aquí.

Ciber-Crimen: Delincuencia organizada en Internet

El Buró Alemán para la Seguridad de la Información (BSI) ha aprovechado la gran feria de la tecnología CeBIT para mostrar los estudios más recientes sobre el crímen organizado en Internet.

Las ganancias a través de la ciber-delincuencia se estiman en miles de millones de euros. Los daños son difíciles de cuantificar porque a las empresa le gusta reconocer públicamente que han sido víctimas.

Los hackers han pasado de idealistas a profesionales del crimen. Hay especialistas en detectar fallas de seguridad para luego venderlas. Lo que les resulta más rentable es el envío de spam o el bloqueo de sitios de comercio electrónico para después cobrar un rescate.

Otras prácticas de ciber-crimen tienen que ver con el robo de archivos confidenciales de negocios, o el robo de datos personales en redes sociales como Facebook y MySpace, o el engaño mediante el cual el atacante se hace pasar por un gobierno o un banco para que los crédulos revelen sus datos bancarios o contraseñas. Más información.

Lea mis recomendaciones sobre el cuidado mínimo que uno debería tener sobre las claves personales.

Internautas japoneses usan más de 3 horas mensuales en sitios de entretenimiento

En febrero de 2009 cerca del 74% del total de los usuarios de Internet de Japón visitó un sitio de Entretenimiento.

El internauta japonés usa aproximadamente 15% del total de su tiempo al mes en visitar estos sitios, haciendo de esta categoría una de las más populares.

Maru Sato, director gerente de comScore Japón, señala que los sitios de entretenimiento que incluyen video, TV y música continúan beneficiándose de la rápida evolución de la tecnología.

“Muchos de estos sitios cuentan con largas visitas, haciéndolos particularmente atractivos para el mercadeo en línea y la publicidad dirigida a segmentos específicos”.

YouTube.com obtuvo una gran audiencia con 21.7 millones de visitantes. Otros sitios fueron Sony Online (15.2 millones de visitantes), iTunes Software Application (12.1 millones), Nicovideo.jp (11.2 millones) y Fuji Television Network (7.5 millones de visitantes).

¿Has escuchado hablar del "analfabetismo funcional"?

El concepto básico de analfabetismo ha cambiado mucho durante los últimos años. En 1958 la Unesco definió como analfabeta a la persona que no sabía leer o escribir algo simple. Sin embargo, otros especialistas del tema lo han definido como la incapacidad de leer o escribir.

Pero el analfabetismo funcional se considera como un "segundo grado" de analfabetismo. Supone el conocimiento de los signos alfabéticos y matemáticos, pero esto no se traduce en aplicaciones prácticas que tengan el propósito de comprender mejor la sociedad para poder desenvolverse en ella de manera más asertiva.

En algunos países en donde hay un pequeño porcentaje de personas en estado de analfabetismo de primer grado, puede existir (como de hecho existe) un alto nivel de analfabetas de segundo grado.

El analfabetismo funcional se expresa, por ejemplo, en términos de comprensión lectora, dado que el leer no sólo consiste en decodificar las letras y las palabras, sino en poder entender plenamente lo que se lee.

En otras palabras, los analfabetas funcionales son personas con dificultades para entender las ideas y conceptos escritos por otros y para comunicar en forma estructurada y adecuada los suyos propios.

Tienen la capacidad de leer y escribir para adquirir y producir conocimientos, pero sólo saben recibir datos, en forma aislada, y les cuesta mucho procesarlos correctamente o intervincularlos.

Sus hábitos de lectura se componen principalmente de anuncios publicitarios o de textos muy breves y superficiales que encuentra casualmente. Leen en forma indisciplinada, esencialmente para satisfacer su esparcimiento, pero casi nunca con el propósito de ampliar su horizonte de conocimientos en forma deliberada.

Los analfabetas funcionales no han desarrollado la habilidad de expresarse claramente por escrito, y no profundizan ni ordenan bien sus pensamientos a través de la escritura. Pueden estar investidos de títulos académicos, pero se expresan verbalmente o por escrito (formal o informalmente), como iletrados.

Tampoco saben dónde buscar o les cuesta mucho encontrar la información que requieren en un momento determinado para resolver un reto concreto.

Tienen una actitud pasiva frente al aprendizaje. Básicamente se concentran en esperar que el conocimiento les llegue ya procesado.

No desarrollan la capacidad de aprender dinámicamente y les resulta muy difícil asumir la responsabilidad de investigar y elegir el contenido específico que necesitan aprender.

Con estas consideraciones, permítame preguntarle ¿cómo y cuánto cree usted que el analfabetismo funcional está influyendo actualmente en la gerencia del correo electrónico en el trabajo?

Tenga más cuidado con sus "claves"

Claves, contraseñas o "passwords": Vale la pena pensarlas un poco más antes de seleccionarlas.

Ciertas palabras sin particularidad o poco imaginativas pueden facilitarle el trabajo a los ciber-delincuentes, según un estudio realizado en USA por la empresa Errata Security.

Según el análisis de 28.000 contraseñas (robadas recientemente por un "hacker" en un sitio web norteamericano muy popular), resulta evidente que los internautas suelen elegir el camino más fácil a la hora de crear un "password":

* Más de una cuarta parte de las contraseñas analizadas (16%) se basa en un nombre, a menudo los propios o los de los hijos.

* El 14% se basa en una simple respuesta mnemotécnica en el teclado, del tipo "1234", "12345678", o "qwerty" (en el teclado francés).

* Un 5%, compuesto especialmente por jóvenes, tienen un programa de televisión o una serie de héroes como su contraseña. Así, las claves como "Hannah", "Pokemon", "Matrix" o "Ironman" son muy populares.

* El 4% contiene la propia palabra "password", a veces con sutiles variaciones, como "Password1".

* Un 3% se decanta por la elección de un mensaje del tipo "I don't care" (no me importa), "Whatever" (lo que sea), "Yes" o "No".

* Otros seleccionan contraseñas con expresiones emocionales tales como "I Love You" (te quiero), pero también hay "I hate you" (te odio).

Para protegerse mejor contra los intrusos y contar con más seguridad, es aconsejable crear "passwords" que:

* Contengan al menos ocho caracteres.

* Combinar letras con números.

* Tener una letra mayúscula o un símbolo.

No creo que haya que volverse paranóico, pero la ligereza que vemos aquí con la creación de las claves de seguridad personal, es una de las bases de la inseguridad en Internet.

Por ejemplo, mucha gente comparte su clave personal de acceso a ciertos servicios web, o la tiene anotada en un papelito pegado a la computadora de su puesto de trabajo, y muchas personas la pueden ver.

Vale la pena detenerse unos instantes para tener un mínimo plan para gerenciar las claves, aunque el tema no es nada sencillo. La necesidad de más prevención planificada aumenta en la medida que tenemos que manejar más claves personales, incluyendo las bancarias.